4 tools om het evenementenbeheer in musea te stroomlijnen

Het plannen van een evenement in een museum is geen sinecure. In tegenstelling tot concerten, festivals of privédiners vereisen museumevenementen precisie, structuur en diep respect voor het doel en de collecties van de locatie. Van het regelen van de beveiliging en bezoekersstroom tot het coördineren van de planning voor groepen of schoolrondleidingen, elk detail moet zorgvuldig worden gecontroleerd. In dit bericht verkennen we vier tools die u kunnen helpen bij het stroomlijnen van het evenementenbeheer in een museum.

I. Toptools om het beheer van museumevenementen te vereenvoudigen

Of u nu een gala, een educatief programma of een familiedag organiseert, de kans op fouten is klein – en efficiëntie is essentieel. Gelukkig zijn er moderne software voor het beheer van museumevenementen kunnen deze complexe taak eenvoudiger dan ooit maken. Hieronder lichten we vier krachtige tools uit die je helpen bij het organiseren van soepele, succesvolle museumevenementen.

1. Trello

Trello is gratis projectplanningssoftware. Het maakt gebruik van een zeer gebruiksvriendelijke interface om to-dolijsten te maken voor één persoon of voor een hele organisatie. Stel je voor dat je begint met de planning van een evenement en begint te brainstormen, alles wat gedaan moet worden op een plaknotitie schrijft en vervolgens elke plaknotitie toewijst aan een persoon in de evenementenplanningscommissie. Dat is Trello, maar dan volledig online.

Gebruikers kunnen eenvoudig de projecten volgen die aan hen zijn toegewezen, ze van de ene voltooiingsfase naar de volgende verplaatsen en zien hoe alle anderen in het team het doen met hun taken. Projectmanagers kunnen toezicht houden op de hele operatie en kijken hoe het evenement tot stand komt.

2. asana

Asana is een gratis projectmanagementsoftware (voor kleine evenementen) waarmee u projecten kunt opsplitsen in sublijsten en nog dieper in sublijsten. Er zijn dashboards die u laten zien hoeveel van elk onderdeel van het project voltooid is. Bovendien kunt u de museumactiviteiten voortdurend indelen en herschikken, zodat u er zeker van kunt zijn dat wanneer één project klaar is, het volgende kan beginnen. 

Asana splitst zich op persoonsniveau en laat elk museumpersoneel zien wat hun rol zal zijn en welke taken ze wanneer moeten voltooien. 

3. Klik op

ClickUp is een tool voor het plannen van museumevenementen, speciaal voor visueel ingestelde mensen. Je kunt er projecten mee maken, net als met Asana en Trello, maar het biedt daarnaast een groot aantal verschillende weergaven waarmee je de taken kunt analyseren terwijl je museumevenement eraan komt. Er zijn lijsten, Kanban-weergaven en zelfs Gantt-diagrammen beschikbaar. Hoewel ze een premium functie voor de overigens vrije software. 

De software biedt veel weergaven, met een chatfunctie waarmee museumteamleden over de afzonderlijke taken kunnen praten terwijl ze elke taak uitvoeren. Het heeft ook een Doc-functie, wat in wezen een wiki is die rond elk specifiek aspect van het project kan worden gemaakt. 

Het enige nadeel is dat de leercurve met ClickUp een beetje steil is. Als je het echter eenmaal onder de knie hebt, kan het je planning van museumevenementen behoorlijk helpen.

4. Timely

Timely is de perfecte software voor evenementenbeheer voor musea en kunstgalerijen. Het stelt musea en galerijen in staat om een ​​mooi geheel te creëren online evenementenkalender op hun eigen website. Het automatiseert ook verschillende taken, waardoor het gemakkelijker wordt om evenementen online te promoten. Bijvoorbeeld het plaatsen van evenementen op social media en het geautomatiseerd versturen van nieuwsbrieven over aankomende evenementen. 

Daarnaast, Timely software voor het beheer van museumevenementen kunt u verzamel RSVP's en verkoop kaartjes voor evenementen. Deze kunnen vooraf worden gereserveerd of aan de deur worden gekocht. En het wordt allemaal bijgehouden in hetzelfde boekhoudsysteem. 

Bovendien kan alles worden aangepast om eruit te zien als het merk en de tone of voice van uw museum. Van uw logo, merkkleuren en lettertypen tot tickets voor evenementen en e-mailmeldingen.  

Als u al deze evenementtechnologie tot uw beschikking heeft, zult u zeker indruk maken op uw klanten en donateurs. Het zal het voor hen ook gemakkelijker maken om uw evenementen bij te wonen. Voor software voor het plannen van museumevenementen, Timely is een must-have. 

Contact opnemen om meer te leren over Timelyof probeer gratis!