Gids voor toegankelijkheid van evenementen 2024: Toegankelijke evenementen plannen

De Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) schat dat: 1.3 miljard mensen ervaren een of andere vorm van handicap. Dit vertegenwoordigt 16% van de wereldbevolking die met een of andere vorm van handicap leeft. Praten over toegankelijkheid bij evenementen gaat niet alleen over inclusiviteit, het gaat over het garanderen van gelijke kansen op deelname en plezier voor iedereen. In deze Gids voor Toegankelijkheid van Evenementen bespreken we de huidige best practices en richtlijnen voor het plannen van toegankelijke evenementen.

I. Waarom is toegankelijkheid van evenementen belangrijk?

Evenementen zijn een geweldige manier om verbinding te maken, of ze nu professioneel, educatief of sociaal zijn. Maar zonder een goede planning kunnen ze onbedoeld anderen uitsluiten, vooral mensen met een handicap.

Het organiseren van toegankelijke evenementen biedt mensen met een handicap niet alleen gelijke kansen om aan het evenement deel te nemen, maar minimaliseert ook de noodzaak om speciale evenementenaccommodatie aan te vragen. tevens de Americans with Disabilities Act (ADA) vereist dat alle openbare evenementen, conferenties en bijeenkomsten toegankelijk zijn. Het is dus verplicht voor evenementenplanners die dit soort evenementen organiseren om te voldoen aan de ADA-wetgeving voor evenementen. 

Om ervoor te zorgen dat iedereen erbij hoort en zich erbij betrokken voelt, moeten organisatoren van evenementen proactief evenementen plannen zonder alle barrières. En dit omvat alle fysieke, communicatieve, technologische en andere barrières.

II. Best practices voor het plannen van toegankelijke evenementen in 2024

Het organiseren van een toegankelijk evenement waar iedereen welkom is, lijkt in eerste instantie misschien intimiderend, maar het volgen van enkele eenvoudige richtlijnen voor de toegankelijkheid van evenementen zorgt voor een soepel proces. Om u hierbij te helpen, vindt u hier een lijst met best practices voor het organiseren van een evenement dat geschikt is voor elke bezoeker.

1. Denk vooruit bij het plannen van een toegankelijk evenement

Het kan moeilijk zijn om na te denken over hoe je evenementen toegankelijker kunt maken als je tijdens het planningsproces nog een miljoen andere dingen aan je hoofd hebt. Wacht niet tot het laatste moment. Begin zo vroeg mogelijk om ervoor te zorgen dat alle aspecten van uw evenement toegankelijk zijn.

Het plannen van toegankelijke evenementen is zeker niet altijd intuïtief. Het is een goede gewoonte om vooraf rekening te houden met alle mogelijke barrières die een evenement met zich meebrengt en hoe u hiermee om kunt gaan. Er is geen one-size-fits-all oplossing, dus onthoud dat toegankelijkheid verschillende aspecten beïnvloedt, van de planning en promotie van de toegankelijkheid van evenementen tot de uitvoering ervan.

Stel jezelf vragen zoals deze:

• Wie is je publiek? Wat voor soort capaciteiten heeft een persoon die naar uw evenement komt misschien niet?
• Zijn er potentiële barrières die de toegankelijkheid van evenementen voor mensen met een beperking belemmeren? Kunnen deze worden geminimaliseerd of geëlimineerd?
• Heeft de locatie ADA-naleving voor evenementen? Kan iemand in een rolstoel vrij rondlopen? Zijn er hellingen of liften aanwezig op de locatie? Zijn er automatische deuren waar iedereen bij kan? Zijn er rustige kamers of ruimtes?
• Is het virtuele evenementenplatform toegankelijk met een schermlezer? Biedt het toegankelijkheidsfuncties zoals toetsenbordnavigatie, duidelijke koppen en alternatieve tekst voor afbeeldingen?
• Heb je overwogen om voedingsmiddelen aan te bieden die geen veel voorkomende allergenen bevatten, zoals pinda's of pinda-olie? Biedt het cateringbedrijf een alternatief menu voor mensen met voedselbeperkingen?

Dit zijn slechts enkele ideeën om u aan het denken te zetten. Als je je van tevoren voorbereidt en nadenkt over zoveel mogelijk mogelijkheden, is het moeilijker dat er iets fout gaat. Probeer elke keer dat je aan iets denkt aantekeningen te maken en bestudeer wat je kunt doen. Op deze manier maak je je evenementen inclusiever en leuker voor iedereen.

2. Spreek mensen op de juiste manier aan

Om de toegankelijkheid van evenementen te garanderen, is het belangrijk om je publiek te kennen, en nog belangrijker, hoe je met hen kunt communiceren. Wanneer u doelgroepen met een handicap aanspreekt, zorg er dan voor dat u weet hoe u op de juiste manier naar hen kunt verwijzen. De term ‘gehandicapte’ kan bijvoorbeeld onbeleefd zijn en wordt momenteel niet gebruikt. Probeer in plaats daarvan 'een persoon met een handicap' te gebruiken. 

3. Zorg ervoor dat u een toegankelijke evenementenwebsite heeft

Sommige mensen met visuele of mobiliteitsproblemen kunnen het moeilijk vinden om online informatie te zoeken en te vinden. Standaarden voor webtoegankelijkheid streven naar het creëren van onlineomgevingen waar iedereen gelijke toegang heeft. Om aan deze normen te voldoen, moet alle elektronische en informatietechnologie toegankelijk zijn voor mensen met een handicap. 

Als uw website niet toegankelijk is, wordt het erg ongemakkelijk voor personen met ondersteuningsbehoeften om te navigeren en meer te weten te komen over uw organisatie en de evenementen die u aanbiedt. Om te bevestigen of uw website toegankelijk is, kunt u een webtoegankelijkheidscontrole gebruiken. Er zijn er veel gratis online beschikbaar.

Vervolgens kunt u eenvoudige hulpmiddelen gebruiken om de toegankelijkheid van uw website te verbeteren. Bijvoorbeeld chats en videochats, toetsenbordinvoer, gesproken begroetingen en live assistentie. Met een toegankelijke website maak je je evenement zeker vanaf het begin inclusief. 

4. Voeg toegankelijkheid toe bij de promotie en registratie van evenementen

Leren wat er gebeurt en zich inschrijven voor evenementen kan voor personen met een beperking lastig zijn om zelf te doen. Gelukkig zijn er verschillende technologische tools beschikbaar die je kunnen helpen bij het ontdekken en registreren van evenementen en hoe je evenementen toegankelijker kunt maken. Timely softwareoplossingen voor evenementenzijn bijvoorbeeld ontworpen om voor iedereen toegankelijk te zijn. 

met Timely software voor evenementenbeheer, je kunt gemakkelijk mooi maken weergaven van evenementenkalenders en bestemmingspagina's voor evenementen om uw evenementen onder de aandacht te brengen. Bovendien kunt u bieden evenement registratie en kaartverkoop rechtstreeks vanaf uw website. 

Uw publiek kan communiceren met uw agenda en naar evenementen zoeken met alleen toetsenbordinvoer. Ze kunnen zich zelfs registreren voor evenementen of kaartjes kopen zonder dat ze een muis nodig hebben. Elke functionaliteit is volledig toegankelijk voor mensen met een handicap. 

Voor meer informatie over de maatregelen die we nemen om de toegankelijkheid te ondersteunen, kijk op onze Verklaring van webtoegankelijkheid voor evenementen. U kunt ook bij ons terecht demo kalender pagina om onze toegankelijke software in de praktijk te zien.

5. Maximaliseer de communicatiemogelijkheden

Afhankelijk van het soort evenement dat je bent planning, moet u wellicht vooraf een aantal specifieke, toegankelijke communicatiematerialen voorbereiden. Er zijn veel overwegingen waarmee u rekening kunt houden bij het ontwikkelen van uw evenementmateriaal, bijvoorbeeld:

• Zorg ervoor dat lettertypen leesbaar zijn door decoratieve lettertypen te vermijden en ervoor te zorgen dat ze 14 of groter zijn. Vermijd cursief of alleen hoofdletters.
• Controleer op kleurcontrast. Vermijd donkere achtergronden met donkere prints, maar ook lichte achtergronden met heldere prints.
• Zorg ervoor dat alle video's ondertiteld zijn en dat de ondertiteling correct is.
• Bied alternatieve formaten aan, zoals braille, grote letters en zwart-wit.
• Zorg ervoor dat alle tekens en symbolen zijn vertaald in talen die het publiek begrijpt.
• Zorg ervoor dat het evenement plaatsvindt in een omgeving met veel licht, zodat de communicatie gemakkelijker wordt voor mensen die liplezen.

6. Faciliteren en aanmoedigen van verzoeken om toegankelijkheid van evenementen

Terwijl planning en Het bevorderen van uw evenement, stel vragen aan mensen met een handicap die mogelijk geïnteresseerd zijn om aanwezig te zijn. Geef uw publiek de ruimte om over hun voorkeuren te praten. U kunt directe vragen stellen of hen de gelegenheid geven commentaar te geven op hun eventuele behoeften.

Als alternatief kun je bezoekers aanmoedigen om tegelijkertijd met de ticketregistratie of aankoop een formeel toegankelijkheidsverzoek voor het evenement in te dienen. U kunt bijvoorbeeld een geïntegreerde vragenlijst voor het boeken van evenementen en vraag voorkeuren voor aanwezigen. 

Door vragen te stellen en open te staan ​​voor het bieden van redelijke evenementenaccommodaties, laat je personen met een handicap zien dat jouw evenement toegankelijk en inclusief is.

7. Zorg voor mobiliteitshulpmiddelen en hulpmiddelen

Er zijn veel hulpmiddelen voor de toegankelijkheid van evenementen die zijn ontworpen om mensen met een handicap te helpen. Door ze beschikbaar en zichtbaar te maken, voelt iedereen zich prettiger op uw evenement. Als u bijvoorbeeld een TTY-telefoonnummer, een live ondertitelaar of zelfs voldoende ruimte voor mobiliteitshulpmiddelen heeft, geeft u uw bezoekers een gevoel van veiligheid en verbondenheid dat ze nooit zullen vergeten.

8. Train uw personeel voor toegankelijke evenementen

Veel mensen weten niet zeker hoe (en wanneer) ze iemand met een beperking kunnen helpen. Goed opgeleid personeel kan het verschil maken bij het plannen van toegankelijke evenementen.

U kunt cursussen aanbieden om uw personeel te trainen in de toegankelijkheid van evenementen en hen voor te bereiden op het omgaan met zowel routine- als noodsituaties. Het personeel moet de betekenis van de cultuur van gehandicapten begrijpen in relatie tot andere mensen gemeenschappen, en ook wat het betekent om zichtbaar te zijn in je identiteit en tegelijkertijd rekening te houden met een spectrum aan handicaps.

9. Zorg ervoor dat u te allen tijde beschikbaar bent

Weten hoe je bereikbaar bent zonder opdringerig te zijn, is de sleutel tot succes voor een toegankelijk evenement. Hoewel mensen met een handicap prima in staat zijn om dingen zelf te doen, kunnen ze af en toe uw hulp nodig hebben. Als het gebeurt, stel jezelf dan hartelijk beschikbaar, maar wees niet overdreven behulpzaam.

10. Plaats jezelf in de schoenen van iemand anders

Jezelf in de schoenen van je publiek verplaatsen betekent dat je empathie voor hen hebt. Probeer met gesloten ogen rond te lopen op uw evenemententerrein of gebruik een mobiliteitshulpmiddel om de ervaring te beleven. Ga helemaal aan het einde van uw vergaderruimte zitten en controleer of u de persoon op het podium kunt zien en begrijpen. Elke poging die u doet om de verschillen tussen uw bezoekers te begrijpen, leidt tot een meer inclusief en toegankelijk evenement voor iedereen.

Contact voor meer informatie over de toegankelijkheid van evenementen en hoe u en uw publiek hiervan kunnen profiteren Timely toegankelijke evenemententechnologie.