6 problemas comunes de planificación de eventos y soluciones

Los problemas de planificación de eventos son un resultado natural de la planificación de eventos. Siempre habrá problemas, algunos pequeños y otros grandes. La cuestión es averiguar qué puede hacer para mitigar los grandes problemas y suavizar los pequeños y, finalmente, estará gestionando eventos como un profesional. 

Estos son algunos de los mayores problemas y soluciones de planificación de eventos que hemos visto mientras estuvimos a la vanguardia de los problemas contemporáneos en la gestión de eventos. 

#1. El gasto excesivo es un problema importante en la planificación de eventos: aquí se explica cómo administrarlo

Hacer un presupuesto para un evento que está planeando es quizás el mayor desafío al que se enfrentará. Parece que casi todos los eventos, a excepción de los eventos más grandes planeados para grandes reuniones profesionales, tendrán dificultades para obtener la cantidad de dinero que necesitan para hacer todas las cosas que quieren hacer. Va a ser una lucha constante pellizcar centavos aquí para que pueda derrochar un poco allí. 

Hay muchas herramientas de administración de dinero que puede usar para evitar problemas de planificación de eventos, pero le recomendamos dos cosas: primero, le recomendamos que tenga una persona en su comité, preferiblemente una persona y al menos uno o dos asistentes (o más dependiendo de qué tan grande sea el evento) quién es el único encargado del presupuesto. Administran el dinero, controlan los hilos de la cartera y todos los gastos pasan por ellos.

El segundo método que recomendamos es usar un software de gestión de eventos que le permitirá aceptar dinero de sus asistentes más fácilmente, y para eso recomendamos TimelyEl software de venta de entradas para eventos y el software de reserva de eventos. Estas plataformas de software se sincronizan con todos Timelyy eliminarán el estrés de la emisión de boletos, el registro, la reserva de lugares y la obtención de todo el dinero que ingresa donde debe estar.

#2. No realizar un seguimiento de su cronograma de planificación (y sus cambios) es un problema de planificación de eventos: aquí hay una solución

El cronograma de planificación de eventos será algo que establezcas (supuestamente en piedra) y luego seguirá cambiando para siempre a medida que surjan problemas y cambios de horario y crisis y te dediques a apagar incendios. Este es el problema de la planificación de eventos: que el cronograma de planificación nunca es tan inamovible como te gustaría que fuera. 

La solución a esto es Timely's Event Calendar Software, que es experto en resolver problemas en la industria de gestión de eventos a través de interfaces limpias y fáciles de usar que harán avanzar su proyecto, alcanzando un hito tras otro a medida que se acerca el momento del evento. Puede configurar notificaciones de calendario como "¡Último día para registrarse!" y "¡Último día para precios de reserva anticipada!" para alentar a las personas a prestar atención al calendario y asegurarse de no perder ninguna fecha límite importante, para que no se conviertan en problemas de planificación de eventos.

#3. No tener planes alternativos es un problema de planificación de eventos: lo que debe hacer para estar preparado

Si el problema es que está esperando que comience un evento al aire libre y luego hay una tormenta eléctrica repentina, lo que hace que todos busquen refugio, o si el problema es que ha reservado un salón de baile que simplemente no es lo suficientemente grande como para albergar a todos. los asistentes que se registraron la noche anterior al evento, debe tener planes de respaldo para evitar problemas de planificación del evento. 

Estar preparado significa que ha pensado en cada contingencia (y puede estar seguro de que habrá ALGO que olvidará) y que tiene planes alternativos para adaptarse a los cambios. Es posible que no pueda hacer nada con respecto a los rayos en un evento al aire libre, pero puede estar preparado con ponchos de plástico para mantener a las personas relativamente secas durante la lluvia. Es posible que no tenga el salón de baile del tamaño adecuado, pero podría haber incluido en su contrato con el hotel que se le permite expandirlo en caso de que surja la necesidad.

#4. No tener personal profesional es un problema de planificación de eventos: ¿cómo conseguirlos?

Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, tener un personal profesional de planificación de eventos puede no ser simplemente conveniente, sino también una necesidad. Si trabaja para una gran corporación que organiza eventos regularmente, es muy posible que haya un equipo de planificación de eventos que haga esto día tras día. Pero si no lo hace, tenga la seguridad de que hay profesionales de planificación de eventos que trabajan de forma independiente y que están disponibles para asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas. 

Piense en estas personas como los planificadores de bodas de su evento. Es posible que nunca los necesite más de una vez, pero cuando los necesita, son increíblemente útiles para hacer las cosas porque saben más que usted: lo hacen todos los días.

#5. No tener un software de gestión de eventos estructurado es un problema de planificación de eventos: aquí hay una solución

Hay muchos softwares de gestión de eventos que están diseñados para hacer que los problemas de planificación de eventos sean cosa del pasado. Pero el mayor problema con la mayoría de ellos es que no están integrados y que solo ofrecen una solución para un problema. Puede haber un software de emisión de boletos, que funciona muy bien como software de emisión de boletos, pero que no se integra en su sistema de calendario y su sistema de reservas. Tener un software de gestión de eventos todo en uno es la solución a sus problemas de planificación de eventos. (Pista: recomendamos Timely.)

#6. No pensar en las pequeñas cosas es un problema de planificación de eventos: así es como las recuerda

En las primeras reuniones de planificación de eventos, debe reunir a todos en su equipo, desde su planificador de eventos profesional contratado hasta su persona voluntaria de relaciones con el personal, para que se unan a una sala y piensen en todo lo que se debe hacer. ¿Habrá suficientes mesas y sillas? ¿Quién va a poner esas mesas y sillas y cuánto tiempo llevará eso? ¿Habrá tiempo (y espacio) para eventos de mini-networking entre sesiones? ¿Cómo se facilitarán? ¿Cómo conseguirán todos su comida? ¿Quién disputará a los animadores?

Todas estas cosas son esenciales, y tener un profesional de planificación de eventos en el equipo lo ayudará a pensar en cosas que no había considerado antes, pero la verdadera clave es reunir a todos y hablar sobre los problemas de planificación de eventos, sin dejar piedra sin remover. . Escríbalo todo y luego asigne a alguien a cada elemento. Haga que las personas rindan cuentas y luego haga un seguimiento.

Conclusión

Estos son solo algunos de los problemas de planificación de eventos que puede encontrar con los problemas actuales en los eventos. Los problemas contemporáneos en la gestión de eventos son un tema candente que se está analizando en todas las organizaciones, grandes y pequeñas, y debe asegurarse de que su evento esté a la altura de los altos estándares que esperan sus invitados. 

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