4 herramientas para optimizar la gestión de eventos en museos

Planificar un evento en un museo no es tarea fácil. A diferencia de conciertos, festivales o cenas privadas, los eventos en museos exigen precisión, estructura y un profundo respeto por el propósito y las colecciones del recinto. Desde la gestión de la seguridad y el flujo de visitantes hasta la coordinación de horarios para grupos o visitas escolares, cada detalle debe controlarse cuidadosamente. En esta publicación, exploraremos cuatro herramientas que pueden ayudarte a optimizar la gestión de eventos en museos.

I. Herramientas clave para simplificar la gestión de eventos en museos

Ya sea que organice una gala, un programa educativo o un día familiar, el margen de error es mínimo y la eficiencia es clave. Afortunadamente, las organizaciones modernas... software de gestión de eventos de museos Puede simplificar esta compleja tarea más que nunca. A continuación, destacamos cuatro potentes herramientas diseñadas para ayudarle a organizar eventos museísticos eficientes y exitosos.

1. Trello

Trello Es un software gratuito de planificación de proyectos. Utiliza una interfaz muy intuitiva para crear listas de tareas para una persona o para toda una organización. Imagina empezar a planificar un evento y hacer una lluvia de ideas, escribir todo lo que hay que hacer en una nota adhesiva y luego asignar cada nota a una persona del comité de planificación. Eso es Trello, pero todo en línea.

Los usuarios podrán rastrear fácilmente los proyectos que se les asignen, moverlos de una etapa de finalización a la siguiente y ver cómo les va a todos los demás miembros del equipo con sus tareas. Los gerentes de proyecto pueden supervisar toda la operación y ver cómo se desarrolla el evento.

2. Asana

Asana Es un software de gestión de proyectos gratuito (para eventos pequeños) que permite desglosar los proyectos en sublistas e incluso en sublistas más complejas. Incluye paneles que permiten ver el progreso de cada parte del proyecto. Además, se pueden organizar y reorganizar constantemente los eventos del museo para garantizar que, una vez finalizada una tarea, se pueda comenzar la siguiente. 

Asana se desglosa a nivel de persona, mostrando a cada miembro del personal del museo cuál será su función y qué tareas deben completar y cuándo. 

3. Hacer clic

ClickUp Es una herramienta de planificación de eventos para museos dirigida a estudiantes visuales. Permite crear proyectos, al igual que Asana y Trello, pero ofrece una gran variedad de vistas diferentes para analizar las tareas a medida que se acerca el evento. Incluye listas, vistas Kanban e incluso diagramas de Gantt. Aunque son... premium característica para el software que de otro modo sería gratuito. 

El software ofrece muchas vistas, con una función de chat que permite a los miembros del equipo del museo hablar sobre las tareas individuales a medida que realizan cada una. También tiene una función Doc, que es esencialmente un wiki que se puede crear en torno a cualquier aspecto específico del proyecto. 

El único inconveniente es que la curva de aprendizaje con ClickUp es un poco empinada. Sin embargo, una vez que lo domine, puede ayudar bastante a la planificación de eventos de su museo.

4. Timely

Timely es la perfecta software de gestión de eventos para museos y galerías de arte. Permite a los museos y galerías crear un hermoso calendario de eventos en línea en su propio sitio web. También automatiza varias tareas, lo que facilita la promoción de eventos en línea. Por ejemplo, publicar eventos en las redes sociales y enviar boletines de próximos eventos de forma automatizada. 

Además, Timely software de gestión de eventos de museos le permite recoger confirmaciones de asistencia y vender entradas para eventos. Estos se pueden reservar con anticipación o comprar en la puerta. Y todo se mantiene en el mismo sistema contable. 

Además, todo se puede personalizar para que se parezca a la marca y el tono de voz de su museo. Desde su logotipo, colores y fuentes de marca, hasta entradas para eventos y notificaciones por correo electrónico.  

Con toda esta tecnología de eventos a su disposición, seguramente impresionará a sus patrocinadores y donantes. También les facilitará la asistencia a sus eventos. Para software de planificación de eventos para museos, Timely Es imprescindible. 

Contáctanos para aprender más sobre Timely o  prueba gratis!