4 herramientas sencillas para la gestión de eventos en museos

La gestión de eventos del museo es difícil. De hecho, la planificación de un evento en un museo es una tarea muy diferente a la planificación de un evento como un concierto, una cena o un festival.

Los museos, con pocas excepciones, requieren que las cosas se manejen de manera estricta. Por lo general, hay más problemas de seguridad en un museo que, por ejemplo, en una boda. Y el tipo de evento que está planeando suele ser para un asistente más sofisticado que en una orientación para estudiantes de primer año de la universidad o un desfile. Organizar un evento en un museo requiere que el evento sea preciso y libre de errores. Hay poco espacio para errores. Incluso cuando estamos hablando de un museo para niños, los niños a menudo viajan con las escuelas y tienen que cumplir con horarios estrictos y estar bien sujetos para que nadie se pierda. 

Pero existen programas de gestión de eventos de museos que lo ayudarán a superar estas dificultades y harán que todo el proceso sea mucho más fluido. Hemos reunido cuatro softwares de planificación de eventos para museos que pueden ayudar a que su evento funcione perfectamente.

#1. Trello

Trello es un software gratuito de planificación de proyectos. Utiliza una interfaz muy fácil de usar para crear listas de tareas para una persona o para toda una organización. Imagine comenzar la planificación de un evento y una lluvia de ideas, escribir todo lo que debe hacerse en una nota adhesiva y luego asignar cada nota adhesiva a una persona en el comité de planificación del evento. Eso es lo que es Trello, pero todo está en línea.

Los usuarios podrán rastrear fácilmente los proyectos que se les asignen, moverlos de una etapa de finalización a la siguiente y ver cómo les va a todos los demás miembros del equipo con sus tareas. Los gerentes de proyecto pueden supervisar toda la operación y ver cómo se desarrolla el evento.

#2. Asana

Asana es un software de gestión de proyectos de uso gratuito (para eventos pequeños) y te permite dividir los proyectos en sublistas y aún más en sub-sublistas. Hay paneles que le permiten ver qué parte de cada parte del proyecto está completa. Además, puede organizar y reorganizar constantemente los eventos del museo para asegurarse de que cuando se hace una cosa, la siguiente puede comenzar. 

Asana se desglosa a nivel de persona, mostrando a cada miembro del personal del museo cuál será su función y qué tareas deben completar y cuándo. 

#3. ClickUp

ClickUp es una herramienta de planificación de eventos del museo que es para los estudiantes visuales. Te permite crear proyectos, como lo hacen Asana y Trello, pero luego ofrece una miríada de vistas diferentes a través de las cuales puedes analizar las tareas a medida que se acerca el evento de tu museo. Hay listas, vistas de Kanban e incluso diagramas de Gantt disponibles. Aunque son una característica premium para el software gratuito. 

El software ofrece muchas vistas, con una función de chat que permite a los miembros del equipo del museo hablar sobre las tareas individuales a medida que realizan cada una. También tiene una función Doc, que es esencialmente un wiki que se puede crear en torno a cualquier aspecto específico del proyecto. 

El único inconveniente es que la curva de aprendizaje con ClickUp es un poco empinada. Sin embargo, una vez que lo domine, puede ayudar bastante a la planificación de eventos de su museo.

#4. Timely

Timely es la perfecta software de gestión de eventos para museos y galerías de arte. Permite a los museos y galerías crear un hermoso calendario de eventos en línea en su propio sitio web. También automatiza varias tareas, lo que facilita la promoción de eventos en línea. Por ejemplo, publicar eventos en las redes sociales y enviar boletines de próximos eventos de forma automatizada. 

Además, Timely software de gestión de eventos de museos le permite recoger confirmaciones de asistencia y vender entradas para eventos. Estos se pueden reservar con anticipación o comprar en la puerta. Y todo se mantiene en el mismo sistema contable. 

Además, todo se puede personalizar para que se parezca a la marca y el tono de voz de su museo. Desde su logotipo, colores y fuentes de marca, hasta entradas para eventos y notificaciones por correo electrónico.  

Con toda esta tecnología de eventos a su disposición, seguramente impresionará a sus patrocinadores y donantes. También les facilitará la asistencia a sus eventos. Para software de planificación de eventos para museos, Timely Es imprescindible. 

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