Estudio de caso: Universidad de Ciencias de la Salud y Farmacia (UHSP)
Descubre cómo Timely Gestión optimizada de eventos para la Universidad de Ciencias de la Salud y Farmacia (UHSP) en St. Louis. Nuestra solución mejoró los flujos de trabajo y la participación comunitaria en 300 eventos mensuales del campus, gestionando 100 espacios reservables y 150 participantes activos.
PERFIL DEL CLIENTE
La sección Universidad de Ciencias de la Salud y Farmacia (UHSP)Fundada en 1864, es una distinguida institución privada en San Luis, Misuri. La UHSP cuenta con una larga trayectoria preparando a sus estudiantes para carreras exitosas en farmacia, ciencias de la salud y liderazgo en el sector salud.
Más allá de lo académico, la UHSP es un centro dinámico para aproximadamente 300 eventos mensuales organizados por más de 150 organizadoresEstos eventos, que incluyen simposios, ferias profesionales, conferencias de investigación y reuniones educativas, reúnen a estudiantes, profesores, exalumnos y profesionales de la salud.
La universidad ofrece más de 100 plazas reservables Para apoyar estas actividades, las aulas, bibliotecas, comedores, gimnasios, laboratorios y residencias universitarias sirven como sedes para eventos académicos y extracurriculares.
Para saber cómo UHSP gestiona este panorama dinámico de eventos, hablamos con Jessie SauerweinGerente de eventos universitarios. Esta publicación explorará cómo la UHSP utiliza Timely's Software de gestión de recintos para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y maximizar la participación en todo el campus.
Acerca de Jessie Sauerwein – Maestra de eventos de UHSP
CHALLENGE
Como su sistema anterior estaba próximo a quedar obsoleto, la UHSP necesitaba una solución moderna y escalable para agilizar la programación de eventos, la asignación de aulas y las reservas de lugares en todo el campus.
Dado el tamaño de la universidad, el nuevo sistema debía ser intuitivo y capaz de gestionar numerosos espacios para eventos, así como reservas complejas y recurrentes para clases y eventos especiales. El sistema también debía evitar conflictos de programación marcando automáticamente las salas como no disponibles.
Además de la programación, la Universidad buscaba un flujo de trabajo optimizado con formularios de admisión personalizables, aprobaciones manuales y notificaciones automáticas por correo electrónico para mantener a todos informados. La posibilidad de solicitar recursos y servicios, como equipos audiovisuales y catering, durante el proceso de reserva también era importante.
Los sistemas anteriores de eventos y sedes de la universidad no estaban integrados, y el sistema anterior carecía de atractivo visual y de funciones intuitivas. Esto dificultaba que el profesorado y el personal enviaran eventos, y que los asistentes los encontraran debido a la falta de opciones de filtrado y búsqueda.
Además, los boletines informativos de eventos debían crearse manualmente, y los eventos con entradas se gestionaban mediante un software independiente. Este sistema inconexo generaba confusión en la comunidad universitaria y una pérdida de tiempo considerable en la atención de consultas.
En resumen, antes de adoptar TimelyEl software de UHSP enfrentó numerosos desafíos en la gestión de sus eventos, incluidos:
"Exploramos varias otras opciones, pero Timely Se destacó por su asequibilidad, diseño elegante e integración perfecta del boletín, el calendario público y el proceso de envío de eventos y flujo de trabajo de aprobación fácil de usar.
