7 consejos para escribir el recordatorio de correo electrónico perfecto para el evento

Si cree que su trabajo con los asistentes finaliza una vez que compran un boleto o se registran para su evento, piénselo de nuevo. A pesar de que el registro muestra lo mucho que realmente quieren venir, puede haber muchas razones por las que no pueden, o simplemente se les olvidó. Esto suena irreal, pero en realidad es cierto con qué frecuencia las personas olvidan algo tan grande como un evento cuando esperan con ansias asistir a ellos. ¡Asegúrese de que su audiencia se presente con nuestros 7 consejos para escribir el recordatorio de correo electrónico perfecto para el evento!

¿Qué es un recordatorio por correo electrónico?

Los recordatorios por correo electrónico son mensajes electrónicos que los organizadores de eventos envían a su audiencia antes de un evento. Este correo electrónico generalmente contiene información sobre el evento, como fecha, hora, nombre del evento, qué llevar y cómo prepararse. Puede parecer una práctica sencilla, pero ayuda a muchos asistentes a recordar los eventos y animarlos a asistir.

¿Por qué escribir un recordatorio por correo electrónico?

Aunque puede verlo como una buena práctica, escribir un recordatorio por correo electrónico para incluso puede ser muy ventajoso. Y es que escribir emails sencillos, con una buena ayuda visual y enviados en el momento adecuado, ayudará a que tus asistentes recuerden tu evento. De esta manera, es menos probable que se lo pierdan. En consecuencia, usted, como organizador de eventos, puede ganar más dinero y obtener comentarios más positivos sobre su evento.

Además, escribir un recordatorio por correo electrónico para sus eventos lo ayudará a compartir todos los programas increíbles y entretenidos que ha preparado para el día. 

Por lo general, los organizadores de eventos envían recordatorios por correo electrónico repetidamente en fechas estratégicas para asegurar la asistencia de los inscritos. Puede ser dos semanas antes de su evento, una semana, un día y antes el día del evento. Su enfoque determinará la frecuencia y las fechas.

Hemos reunido algunos consejos y herramientas excelentes para que pueda preparar su plan de recordatorios por correo electrónico. Siga leyendo para conocer siete consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de recordatorio para un evento.

Cómo crear recordatorios de correo electrónico efectivos para sus eventos

Para crear un correo electrónico de recordatorio de evento efectivo que su audiencia estará feliz de recibir, hay algunos pasos sencillos que puede seguir. ¡Vea a continuación nuestra lista de siete consejos para escribir los recordatorios de correo electrónico perfectos para eventos!

1 Conoce a tu audiencia

Si sabes de antemano cómo se comporta tu público y qué espera de tu evento, sabrás cómo acercarte a ellos con facilidad. Por ejemplo, si está organizando un evento de conferencia profesional, sabe que las personas se dirigirán a usted de manera más cortés y técnica, y puede hacer lo mismo en su recordatorio por correo electrónico. Este consejo también se aplica a la edad, el género y las preferencias que pueden cambiar la forma en que a una audiencia específica le gusta comunicarse. ¡Prestar atención!

2. Crea una línea de asunto que llame la atención

Una línea de asunto es una de las primeras cosas que las personas ven cuando abren un correo electrónico. Tiene que llamar la atención de inmediato. Asegúrate de que tu línea de asunto sea breve y atractiva. Un buen consejo es usar palabras como "no te lo pierdas" y "reserva la fecha" en el título, para recordarle a tu audiencia que se acerca la fecha de tu evento.

3. Incluir detalles sobre el evento

Otra buena idea es usar recordatorios por correo electrónico para decirles a las personas cuándo y dónde se llevará a cabo el evento. También puede aprovechar la oportunidad para proporcionar otros detalles sobre el evento, como el precio de la entrada, la preparación y las instrucciones para el lugar. 

No olvide incluir un enlace a la página del evento en su sitio web y pida a las personas que compartan el evento con otros. Todas estas prácticas pueden ayudarlo a reunir una audiencia más amplia e incluso atraer a nuevas personas a su evento.

Si está enviando recordatorios antes de que comience el evento, asegúrese de usar el tono correcto. Es probable que las personas que reciben estos correos electrónicos estén ocupadas con otras cosas, así que mantén tus mensajes breves y amigables.

4. Incluye un toque personal

Un toque personal es muy útil cuando se trata de recordar a las personas sobre un próximo evento. Si está escribiendo un recordatorio por correo electrónico para personas que no conoce, puede ser difícil intimar, pero siempre puede escribir a su manera, mostrando a las personas que se tomó el tiempo y el esfuerzo para preparar el recordatorio usted mismo. Y esto nos lleva a nuestro siguiente consejo.

5. Utilice una buena llamada a la acción

También debe asegurarse de que su correo electrónico incluya una llamada a la acción (CTA). Esto significa que debe decirles a las personas qué deben hacer después de leer su mensaje. En otras palabras, debe darles algo en lo que hacer clic para que puedan ir directamente a la página del evento.

Estos son algunos buenos ejemplos de llamadas a la acción para su recordatorio para el correo electrónico del evento:

• No te pierdas
• no pierdas la oportunidad
• Última oportunidad
• No lo olvides
• Recuerda confirmar tu asistencia
• Recuerda comprar tu entrada

6. Sea específico sobre cuándo enviará los recordatorios

Las personas que reciben un correo electrónico de recordatorio para el evento tienden a responder o aparecen con más frecuencia que las que no lo reciben. Por lo tanto, asegúrese de enviarlos en el momento adecuado. Es importante recordar que la mejor fecha para enviar recordatorios depende de su enfoque, pero aquí hay una idea de horario simple:

14 días antes del evento: información de eventos y noticias, incluyendo información de boletos y cuántos todavía están disponibles.

7 días antes del evento: recordatorio amistoso por correo electrónico de que el evento se acerca, pero las personas aún pueden comprar boletos de última hora y prepararse para él.

3 días antes del evento: recordatorio por correo electrónico con información del evento, hora y fecha resaltadas. También puede proporcionar indicaciones para llegar al lugar o abordar las preguntas frecuentes de última hora. Envíe un mensaje claro a los asistentes para "¡No te lo pierdas!"

1 día antes del evento: informar que el evento está ocurriendo al día siguiente. Llame la atención sobre el titular usando palabras como "¡Está viniendo!"

Día del evento: puede informar a sus asistentes que el evento comienza en unas pocas horas y cómo prepararse para el tráfico u otros inconvenientes.

7. Revisa tu recordatorio

Es una gran práctica volver a leer tus textos y mensajes para descubrir qué puedes mejorar. Además, es una práctica común entre los escritores de contenido y expertos que puedes incluir en tu día a día. Después de una hora, o incluso un día después de escribir su correo electrónico de recordatorio para el evento, léalo de nuevo con la cabeza despejada. Te ayudará a incorporar bonitos toques y detalles que olvidas por completo cuando estás demasiado concentrado en la tarea.

Gracias a Timely Plantillas de recordatorio de eventos automatizados

Las personas que desean saber cómo escribir un correo electrónico de recordatorio para un evento a menudo desean crear una plantilla que puedan enviar a todos los asistentes. Trabajar con plantillas de correo electrónico no solo es inteligente, sino que también ofrece una solución más escalable para cualquier empresa.

Incluso cuando desee agregar sus toques personales y comunicarse directamente con su audiencia, no es práctico escribir un correo electrónico de recordatorio para cada evento o asistente uno por uno. por eso lo mejor sistemas de gestión de eventos tenga plantillas predefinidas que puede usar para dirigirse a su audiencia con facilidad.

Timely Software de gestión de eventos es la herramienta perfecta para ayudarte a organizar eventos y crear experiencias memorables. Además de todas las increíbles funcionalidades de publicación de eventos, promoción y emisión de boletos, también puede ayudarlo a automatizar el flujo de trabajo de correo electrónico de recordatorio de eventos. Puedes usar nuestro plantillas de correo electrónico de eventos o crea el tuyo propio.

Comuníquese hoy para obtener más información sobre Timely, software de eventos. Seguramente te ayudaremos a llevar tus eventos al siguiente nivel.