Glosario de planificación de eventos: términos y terminología clave para eventos
Con la terminología de la planificación de eventos en constante evolución, a los profesionales les puede resultar difícil mantenerse al día con las nuevas palabras y términos clave. Para asegurarnos de que estés al tanto de todas las definiciones y la jerga del sector, hemos creado un glosario completo con los términos esenciales utilizados en la industria de los eventos. Ten esta lista de términos y terminología a mano y estarás preparado para cualquier tendencia o innovación que surja en el futuro.
Esta publicación abarca las definiciones clave de la planificación de eventos, incluyendo:
- Agenda
- Asistente (y sinónimos)
- Orden de evento de banquete (también conocida como BEO)
- Presupuesto
- Catering
- Evento (y otros nombres para eventos)
- Organizador de eventos (y términos similares)
- Planificación de eventos (y sinónimos)
- lugar de celebración de eventos
- Keynote Speaker
I. Términos y terminología clave del evento
Para ayudarte a comprender mejor los sinónimos y la terminología que se utilizan actualmente en la organización de eventos, hemos creado este glosario para que puedas familiarizarte con todas las definiciones clave del sector. ¡Échale un vistazo! Si necesitas otro nombre para los eventos, busca la sección de sinónimos debajo de cada entrada.
Agenda
La agenda es un término de planificación de eventos que se utiliza para describir un cronograma detallado que establece el desarrollo y la cronología de un evento. Los próximos pasos, las reuniones, las decisiones y los itinerarios suelen figurar en la agenda de un evento. Sinónimos (otro nombre para agenda): programa, cronograma, escalón de desarrollo.
Asistente
Un asistente es cualquier persona que participa o asiste a un evento. Sinónimos de asistentes: invitados, participantes, patrocinadores, delegados.
Lista de asistentes
La lista de asistentes es un listado de todas las personas que asistirán a un evento. Esta lista es un recurso invaluable para cualquier organizador de eventos, ya que les permite identificar con precisión y anticipación quiénes estarán presentes, brindándoles así la oportunidad de prepararse eficazmente.
Eventos B2B
B2B, también llamado Business to Business, no es un término de evento específico, ya que se aplica a todas las industrias. Se utiliza para describir la relación entre dos empresas o negocios. En la industria de eventos, se usa para describir eventos planificados para crear asociaciones o vender productos a otras empresas.
Eventos B2C
B2C o Business to Consumer es el término que se utiliza para describir la relación entre una empresa y sus clientes y consumidores. En el sector de eventos, se usa para describir eventos centrados en las relaciones con los consumidores y las ventas.
Orden de eventos de banquetes (BEO)
A Orden de evento de banquete En la jerga de la planificación de eventos, se refiere a un documento exhaustivo que detalla todos los pormenores, plazos e instrucciones para la celebración de un banquete en un lugar determinado. Constituye una herramienta de comunicación fundamental entre los organizadores y el personal del lugar para garantizar el buen desarrollo del evento.
Branding
El logotipo de una empresa, la forma de expresión, los principios que defiende y la geografía en la que se basa se combinan para resaltar su carácter distintivo y permitirle destacarse de la competencia. La marca es una herramienta importante para que cualquier organización establezca autoridad, incluidas las empresas de eventos.
Presupuesto
El presupuesto es el término que se utiliza en la planificación de eventos para medir el tiempo y el dinero totales que una empresa tiene disponibles para invertir en un proyecto o evento. Es uno de los aspectos más importantes de la planificación y gestión de eventos.
Catering
El catering consiste en proporcionar comida y bebida en un evento social u otra reunión, generalmente como un servicio profesional. También se le conoce como servicio de catering, camarero/a de eventos o servicio de catering en eventos.
Resumen para el cliente
El documento inicial para el cliente describe sus necesidades, objetivos y expectativas para un evento. Sirve como base para el proceso de planificación, ya que recoge detalles clave como el propósito del evento, el público objetivo, el presupuesto, los resultados deseados y cualquier requisito específico.
Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Un CRM es un sistema que almacena datos e información de clientes para mejorar las relaciones y los servicios. Hemos decidido incluirlo en nuestro glosario de planificación de eventos porque muchas empresas del sector lo utilizan. Los profesionales de eventos usan los CRM para interactuar con los asistentes, conocer sus preferencias y personalizar sus ofertas.
Diversidad, equidad e inclusión (DEI)
La diversidad, la equidad y la inclusión son valores que tienen las organizaciones que desean apoyar a un grupo diverso de personas, incluidas personas de diferentes razas, etnias, religiones, habilidades, géneros y orientación sexual. Las estrategias DEI se pueden utilizar para planificar eventos accesibles y promover la diversidad.
Entradas anticipadas
Entradas anticipadas son boletos con descuento lanzados para la venta anticipada que vencen antes de que comience la venta de boletos regulares. Su propósito es alentar a la audiencia a comprometerse con el evento desde el principio y generar entusiasmo por el evento.
Marketing por e-mai
El marketing por correo electrónico es una excelente manera de mantener a su audiencia actualizada sobre las noticias y eventos emocionantes que se avecinan. Puede utilizar esta estrategia creando un atractivo nuestro boletín y compartir información relevante sobre sus próximos eventos para llegar a un público más amplio.
Eventos
Un evento es una ocasión o celebración especial planificada. Los eventos pueden ser grandes o pequeños, privados o públicos, presenciales, híbridos o virtuales. Algunos ejemplos de eventos son fiestas, festivales, espectáculos, exposiciones y conferencias. Otros nombres para evento son: ocasión, función, reunión, acontecimiento. Si buscas otro término para eventos de uso general, prueba con reuniones, funciones u ocasiones.
reserva de eventos
La reserva de eventos es el proceso en el que una persona hace arreglos para reservar un lugar en un evento. Si el evento es gratuito, es necesario registrarse o RSVP para el evento. Si se paga el evento, se debe pagar la tarifa de entrada comprando un boleto. La reserva de eventos puede realizarse antes del evento o en el lugar. Los planificadores de eventos suelen hacer uso de Software de reserva de eventos Para facilitar la recopilación de confirmaciones de asistencia y la venta de entradas. Otra forma de referirse a la reserva de eventos es la organización de eventos.
Calendario de eventos
Un calendario de eventos es una herramienta esencial para mantenerse organizado y mostrar una lista de los próximos eventos. Un calendario de eventos es una colección de páginas de eventos individuales. Su objetivo principal es promocionar eventos, pero también se puede utilizar para recopilar registros de eventos y vender boletos en línea. Por lo general, los promotores de eventos utilizan Software de calendario de eventos para promover eventos de manera más eficiente. Otra palabra para calendario de eventos es listado de eventos o lista de eventos.
Industria de eventos
La industria de eventos engloba a todos los profesionales, organizaciones y servicios involucrados en la planificación, producción, gestión y promoción de eventos de todo tipo y tamaño. El sector reúne una amplia gama de roles, como organizadores de eventos, gerentes de locales, especialistas en marketing, proveedores de catering, diseñadores y proveedores de tecnologíaJuntos, crean experiencias significativas, atractivas y bien coordinadas.
Ciclo de vida del evento
Este término de planificación de eventos se refiere a la secuencia completa de etapas involucradas en la creación y realización de un evento: concepto, planificación, promoción, ejecución y evaluación.
Gestión de eventos
Gestión de eventos es el procedimiento sistemático de creación, desarrollo, organización y celebración de eventos de pequeña y gran escala. Normalmente, los profesionales de los eventos utilizan Software de gestión de eventos para facilitar la planificación y organización de eventos. Otra palabra para gestión de eventos es administración de eventos o coordinación de eventos.
Marketing de eventos
Marketing de eventos es un tipo de estrategia de marketing para promocionar eventos. Por ejemplo, el uso de redes sociales, anuncios, boletines e influencers digitales. Es común que los planificadores de eventos utilicen Software de marketing de eventos para ayudarlos a promover y distribuir eventos de manera más efectiva.
Objetivo del evento
Este término de planificación de eventos se refiere al propósito o resultado deseado de un evento.
Página del evento o sitio web
Las páginas web y las páginas de eventos proporcionan la información que los posibles asistentes necesitan para tomar decisiones informadas sobre su asistencia. Cada página de evento incluye elementos esenciales, como una breve descripción, imágenes, fecha y hora, lugar y detalles sobre las entradas.
Event Planner
Un planificador de eventos es un profesional responsable de organizar y ejecutar eventos, supervisando todo, desde la selección de lugares y la contratación de servicios de catering hasta la coordinación con los proveedores para garantizar una experiencia perfecta. Los sinónimos de planificador de eventos incluyen organizador de eventos, coordinador de eventos y gerente de eventos, o más ampliamente, profesional de eventos. Los planificadores de eventos se especializan en varios tipos de eventos, incluidas reuniones corporativas, bodas, ferias comerciales, festivales y reuniones sociales. Hay muchos carreras de planificación de eventos que ofrecen oportunidades interesantes en la dinámica industria de eventos.
Planificación de Eventos
Planificación de Eventos La planificación de eventos es un término clave en nuestro glosario. Consiste en coordinar cada detalle de un proyecto, como una reunión, convención, feria comercial, ceremonia, actividad de integración de equipos o fiesta. La planificación de eventos incluye la elaboración del presupuesto, el establecimiento de cronogramas, la selección y reserva de los espacios, la obtención de permisos, la planificación de la comida, la coordinación del transporte, el desarrollo de un tema, la organización de actividades, la selección de ponentes y oradores principales, la gestión del equipo y las instalaciones, la gestión de riesgos y el desarrollo de planes de contingencia. Otro término para planificación de eventos es orquestación u organización de eventos.
Contrato de planificación de eventos
Un contrato de planificación de eventos es un acuerdo formal entre un planificador de eventos y su cliente, que describe los servicios que se brindarán, los plazos, las condiciones de pago y otros detalles importantes. Ayuda a garantizar la claridad y a proteger a ambas partes durante todo el proceso de planificación. Es una buena práctica que los organizadores de eventos utilicen un contrato estandarizado. Modelo de contrato de organizador de eventos, garantizando la consistencia en las operaciones comerciales mientras se minimizan los riesgos y se protege a todas las partes involucradas.
Inscripción para el evento
El registro de eventos es el proceso en el que una persona entrega sus datos a cambio de una credencial o entrada para poder asistir a un evento. Puede ocurrir antes del evento o en el sitio. Los organizadores de eventos utilizan Software de registro de eventos para ayudarlos a recolectar inscripciones para eventos. Los sinónimos de registro de eventos incluyen inscripción, registro o lista de eventos.
Patrocinador del evento
Patrocinadores del evento Son personas o empresas que patrocinan eventos a cambio de publicidad. Además, es una práctica muy común promocionar negocios nuevos o aquellos relacionados con nichos específicos de eventos (juegos, películas, cursos, etc.).
Venta de entradas para eventos
La emisión de boletos para eventos es el proceso de comprar un boleto de admisión o pagar una tarifa de registro para un evento. Por lo general, los planificadores de eventos utilizan Software de venta de entradas para eventos para ayudarles a vender entradas para eventos. Otro término para la venta de entradas para eventos: compra de abonos o entradas. La venta de entradas moderna suele incluir entradas electrónicas y acceso mediante código QR.
lugar de celebración de eventos
El lugar es donde se llevan a cabo los eventos. Puede ser una ubicación física, virtual o híbrida.
Plano
En pocas palabras, un plano de planta es un diagrama a escala que muestra la distribución de un espacio para eventos, incluyendo asientos, escenario y equipo.
Gamificación
En eventos, la gamificación se refiere al uso de elementos lúdicos para fomentar la interacción entre los participantes, haciendo la experiencia más amena. Además, las clasificaciones, las insignias y los retos son ejemplos de gamificación que se pueden implementar en eventos.
Evento Híbrido
Los eventos híbridos se realizan tanto de forma presencial como en línea. Combinan la experiencia física tradicional con una experiencia digital adicional. Por ejemplo, un concierto presencial, con la misma experiencia disponible para los asistentes en línea. Finalmente, se pueden ofrecer grabaciones bajo demanda para ampliar el alcance.
Evento en persona
Un evento en persona es un evento en vivo que ocurre en un lugar físico designado. Los eventos en persona ofrecen experiencias únicas e inmersivas para los invitados.
Keynote Speaker
El orador principal es el ponente principal de un evento, responsable de establecer el tono o tema del programa o conferencia.
Retransmisiones en directo
Aunque la transmisión en directo no se relaciona exclusivamente con eventos, la hemos incluido en nuestro glosario de planificación de eventos debido a su creciente popularidad desde la pandemia. La transmisión en directo se refiere a la emisión en tiempo real de un evento en vivo —ya sea presencial o digital— a través de internet, lo que permite a los espectadores participar desde cualquier lugar mientras el evento se desarrolla.
Maestro de Ceremonias (MC)
En el argot de la organización de eventos, el maestro de ceremonias (MC) es la persona encargada de dar la bienvenida a los asistentes. Por lo tanto, es responsable de que el evento se desarrolle de forma organizada y con gran entusiasmo.
Eventos para Miembros
Eventos para Miembros Son reuniones o programas diseñados específicamente para los miembros de una organización. Estos eventos suelen aparecer en los glosarios de planificación de eventos porque fortalecen la participación, crean comunidad y aportan valor a los programas de membresía.
En el lugar de inscripción
El registro en el sitio significa que los asistentes potenciales solo pueden registrarse para el evento en persona en el lugar, en lugar de registrarse en línea.
Retoque fotográfico
El retoque fotográfico puede convertir las fotos de su evento en recuerdos impresionantes y pulcros. Ya sea eliminando imperfecciones, ajustando la iluminación o mejorando los detalles, el retoque profesional garantiza que cada imagen capture el momento de la mejor manera. Por ejemplo, retoque de fotos de boda Puede realzar la belleza natural de la pareja, refinar las fotografías grupales y crear un álbum cohesivo e impecable que refleje las emociones y los momentos más destacados del día.
Punto de venta (POS)
Un sistema de punto de venta (TPV) es la tecnología que se utiliza para procesar pagos y gestionar transacciones durante eventos. En el ámbito de la organización de eventos, los sistemas TPV ayudan a los organizadores a vender entradas, productos, comida o servicios en el lugar mediante herramientas como lectores de tarjetas, tabletas o cajas registradoras. Estos sistemas también permiten el seguimiento del inventario, la generación de informes de ventas en tiempo real y el procesamiento seguro de pagos.
Preguntas y respuestas (Q&A)
La sección de Preguntas y Respuestas (P&R) es un término que se utiliza en muchas situaciones, no solo en eventos. Hemos decidido incluirlo en este glosario de planificación de eventos porque es una práctica muy común, sobre todo en eventos educativos como seminarios y conferencias. En resumen, la P&R es un tiempo reservado al final de un evento para responder a las preguntas del público.
Retorno por Evento (ROE)
El retorno sobre el evento mide el impacto total del evento en el negocio. Por ejemplo, cómo el evento ayudó al negocio. growth, autoridad de marca, etc.
Retorno de la Inversión (ROI)
El retorno de la inversión mide el éxito financiero de un evento en relación con sus costos. Permite determinar si el equipo organizador ejecutó el evento ajustándose al presupuesto y si la empresa alcanzó sus objetivos.
Público objetivo
Este término de planificación de eventos se refiere al grupo específico de personas a las que se dirige un evento. Identificar al público objetivo ayuda a orientar las decisiones sobre programación, marketing, comunicación, selección del lugar y objetivos generales del evento. Además, comprender sus intereses, datos demográficos y necesidades garantiza que el evento aporte valor relevante y genere una participación significativa.
Ticket
Un Boleto, o boleto electrónico, es un documento esencial que proporciona al destinatario el permiso para participar en el evento.
Proveedor
Un proveedor es una empresa o persona que ofrece productos o servicios esenciales para el evento, como soporte audiovisual, decoración, catering, entretenimiento, alquiler de equipos o transporte. Además, los proveedores desempeñan un papel fundamental al ayudar a los organizadores a plasmar la visión del evento y garantizar una experiencia fluida y bien coordinada.
Evento virtual
Los eventos virtuales son eventos en línea, por lo que no tienen una ubicación física. Por lo tanto, suelen requerir servicios de transmisión en directo o tecnología de videoconferencia, lo que proporciona a los organizadores una forma sencilla y cómoda de interactuar con su público.
Lista de espera
Lista de espera Es una herramienta que ayuda a mantener informados a los posibles asistentes sobre la disponibilidad de entradas para un evento. Cuando se libera un lugar, quienes deseen asistir reciben una notificación y pueden registrarse. Consejo: activa la opción para liberar automáticamente las entradas devueltas y asignarlas a la siguiente persona en la lista.
wayfinding
Esta palabra clave en la planificación de eventos se refiere a la señalización, los mapas y las herramientas de orientación que ayudan a los asistentes a desplazarse con facilidad por el espacio del evento. Una señalización eficaz mejora la experiencia de los asistentes al reducir la confusión, agilizar el flujo de personas y garantizar que puedan localizar rápidamente áreas clave como el registro, las sesiones, los baños y las salidas.
II. ¿Por qué deberían los profesionales de eventos aprender la terminología de eventos?
Hemos creado este glosario de planificación de eventos pensando en todos los profesionales del sector. Comprender la terminología es fundamental para cualquier persona que aspire a tener éxito en la industria de la planificación de eventos. De hecho, conocer las palabras clave y la jerga propia del sector puede ofrecer numerosas ventajas a los profesionales, como por ejemplo:
1. Mejorar la comunicación
Utilizar correctamente la terminología y la jerga específicas del sector de la organización de eventos mejorará la comunicación con otros profesionales del sector y ayudará a transmitir los mensajes con mayor claridad. Además, emplear con precisión la jerga adecuada minimizará la confusión y garantizará una expresión precisa.
2. Demostrar profesionalismo
Al demostrar el conocimiento de las definiciones de gestión de eventos y la competencia en la jerga técnica, uno puede establecer su experiencia y mostrar cuánto esfuerzo ha invertido en comprender su oficio. Ser capaz de usar términos de eventos de manera efectiva y comunicarse con colegas, clientes y clientes mientras se entrega información crucial es una señal de dedicación.
3. Aumentar las oportunidades
Muchas ofertas y oportunidades laborales requieren que el profesional demuestre experiencia en su campo. Aunque puedes encontrar muchos certificaciones de planificación de eventos para impulsar su carreraAprender vocabulario especializado sobre planificación de eventos demostrará a todos que eres un profesional valioso.
4. Resolución eficiente de problemas
El lenguaje específico de eventos también incluye expresiones propias de este sector. Comprender la terminología de eventos puede ayudarte a encontrar mejores soluciones a problemas complejos y a comunicarlos de forma eficaz. Dominar las definiciones de planificación de eventos y los términos y la jerga del sector también facilita la colaboración entre organizadores y recintos.
III. Transformar el conocimiento en planificación de eventos en resultados
Al compartir definiciones clave de gestión de eventos y términos comunes de planificación, nuestro objetivo es ayudarle a comprender mejor la jerga técnica del sector. Tanto si buscaba un sinónimo de «evento» como si necesitaba explicaciones claras de la terminología esencial, esperamos que este glosario le haya resultado útil. No dude en guardar esta página en sus marcadores para consultarla rápidamente cuando la necesite.
Comprender las definiciones de planificación de eventos es fundamental para mantenerse organizado, comunicarse eficazmente y lograr eventos exitosos. Pero incluso con el conocimiento adecuado, los planificadores y coordinadores de eventos también necesitan herramientas intuitivas para gestionar todo sin problemas. Ahí es donde entran en juego las herramientas intuitivas. Timely hace una verdadera diferencia
Timely ha sido reconocida por las principales plataformas de reseñas de software como un proveedor líder de soluciones de gestión de eventos, obteniendo distinciones como Líder de la categoría GetApp y la inclusión en el Informe de los líderes en asesoramiento de softwareNuestra plataforma está diseñada para simplificar la planificación de eventos, agilizar la comunicación y capacitar a los equipos para lograr más con menos esfuerzo.
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