Cloud vs On Premise: ventajas y desventajas de las plataformas de eventos

Definitivamente hay muchos factores a considerar al invertir en tecnología de eventos. No solo hay diferentes soluciones de software para eventos, pero también diferentes entornos de hospedaje a considerar. Software basado en la nube es un desarrollo tecnológico bastante reciente que definitivamente llegó para quedarse. Sin embargo, las empresas pequeñas y grandes tienen un historial con software local, y su legado es innegable. Si es un profesional de eventos, es posible que se pregunte qué opción se adapta mejor a su organización. Encuentre a continuación una explicación detallada de ventajas y desventajas de la nube frente a las instalaciones enfocado en plataformas de eventos.

1. Local versus Implementación y control en la nube 

Básicamente, tener un software local significa que está instalado localmente, en su propia computadora. El software residirá detrás del firewall de su empresa y dependerá de la capacidad de su computadora principal para almacenar sus datos. El mantenimiento y actualización del software será responsabilidad de su empresa, así como las copias de seguridad y la accesibilidad de los datos.

Para acceder al software, un empleado debe estar conectado a la red de su empresa, registrado desde una computadora específica. Todos los datos se almacenarán allí y es posible que no se pueda acceder a ellos fuera de la oficina. Algunos activos en las instalaciones todavía se usan en todo el mundo hoy en día y pueden ser extremadamente valiosos.

A diferencia de, software basado en la nube están alojados en el servidor de un proveedor externo. Tener un software almacenado de esta manera, en la "nube", significa que reside en el servidor de un tercero, que funciona independientemente de una computadora específica.

Con el software en la nube, muchas tareas de TI son responsabilidad del proveedor. Las copias de seguridad de datos, las medidas de seguridad, el cortafuegos, el mantenimiento básico y en profundidad son ahora asuntos de los que debe preocuparse su proveedor. Además, la nube ofrece escalabilidad y velocidad, con un mejor rendimiento general que el software local.

2. Comparación de seguridad en la nube y en las instalaciones

Como habrás notado, la seguridad es un factor decisivo importante al elegir entre software en la nube vs en las instalaciones. Tener un firewall propietario y servicios de TI internos eran una necesidad hasta hace poco. Esto es cierto especialmente para las empresas que se ocupan de datos u operaciones confidenciales. Si el software que está considerando se ocupará directamente de estos asuntos, la instalación y el mantenimiento en las instalaciones pueden ser una ventaja para usted.

Sin embargo, a medida que el software y el almacenamiento en la nube van en aumento, los proveedores son perfectamente capaces de ofrecer seguridad de primer nivel. Por ejemplo, implementar el protocolo SSL/TLS, cifrar los datos en reposo y realizar copias de seguridad de los datos con regularidad. Ofrecer registro de autenticación de múltiples factores y adoptar políticas integrales de seguridad y privacidad también son excelentes ejemplos. 

Almacenar sus datos en otro lugar también puede ser una ventaja. Esto se debe a que garantiza que el acceso físico a una computadora no signifique necesariamente el acceso a su información confidencial.  

3. Diferencias de costos en las instalaciones y en la nube

Tener un sistema local significa que la empresa ha desarrollado un sistema desde cero o ha adquirido una licencia perpetua de un proveedor externo. También significa que las actualizaciones de software requieren desarrollo o compras adicionales. Por lo tanto, el software local exige mucho esfuerzo y tiene un costo considerable. 

Además, como se mencionó anteriormente, tener un software local significa que la mayoría de los servicios de TI relacionados con el software serán responsabilidad suya. Deberá cubrir todos los costos de seguridad y tener un equipo dedicado para el mantenimiento y monitoreo del software. Para que eso funcione, una empresa necesita tener un equipo de TI capaz y el hardware adecuado para respaldar tales operaciones.

Relativamente, software basado en la nube es mucho más rentable que un sistema local. Dado que la mayoría de las veces este software se proporciona como un servicio, las empresas compran una licencia no exclusiva para usarlo mediante el pago de una tarifa de suscripción nominal. Esta tarifa puede incluir actualizaciones de software y mantenimiento. 

Además, los proveedores de software en la nube suelen ofrecer muchos servicios adicionales. Por ejemplo, reparaciones de emergencia, medidas de seguridad, soporte al usuario y operaciones de implementación. La tecnología en la nube brinda a las empresas nuevas capacidades que antes no tenían ni conocían.

4. Acceso y movilidad

Además del costo y la seguridad comparaciones en la nube vs en las instalaciones, otra diferenciación importante que debemos hacer es el acceso al software. En las instalaciones esencialmente significa que los empleados tendrán que acceder físicamente al sistema a través de una red y una computadora de la empresa.

La limitación física de los sistemas locales es la razón por la cual SaaS en la nube ha sido una tendencia tecnológica importante en la actualidad. Uno puede acceder a SaaS en la nube en cualquier parte del mundo, siempre que tenga una conexión a Internet.

Además, el software en la nube es una solución cada vez más atractiva en nuestra era globalizada de trabajo remoto. Particularmente después de la reciente pandemia de COVID-19, las oficinas son más fluidas y la información debe estar disponible y descentralizada. Ser accesible en cualquier lugar y en cualquier momento, desde una computadora de escritorio o un teléfono móvil, es la máxima ventaja que ofrece la nube sobre el software local.    

5. On Premise Versus Cloud para eventos Profesionales

Ok, entonces, ¿qué significa todo eso para los profesionales de eventos? ¿Cuál sería la mejor opción entre el software de gestión de eventos local y en la nube? Después de observar más de cerca cada punto de comparación anterior, es evidente que software de eventos basado en la nube es más ventajoso que los sistemas locales.

La industria de los eventos es dinámica. Es habitual que los empleados trabajen en el lugar o desde casa. Los escenarios cambian rápidamente y la industria debe poder adaptarse. Por ese motivo, un software basado en la nube puede ser la mejor opción para la gestión de eventos, ya que permite el acceso a varios usuarios desde cualquier lugar en el que se encuentren. Esto es especialmente cierto si forma parte de un equipo de gestión de eventos global.

Los departamentos de gestión de eventos que trabajan dentro de empresas y corporaciones más grandes no siempre tienen mucha experiencia en TI. Los proveedores de software basado en la nube, por otro lado, tienen un equipo dedicado de desarrolladores calificados. Disponen de todas las herramientas y conocimientos necesarios para proporcionar el soporte y el mantenimiento adecuados.

El costo es otro factor importante a considerar al decidir entre el software de gestión de eventos en la nube o en las instalaciones. Como se discutió aquí, los sistemas en la nube son mucho más rentables que las alternativas locales. Además, es probable que el software basado en la nube ahorre recursos y tiempo para la empresa, lo que significa ahorrar dinero. Un inteligente, moderno, eficiente plataforma de eventos basada en la web puede traer cambios lucrativos y nuevas oportunidades a su empresa que compensarán con creces cualquier gasto nuevo.

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