Seleção de fornecedor de software de gerenciamento de eventos: 7 coisas a considerar

Escolher um fornecedor de software de gerenciamento de eventos é uma decisão importante. Isso o ajudará a alcançar um maior nível de automação, permitindo que você se concentre nas coisas que mais importam - realizar grandes eventos e proporcionar uma experiência perfeita para seus participantes. Existem alguns pontos abaixo que são bastante importantes na seleção do fornecedor do software de gerenciamento de eventos:

1. Adequação do produto 

A primeira coisa que você precisa considerar ao selecionar um fornecedor de software de gerenciamento de eventos é a adequação do produto. Você precisa ter uma compreensão clara de seus pontos problemáticos e quais funcionalidades de software os resolveriam melhor.

Consultar todas as partes interessadas e, em seguida, preparar uma planilha com seus recursos essenciais pode ajudá-lo a identificar suas necessidades. Este documento também pode ajudá-lo a preparar a RFP ou SOW, se isso for um requisito em sua organização. 

Depois de saber quais são suas necessidades de gerenciamento de eventos, é mais fácil pesquisar e encontrar o fornecedor certo. Você pode começar revisando seus possíveis fornecedores de software descrição do produto de software de gerenciamento de eventos, procurando as funcionalidades desejadas. Além disso, você pode pedir-lhes o seu lista de recursos, ou para um Demonstração de produto para confirmar se o sistema verifica todas as suas caixas.

Com esses recursos em mãos, é muito mais fácil selecionar fornecedores e decidir quem entrará na sua lista curta. 

2. Escalabilidade da Equipe 

Se você deseja que mais de uma pessoa em sua organização use seu software de gerenciamento de eventos, verifique quantas licenças estão incluídas em seus planos de pagamento. Certifique-se de verificar isso antes de se inscrever em um plano, pois você pode ser forçado a pagar mais. Muitos fornecedores de software não permitem o compartilhamento logins com os membros da equipe.

Para equipes de mais de dois, faz sentido encontrar uma plataforma com preços acessíveis por usuário. Alguns fornecedores de software de gerenciamento de eventos são baseados em licença e cobram uma assinatura fixa por usuário, o que pode se tornar proibitivo à medida que seu negócio de eventos cresce.

Trabalhe com uma empresa que é flexível para o tamanho da sua equipe e permite que você adicione membros facilmente conforme necessário com uma estrutura de preços que faça sentido para você.

3. Fácil de usar

Para entender se uma ferramenta é fácil de usar, solicite um teste gratuito e teste você mesmo. Pode ser benéfico verificar as avaliações de clientes, de preferência em seu setor.

Pedido de um demonstração da interface para aqueles no front-end, para que você possa ter certeza de que é uma tecnologia fácil de adotar pelos participantes.

Como é a customização da plataforma? Verifique se é simples alterar cores, logotipos, criar uma página de registro de marca, enviar newsletters por e-mail para clientes em potencial, criar URLs personalizados sem a ajuda de um desenvolvedor ou web designer. O recurso de emissão de bilhetes é facilmente personalizável? É importante buscar uma interface que forneça dados em tempo real, facilitando as projeções de receita e o check-in dos participantes.

A solução para isso é usar Timely software de gerenciamento de eventos. Como uma solução completa, nossa plataforma de gerenciamento de eventos permite simplificar e automatizar todos os aspectos da administração de eventos, permitindo que você aproveite o sucesso do seu próximo evento!

Independentemente de qual aspecto do planejamento ou promoção do evento você precisa de ajuda, Timely terá todos os características e o suporte que você precisa para tornar seu negócio de eventos um sucesso. 

4. Seguro e compatível

Para algumas organizações, a segurança da tecnologia da informação e a conformidade legal também são considerações relevantes ao adquirir software de gerenciamento de eventos. Certamente, trabalhar com fornecedores de software de gerenciamento de eventos que levam essas questões a sério pode minimizar riscos e responsabilidades potenciais.    

Normalmente, grandes organizações e agências governamentais possuem procedimentos internos de aquisição, que incluem uma revisão completa das políticas internas dos fornecedores. Temas comuns incluem segurança de TI, leis globais de privacidade e acessibilidade. Se for o caso, concentre-se em fornecedores que possuam protocolos de segurança, um política de privacidadee um declaração de acessibilidade da web. Isso facilitará seu processo de aquisição!

5. Treinamento e suporte

Pergunte sobre que tipo de treinamento e suporte estão disponíveis para você quando falar com o vendedor. Qual é o processo de integração deles? Quanto suporte você receberá ao configurar a plataforma?

A plataforma oferece um forte serviço de suporte ao cliente? Verificando um help center ou vídeos de treinamento podem ser um bom ponto de partida. Descubra se eles oferecem treinamento virtual ao vivo ou aulas particulares por um custo extra. Se você tiver assistência limitada de sua equipe na configuração da tecnologia do evento, precisará prestar atenção especial a isso. 

Timely oferece uma robusta help center com tutoriais em vídeo. Começa do básico para usar a interface e configurar seu Timely Software de gerenciamento de eventos; acompanhando você em sua jornada para se tornar um mestre em gerenciamento de eventos! Eles também oferecem treinamento avançado com sessões individuais para os usuários.

6. Oferece suporte a empresas como a sua

Se a plataforma de gerenciamento de eventos estiver envolvida com eventos semelhantes ao seu em termos de tipo e tamanho do setor, provavelmente é a pessoa certa para lidar com o seu. Este é um critério importante para selecionar fornecedores para garantir o sucesso em sua seleção de software de gerenciamento de eventos. 

Recomendamos que você faça sua própria pesquisa. por exemplo, procure estudos de caso, críticas e depoimentos, para ver se outros clientes estão satisfeitos com a seleção da plataforma de gerenciamento de eventos.

Entendemos que o processo de seleção de fornecedores de software é uma tarefa difícil. Felizmente, Timely facilita essa seleção por ser um software de gerenciamento de eventos simples, integrado e intuitivo.

Timely ajuda organizações privadas, públicas e sem fins lucrativos a gerenciar eventos com mais eficiência. Não importa o seu tamanho, podemos ajudá-lo a alcançar seus objetivos de evento. Atendemos todo tipo de mercados e indústrias de eventos. De fato, Timely é a escolha de mais de organizações 150,000 em todo o mundo para levar seus eventos para o próximo nível.

7. Opções de preço e cobrança

Em seu processo de seleção de fornecedor de software, você precisará considerar quais opções de preços estão disponíveis em termos de recursos ou complementos necessários para o seu negócio.

Pergunte ao fornecedor do software de gerenciamento de eventos se o preço é calculado com base nos recursos que você deseja usar, no número de participantes ou no número de eventos que você realizará. Se você hospedar vários eventos ao longo do ano, pode ser benéfico analisar um plano anual. Às vezes, pode ser mais econômico assinar por um ano inteiro, em vez de um plano mensal.

Algumas soluções oferecem uma experiência personalizada de acordo com os requisitos específicos de gerenciamento de eventos do seu negócio. Se procura pacotes à medida, Timely oferece aos clientes corporativos soluções e preços personalizados de software de gerenciamento de eventos. Crie, importe e promova muitos eventos e gerencie eventos com mais eficiência. 

O fornecedor certo de software de gerenciamento de eventos

Em suma, o melhor fornecedor de software de gerenciamento de eventos é aquele cujo produto atende a maioria das suas expectativas, pode crescer com você e é fácil de usar. . Além disso, aquele que é seguro e compatível, oferece treinamento e suporte, trabalhou com empresas como a sua e cabe no seu orçamento.

Timely é o fornecedor escolhido por mais de 150,000 criadores de eventos em todo o mundo. Nosso software flexível de gerenciamento de eventos funciona perfeitamente com todos os tipos de eventos, incluindo eventos virtuais, presenciais e híbridos. Com nosso sistema, você pode centralizar todas as suas ofertas de eventos em uma bela lista de eventos ou calendário e personalizar facilmente suas páginas de destino de eventos. Além disso, você pode automatizar a promoção de seus eventos compartilhando-os como um boletim informativo ou publicando-os nas redes sociais automaticamente. Você também pode aceitar inscrições e vender ingressos online em seu próprio site, sem intermediários.

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