7 dicas para escrever o lembrete de e-mail perfeito para eventos

Se você acha que seu trabalho com os participantes termina depois que eles compram um ingresso ou se inscrevem no evento, pense novamente. Mesmo que o registro mostre o quanto eles realmente querem vir, pode haver muitos motivos pelos quais eles não podem - ou simplesmente se esqueceram. Isso parece irreal, mas é verdade que muitas vezes as pessoas se esquecem de algo tão importante quanto um evento quando esperam ansiosamente por participar dele. Certifique-se de que seu público apareça com nossas 7 dicas para escrever o lembrete de e-mail perfeito para o evento!

O que é um lembrete por e-mail?

Lembretes por e-mail são mensagens eletrônicas que os organizadores de eventos enviam ao público antes de um evento. Este e-mail geralmente contém informações sobre o evento, como data, hora, nome do evento, o que levar e como se preparar. Pode parecer uma prática simples, mas ajuda muitos participantes a se lembrarem dos eventos e os incentiva a comparecer.

Por que escrever um lembrete por e-mail?

Embora você possa apenas olhar para isso como uma boa prática, escrever um lembrete por e-mail pode ser muito vantajoso. O fato é que escrever e-mails simples, com bom auxílio visual e enviados na hora certa, ajudará seus participantes a se lembrarem do seu evento. Dessa forma, é menos provável que eles percam. Consequentemente, você, como organizador de eventos, pode ganhar mais dinheiro e obter feedback mais positivo sobre seu evento.

Além disso, escrever um lembrete por e-mail para seus eventos o ajudará a compartilhar todos os programas incríveis e divertidos que você preparou para o dia. 

Normalmente, os organizadores de eventos enviam lembretes por e-mail repetidamente em datas estratégicas para garantir a presença de seus inscritos. Pode ser duas semanas antes do evento, uma semana, um dia e antes no dia do evento. Sua abordagem determinará a frequência e as datas.

Reunimos algumas ótimas dicas e ferramentas para você preparar seu plano de lembretes por e-mail. Continue lendo para obter sete dicas sobre como escrever um e-mail de lembrete para um evento.

Como criar lembretes de e-mail eficazes para seus eventos

Para criar um e-mail de lembrete de evento eficaz que seu público ficará feliz em receber, existem algumas etapas fáceis que você pode seguir. Veja abaixo nossa lista de sete dicas para escrever os lembretes de e-mail perfeitos para eventos!

1. Conheça o seu público

Se você souber de antemão como seu público se comporta e o que ele espera do seu evento, saberá como abordá-lo com facilidade. Por exemplo, se você estiver organizando um evento de conferência profissional, você sabe que as pessoas vão se dirigir a você de forma mais educada e técnica, e você pode fazer o mesmo em seu lembrete por e-mail. Essa dica também vale para idade, gênero e preferências que podem mudar a maneira como um público específico gosta de se comunicar. Prestar atenção!

2. Crie uma linha de assunto que chame a atenção

Uma linha de assunto é uma das primeiras coisas que as pessoas veem quando abrem um e-mail. Precisa chamar a atenção imediatamente. Certifique-se de que sua linha de assunto seja curta e cativante. Uma boa dica é usar palavras como “não perca” e “save the date” no título, para lembrar ao seu público que a data do seu evento está chegando.

3. Inclua detalhes sobre o evento

Outra boa ideia é usar lembretes por e-mail para informar às pessoas quando e onde o evento acontecerá. Você também pode aproveitar para fornecer outros detalhes sobre o evento, como preço do ingresso, preparação e indicações do local. 

Não se esqueça de incluir um link para a página do evento em seu site e peça às pessoas que compartilhem o evento com outras pessoas. Todas essas práticas podem ajudá-lo a reunir um público mais amplo e até trazer novas pessoas para o seu evento.

Se você estiver enviando lembretes antes do início do evento, certifique-se de usar o tom certo. As pessoas que recebem esses e-mails provavelmente estarão ocupadas com outras coisas, portanto, mantenha suas mensagens curtas e amigáveis.

4. Inclua um toque pessoal

Um toque pessoal ajuda muito quando se trata de lembrar as pessoas sobre um evento futuro. Se você estiver escrevendo um lembrete por e-mail para pessoas que não conhece, pode ser difícil se tornar íntimo, mas você sempre pode escrever do seu jeito, mostrando às pessoas que dedicou tempo e esforço para preparar o lembrete sozinho. E isso nos leva à nossa próxima dica.

5. Use uma boa chamada para ação

Você também deve certificar-se de que seu e-mail inclua uma chamada para ação (CTA). Isso significa que você precisa dizer às pessoas o que elas devem fazer depois de ler sua mensagem. Em outras palavras, você precisa dar a eles algo para clicar para que possam ir diretamente para a página do evento.

Aqui estão alguns bons exemplos de CTAs para seu lembrete de e-mail de evento:

• Não perca
• Não perca a chance
• Última chance
• Não se esqueça
• Lembre-se de RSVP
• Lembre-se de comprar seu ingresso

6. Seja específico sobre quando você enviará os lembretes

As pessoas que recebem e-mail de lembrete para o evento tendem a responder ou aparecer com mais frequência do que aquelas que não o fazem. Portanto, certifique-se de enviá-los nos momentos certos. É importante lembrar que a melhor data para enviar lembretes depende da sua abordagem, mas aqui vai uma ideia simples de agendamento:

14 dias antes do evento: informações e notícias do evento, incluindo informações sobre ingressos e quantos ainda estão disponíveis.

7 dias antes do evento: lembrete amigável por e-mail de que o evento está chegando, mas as pessoas ainda podem comprar ingressos de última hora e se preparar para isso.

3 dias antes do evento: lembrete por e-mail com informações do evento, hora e data destacadas. Você também pode fornecer instruções para o local ou responder às perguntas frequentes de última hora. Envie uma mensagem clara aos participantes para "Não perca!"

1 dia antes do evento: informa que o evento acontecerá no dia seguinte. Chame a atenção para o título usando palavras como "Está chegando!"

Dia do evento: você pode informar aos participantes que o evento começa em algumas horas e como se preparar para o trânsito ou outros inconvenientes.

7. Revise seu lembrete

É uma ótima prática reler seus textos e mensagens novamente para descobrir o que você pode melhorar. Além disso, é uma prática comum entre redatores de conteúdo e especialistas que você pode incluir no seu dia a dia. Após uma hora, ou mesmo um dia em que você escreveu seu e-mail de lembrete para o evento, leia-o novamente com a cabeça limpa. Isso o ajudará a incorporar toques e detalhes agradáveis ​​que você esquece completamente quando está muito focado na tarefa.

utilização Timely Modelos de Lembretes de Eventos Automatizados

As pessoas que desejam saber como escrever um e-mail de lembrete para eventos geralmente desejam criar um modelo que possam enviar a todos os participantes. Trabalhar com modelos de e-mail não é apenas inteligente, mas também oferece uma solução mais escalável para qualquer empresa.

Mesmo quando você deseja adicionar seus toques pessoais e se comunicar diretamente com seu público, não é prático escrever um e-mail de lembrete para cada evento ou participante, um por um. É por isso que o melhor sistemas de gerenciamento de eventos têm modelos predefinidos que você pode usar para abordar seu público com facilidade.

Timely Software de gerenciamento de eventos é a ferramenta perfeita para ajudá-lo a organizar eventos e criar experiências memoráveis. Além de todas as incríveis funcionalidades de publicação, promoção e emissão de ingressos, ele também pode ajudá-lo a automatizar o fluxo de trabalho de e-mail de lembrete de evento. Você pode usar nosso modelos de e-mail de evento ou crie o seu próprio.

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