Fallstudie: Stadt El Paso
Kundenprofil
Am Fuße der Franklin Mountains, wo Texas, New Mexico und Mexiko aufeinandertreffen, liegt El Paso mit seinen rund 683,000 Einwohnern und bildet zusammen mit seiner Partnerstadt Ciudad Juárez ein binationales Zentrum.
Die Einkaufs- und strategische Beschaffungsabteilung der Stadt veranstaltet jedes Jahr die Messe für genossenschaftlichen EinkaufDie kostenlose Veranstaltung vernetzt lokale Unternehmen mit Regierungsbehörden und Einkaufsgenossenschaften und öffnet so Türen zu öffentlichen Aufträgen im ganzen Land.
Wir haben mit gesprochen April Alvarado, leitender Finanzanalyst, darüber, wie die Stadt Timely um den Standverkauf zu beschleunigen und die Registrierung, den Check-in und den Ausweisdruck für die Expo 2026 zu optimieren – alles auf einer einzigen Plattform.
Über April Alvarado – El Paso Expo Powerhouse
As Leitender Finanzanalyst April Alvarado arbeitet im Einkaufs- und Beschaffungsamt der Stadt El Paso und trägt maßgeblich zur Realisierung der Cooperative Purchasing Expo bei. Sie koordiniert die Ausstellerregistrierung, den Standverkauf und die Veranstaltungslogistik und sorgt dafür, dass Unternehmen, Behörden und städtische Teams von der Planung bis zum Veranstaltungstag optimal zusammenarbeiten.
Die Herausforderung
The City of El Paso's Cooperative Purchasing Expo runs over two days: the first is dedicated to exhibitors, and the second opens to the public.
Es bringt lokale Unternehmen, Regierungsbehörden und Einkaufsgenossenschaften an einem Ort zusammen, wo Anbieter Auftragsmöglichkeiten erkunden, Beziehungen aufbauen und lernen können, wie man mit öffentlichen Einrichtungen Geschäfte macht.
Für 2026 hat sich das Team ein ehrgeiziges Ziel gesetzt: Steigerung der Ausstellerbeteiligung while delivering a fast, intuitive, and visually engaging registration experience for all participants.
Um dieses Ziel zu erreichen, benötigte die Stadt einen Plattformpartner, der Folgendes leisten konnte:
With 250 booths, 2,000+ registrants, and two audiences across two days, juggling separate tools wasn't an option. The City needed Eine Plattform für alles, damit sich das Team darauf konzentrieren konnte, lokale Unternehmen mit realen Geschäftsmöglichkeiten zu verbinden.
Die Lösung
Timely Die Stadt erhielt eine einzige Plattform, um die gesamte Expo zu organisieren – von der Veranstaltungswebsite über den Standverkauf und die Registrierung bis hin zum Check-in, dem Druck der Namensschilder und der Erfassung der Workshop-Teilnehmer.
Individuelle Messe-Website erstellt von Timely
Timely's Professional Services Das Team entwarf und launchte die offizielle Expo-Website in nur wenigen Tagen. Sie entwickelte sich zur zentralen Anlaufstelle für Standreservierungen, Ausstellerregistrierung und Teilnehmeranmeldungen.
Reservierung und Verkauf von Ausstellerständen
TimelyDie Veranstaltungsmanagement-Software von [Name des Unternehmens] wickelte kostenlose und kostenpflichtige Standbuchungen sowie Zusatzverkäufe für Aussteller ab und verfügte über einen Echtzeit-Bestandsdatensatz, sodass die Stadt stets wusste, was verfügbar war.
Teilnehmerregistrierung über mehrere Kanäle
Sofortiger Check-in vor Ort & Ausweisdruck
Workshop-Teilnahmeverfolgung per QR-Code
Professionelles Onboarding & Live-Support
Die Ergebnisse
Der Standverkauf begann mehr als fünf Wochen im Voraus, und 95 % der Stände (250 von 262) waren bereits verkauft, sodass die Standfläche an beiden Tagen voll war.
71 % der Kunden registrierten sich online, und die Kassensysteme vor Ort erfassten Laufkundschaft. Beide Kanäle speisten ein System mit Echtzeitdaten.
Mehr als die Hälfte der Teilnehmer registrierten sich an den Veranstaltungstagen, dennoch wurden 1,643 Check-ins per QR-Code und Namensschilddruck ohne Engpässe abgewickelt.
„Unsere Erfahrung mit dem Timely Die Plattform funktionierte einwandfrei; sie war benutzerfreundlich, schnell und visuell ansprechend und zog die Aufmerksamkeit unseres Publikums fesselnd auf sich. Durch die Optimierung des Prozesses und die Bereitstellung einer intuitiven Benutzeroberfläche konnten wir unsere Teilnehmerziele übertreffen und die diesjährige Veranstaltung zu einem großen Erfolg machen.
April Alvarado
Leitender Finanzanalyst · Stadt El Paso, Texas
