Caso di studio: Università di Scienze della Salute e Farmacia (UHSP)
Scopri come Timely gestione semplificata degli eventi per la University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) di St. Louis. La nostra soluzione ha migliorato i flussi di lavoro e il coinvolgimento della comunità per 300 eventi mensili del campus, gestendo 100 spazi prenotabili e 150 submitter attivi.
PROFILO DEL CLIENTE
Università di Scienze della Salute e Farmacia (UHSP), fondata nel 1864, è una prestigiosa istituzione privata di St. Louis, Missouri. UHSP ha una lunga storia di preparazione degli studenti per carriere di successo in farmacia, scienze della salute e leadership sanitaria.
Oltre all'ambito accademico, l'UHSP è un polo dinamico per circa 300 eventi mensili organizzati da oltre 150 organizzatoriQuesti eventi, tra cui simposi, fiere del lavoro, conferenze di ricerca e incontri educativi, riuniscono studenti, docenti, ex studenti e professionisti sanitari.
L'università offre più di 100 posti prenotabili per supportare queste attività. Aule, biblioteche, mense, palestre, laboratori e residenze servono come sedi per eventi accademici ed extracurriculari.
Per scoprire come UHSP gestisce questo dinamico panorama di eventi, abbiamo parlato con Jessie Sauerwein, University Event Manager. Questo post esplorerà come UHSP utilizza Timely's Software di gestione della sede per semplificare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e massimizzare il coinvolgimento in tutto il campus.
Informazioni su Jessie Sauerwein, Event Maestro dell'UHSP
SFIDE
Con il sistema precedente ormai prossimo all'oblio, UHSP aveva bisogno di una soluzione moderna e scalabile per semplificare la programmazione degli eventi, l'assegnazione delle aule e la prenotazione delle sedi in tutto il campus.
Date le dimensioni dell'università, il nuovo sistema doveva essere user-friendly e in grado di gestire numerosi spazi per eventi e gestire complesse prenotazioni ricorrenti per lezioni ed eventi speciali. Il sistema doveva anche prevenire conflitti di programmazione contrassegnando automaticamente le stanze come non disponibili.
Oltre alla pianificazione, l'Università voleva un flusso di lavoro semplificato con moduli di ammissione personalizzabili, approvazioni manuali e notifiche e-mail automatiche per tenere tutti informati. Anche la possibilità di richiedere risorse e servizi, come apparecchiature AV e catering, durante il processo di prenotazione era importante.
I precedenti sistemi di eventi e sedi dell'università non erano integrati e il vecchio sistema mancava di appeal visivo e funzionalità user-friendly. Ciò rendeva difficile per docenti e personale inviare eventi e per i partecipanti trovarli a causa della mancanza di opzioni di filtro e ricerca.
Inoltre, le newsletter degli eventi dovevano essere create manualmente e gli eventi a pagamento erano gestiti tramite software separati. Questo sistema sconnesso ha portato a confusione all'interno della comunità universitaria e ha richiesto molto tempo per rispondere alle richieste.
In sintesi, prima di adottare TimelyCon il software di UHSP, UHSP ha dovuto affrontare numerose sfide nella gestione dei suoi eventi, tra cui:
"Abbiamo esplorato diverse altre opzioni, ma Timely si è distinto per la sua convenienza, il design elegante e la perfetta integrazione della newsletter, del calendario pubblico e del processo di invio degli eventi e del flusso di lavoro di approvazione intuitivi."
Jessica Sauerwein, Responsabile eventi universitari, UHSP
SOLUZIONE
Garantire una transizione software senza soluzione di continuità
Con l'aiuto di Timely'S Team di servizi professionaliUHSP ha implementato e lanciato il sistema in tre mesi, includendo la configurazione dell'account, la migrazione dei dati e la formazione degli utenti, garantendo una transizione graduale e un'adozione completa.
Centralizzare la gestione delle sedi e delle risorse
Gli strumenti di prenotazione personalizzabili hanno fornito a UHSP una visione chiara e organizzata di tutti gli spazi e le risorse disponibili. Il processo semplificato di richiesta e approvazione del noleggio della sede ha eliminato le doppie prenotazioni e migliorato l'utilizzo dello spazio.
Migliora la comunicazione
Con oltre 150 organizzatori di eventi e parti interessate, Timely coordinamento semplificato tra i reparti. Le notifiche automatiche e una piattaforma intuitiva hanno ridotto la mancanza di comunicazione e migliorato la logistica degli eventi.
Aumentare la partecipazione agli eventi
Un hub centralizzato per gli eventi ha migliorato la promozione e la visibilità. Timelycalendario interattivo, automazione e rstrumenti di registrazione ha reso più facile trovare e partecipare agli eventi, rafforzando il coinvolgimento nel campus.
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RISULTATI
Dall'adozione TimelySoftware di gestione di eventi e sediUHSP ha rivoluzionato la gestione degli spazi, la pianificazione degli eventi e la promozione, rendendo i processi più efficienti e fluidi.
Automazione intelligente, strumenti intuitivi e supporto dedicato garantire che ogni evento, dalle lezioni alle cerimonie di laurea, sia organizzato, efficiente e senza intoppi.
La semplificata processo di invio dell'evento consente a docenti e personale di inviare correttamente le richieste di prenotazione degli spazi, riducendo errori e richieste. Con un sistema più intuitivo, approvazioni di eventi sono ora più veloci e affidabili. UHSP ha anche migliorato la gestione delle risorse utilizzando campi personalizzati per tracciare le risorse correlate agli eventi in modo più efficace.
Il coinvolgimento in tutto il campus è cresciuto con un calendario visivamente accattivante con immagini, migliorando la visibilità e la partecipazione all'evento. Le newsletter automatizzate e le notifiche degli eventi hanno ridotto significativamente il carico di lavoro manuale, liberando tempo per gli organizzatori di eventi. Strumenti di biglietteria integrati semplificare la registrazione e il monitoraggio delle presenze per eventi importanti come le cerimonie di laurea.
Jessie mette in evidenza:"TimelyIl design moderno e la funzionalità hanno rappresentato una svolta per l'UHSP, migliorando l'utilizzo degli spazi, la comunicazione degli eventi e il coinvolgimento dell'intero campus."
In qualità di partner di fiducia, Timely fornisce una soluzione completa e robusta che semplifica le operazioni di eventi e sedi, potenziando al contempo gli sforzi di attivazione del campus. Con un sistema intuitivo e automatizzato, UHSP ha trasformato il modo in cui gli eventi vengono gestiti, promossi e vissuti nel campus.
Le principali vittorie per UHSP includono:
"Timely ha trasformato il modo in cui gestiamo eventi e sedi. Ci ha liberato tempo e ci ha permesso di concentrarci su ciò che conta di più: creare una comunità e fornire un servizio eccezionale."
Jessica Sauerwein, Responsabile eventi universitari, UHSP
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