4 ferramentas para otimizar a gestão de eventos em museus

Planejar um evento em um museu não é tarefa fácil. Ao contrário de concertos, festivais ou jantares privados, eventos em museus exigem precisão, estrutura e profundo respeito pela finalidade e pelo acervo do local. Da gestão da segurança e do fluxo de visitantes à coordenação de agendas para grupos ou excursões escolares, cada detalhe deve ser cuidadosamente controlado. Neste post, exploraremos 4 ferramentas que podem ajudar você a otimizar a gestão de eventos em museus.

I. Principais ferramentas para simplificar a gestão de eventos em museus

Quer você esteja organizando uma festa de gala, um programa educacional ou um dia em família, a margem de erro é pequena — e a eficiência é fundamental. Felizmente, os tempos modernos software de gestão de eventos para museus pode tornar essa tarefa complexa mais fácil do que nunca. Abaixo, destacamos quatro ferramentas poderosas projetadas para ajudar você a organizar eventos de museu de forma integrada e bem-sucedida.

1. Trello

Trello é um software gratuito de planejamento de projetos. Ele utiliza uma interface muito intuitiva para criar listas de tarefas para uma pessoa ou para uma organização inteira. Imagine começar o planejamento de um evento e fazer um brainstorming, anotando tudo o que precisa ser feito em um post-it e, em seguida, atribuindo cada post-it a uma pessoa do comitê de planejamento do evento. É isso que o Trello é, mas tudo online.

Os usuários poderão facilmente rastrear os projetos atribuídos a eles, movê-los de um estágio de conclusão para o próximo e ver como todos os outros membros da equipe estão realizando suas tarefas. Os gerentes de projeto podem supervisionar toda a operação e observar como o evento acontece.

2. asana

Asana é um software de gerenciamento de projetos gratuito (para pequenos eventos) que permite dividir projetos em sublistas e, ainda mais detalhadamente, em sub-sublistas. Há painéis que permitem ver o quanto de cada parte do projeto foi concluído. Além disso, você pode organizar e reorganizar constantemente os eventos do museu para garantir que, quando uma tarefa estiver concluída, a próxima possa começar. 

O Asana se divide no nível da pessoa, mostrando a cada membro da equipe do museu qual será sua função e quais tarefas eles precisam concluir quando. 

3. Clique em Atualizar

Clique para cima é uma ferramenta de planejamento de eventos de museu para quem aprende visualmente. Ela permite criar projetos, assim como o Asana e o Trello, mas oferece uma infinidade de visualizações diferentes através das quais você pode analisar as tarefas à medida que seu evento no museu se aproxima. Há listas, visualizações Kanban e até gráficos de Gantt disponíveis. Embora sejam um premium recurso para o software livre. 

O software oferece muitas visualizações, com um recurso de bate-papo que permite que os membros da equipe do museu falem sobre as tarefas individuais à medida que realizam cada uma delas. Ele também possui um recurso Doc, que é essencialmente um wiki que pode ser criado em torno de qualquer aspecto específico do projeto. 

A única desvantagem é que a curva de aprendizado com o ClickUp é um pouco íngreme. No entanto, uma vez que você pega o jeito, pode ajudar bastante o planejamento de eventos do seu museu.

4. Timely

Timely é o perfeito software de gestão de eventos para museus e galerias de arte. Ele permite que museus e galerias criem um belo calendário de eventos online em seu próprio site. Também automatiza diversas tarefas facilitando a promoção de eventos online. Por exemplo, postar eventos em mídias sociais e enviar newsletters de eventos futuros de forma automatizada. 

Além disso, Timely software de gestão de eventos para museus permite que você coletar RSVPs com vender ingressos para eventos. Estes podem ser pré-reservados ou adquiridos na porta. E tudo é mantido no mesmo sistema de contabilidade. 

Além disso, tudo pode ser personalizado para se parecer com a marca e o tom de voz do seu museu. Desde o logotipo, cores e fontes da marca, até ingressos para eventos e notificações por e-mail.  

Com toda essa tecnologia de eventos à sua disposição, com certeza você vai impressionar seus patronos e doadores. Também facilitará a participação deles em seus eventos. Para software de planejamento de eventos para museus, Timely é um must-have. 

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