4 ferramentas fáceis para gerenciamento de eventos em museus

A gestão de eventos em museus é difícil. De fato, planejar um evento em um museu é uma tarefa muito diferente de planejar um evento como um concerto, um jantar ou um festival.

Os museus, com poucas exceções, exigem que as coisas sejam bem gerenciadas. Geralmente há mais preocupações de segurança em um museu do que, digamos, em um casamento. E o tipo de evento que você está planejando é geralmente para um participante mais sofisticado do que uma orientação de calouros de faculdade ou um desfile. A realização de um evento em um museu exige que o evento seja preciso e livre de erros. Há pouco espaço para erros. Mesmo quando estamos falando de um museu infantil, as crianças costumam viajar com as escolas e precisam cumprir horários rígidos e disputas apertadas para que ninguém se perca. 

Mas existem programas de gerenciamento de eventos em museus que o ajudarão a superar essas dificuldades e tornar todo o processo muito mais tranquilo. Reunimos quatro softwares de planejamento de eventos para museus que podem ajudar seu evento a funcionar perfeitamente.

# 1. Trello

O Trello é um software gratuito de planejamento de projetos. Ele usa uma interface muito amigável para criar listas de tarefas para uma pessoa ou para uma organização inteira. Imagine começar o planejamento de um evento e fazer um brainstorming, escrever tudo o que precisa ser feito em um post-it e, em seguida, atribuir cada post-it a uma pessoa do comitê de planejamento do evento. Isso é o que o Trello é, mas é tudo online.

Os usuários poderão facilmente rastrear os projetos atribuídos a eles, movê-los de um estágio de conclusão para o próximo e ver como todos os outros membros da equipe estão realizando suas tarefas. Os gerentes de projeto podem supervisionar toda a operação e observar como o evento acontece.

# 2. Asana

O Asana é um software de gerenciamento de projetos gratuito (para pequenos eventos) e permite dividir os projetos em sublistas e ainda mais em subsublistas. Existem painéis que permitem ver quanto de cada parte do projeto está concluído. Além disso, você pode constantemente organizar e reorganizar os eventos do museu para garantir que, quando uma coisa for feita, a próxima possa começar. 

O Asana se divide no nível da pessoa, mostrando a cada membro da equipe do museu qual será sua função e quais tarefas eles precisam concluir quando. 

# 3. Clique para cima

ClickUp é uma ferramenta de planejamento de eventos de museus para os aprendizes visuais. Ele permite que você crie projetos, assim como o Asana e o Trello, mas oferece uma infinidade de visualizações diferentes através das quais você pode analisar as tarefas à medida que o evento do seu museu está chegando. Existem listas, visualizações Kanban e até gráficos de Gantt disponíveis. Embora sejam um recurso premium para o software livre. 

O software oferece muitas visualizações, com um recurso de bate-papo que permite que os membros da equipe do museu falem sobre as tarefas individuais à medida que realizam cada uma delas. Ele também possui um recurso Doc, que é essencialmente um wiki que pode ser criado em torno de qualquer aspecto específico do projeto. 

A única desvantagem é que a curva de aprendizado com o ClickUp é um pouco íngreme. No entanto, uma vez que você pega o jeito, pode ajudar bastante o planejamento de eventos do seu museu.

# 4. Timely

Timely é o perfeito software de gestão de eventos para museus e galerias de arte. Ele permite que museus e galerias criem um belo calendário de eventos online em seu próprio site. Também automatiza diversas tarefas facilitando a promoção de eventos online. Por exemplo, postar eventos em mídias sociais e enviar newsletters de eventos futuros de forma automatizada. 

Além disso, Timely software de gestão de eventos para museus permite que você coletar RSVPs e vender ingressos para eventos. Estes podem ser pré-reservados ou adquiridos na porta. E tudo é mantido no mesmo sistema de contabilidade. 

Além disso, tudo pode ser personalizado para se parecer com a marca e o tom de voz do seu museu. Desde o logotipo, cores e fontes da marca, até ingressos para eventos e notificações por e-mail.  

Com toda essa tecnologia de eventos à sua disposição, com certeza você vai impressionar seus patronos e doadores. Também facilitará a participação deles em seus eventos. Para software de planejamento de eventos para museus, Timely é um must-have. 

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