4 ferramentas para otimizar a gestão de eventos em museus

Planejar um evento em um museu não é tarefa fácil. Ao contrário de concertos, festivais ou jantares privados, eventos em museus exigem precisão, estrutura e profundo respeito pela finalidade e pelo acervo do local. Da gestão da segurança e do fluxo de visitantes à coordenação de agendas para grupos ou excursões escolares, cada detalhe deve ser cuidadosamente controlado. Neste post, exploraremos 4 ferramentas que podem ajudar você a otimizar a gestão de eventos em museus.

I. Principais ferramentas para simplificar a gestão de eventos em museus

Quer você esteja organizando uma festa de gala, um programa educacional ou um dia em família, a margem de erro é pequena — e a eficiência é fundamental. Felizmente, os tempos modernos software de gestão de eventos para museus pode tornar essa tarefa complexa mais fácil do que nunca. Abaixo, destacamos quatro ferramentas poderosas projetadas para ajudar você a organizar eventos de museu de forma integrada e bem-sucedida.

1. Trello

Trello é um software gratuito de planejamento de projetos. Ele utiliza uma interface muito intuitiva para criar listas de tarefas para uma pessoa ou para uma organização inteira. Imagine começar o planejamento de um evento e fazer um brainstorming, anotando tudo o que precisa ser feito em um post-it e, em seguida, atribuindo cada post-it a uma pessoa do comitê de planejamento do evento. É isso que o Trello é, mas tudo online.

Os usuários poderão facilmente rastrear os projetos atribuídos a eles, movê-los de um estágio de conclusão para o próximo e ver como todos os outros membros da equipe estão realizando suas tarefas. Os gerentes de projeto podem supervisionar toda a operação e observar como o evento acontece.

2. asana

Asana é um software de gerenciamento de projetos gratuito (para pequenos eventos) que permite dividir projetos em sublistas e, ainda mais detalhadamente, em sub-sublistas. Há painéis que permitem ver o quanto de cada parte do projeto foi concluído. Além disso, você pode organizar e reorganizar constantemente os eventos do museu para garantir que, quando uma tarefa estiver concluída, a próxima possa começar. 

O Asana se divide no nível da pessoa, mostrando a cada membro da equipe do museu qual será sua função e quais tarefas eles precisam concluir quando. 

3. Clique em Atualizar

Clique para cima é uma ferramenta de planejamento de eventos de museu para quem aprende visualmente. Ela permite criar projetos, assim como o Asana e o Trello, mas oferece uma infinidade de visualizações diferentes através das quais você pode analisar as tarefas à medida que seu evento no museu se aproxima. Há listas, visualizações Kanban e até gráficos de Gantt disponíveis. Embora sejam um premium recurso para o software livre. 

O software oferece muitas visualizações, com um recurso de bate-papo que permite que os membros da equipe do museu falem sobre as tarefas individuais à medida que realizam cada uma delas. Ele também possui um recurso Doc, que é essencialmente um wiki que pode ser criado em torno de qualquer aspecto específico do projeto. 

A única desvantagem é que a curva de aprendizado com o ClickUp é um pouco íngreme. No entanto, uma vez que você pega o jeito, pode ajudar bastante o planejamento de eventos do seu museu.

4. Timely

Timely é o perfeito software de gestão de eventos para museus e galerias de arte. Ele permite que museus e galerias criem um belo calendário de eventos online em seu próprio site. Também automatiza diversas tarefas facilitando a promoção de eventos online. Por exemplo, postar eventos em mídias sociais e enviar newsletters de eventos futuros de forma automatizada. 

Além disso, Timely software de gestão de eventos para museus permite que você coletar RSVPs e vender ingressos para eventos. Estes podem ser pré-reservados ou adquiridos na porta. E tudo é mantido no mesmo sistema de contabilidade. 

Além disso, tudo pode ser personalizado para se parecer com a marca e o tom de voz do seu museu. Desde o logotipo, cores e fontes da marca, até ingressos para eventos e notificações por e-mail.  

Com toda essa tecnologia de eventos à sua disposição, com certeza você vai impressionar seus patronos e doadores. Também facilitará a participação deles em seus eventos. Para software de planejamento de eventos para museus, Timely é um must-have. 

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