Estudo de caso: Universidade de Ciências da Saúde e Farmácia (UHSP)
Veja como Timely gerenciamento de eventos simplificado para a University of Health Sciences & Pharmacy (UHSP) em St. Louis. Nossa solução aprimorou os fluxos de trabalho e o engajamento da comunidade para 300 eventos mensais no campus, gerenciando 100 espaços reserváveis e 150 remetentes ativos.
PERFIL DO CLIENTE
O Universidade de Ciências da Saúde e Farmácia (UHSP), fundada em 1864, é uma distinta instituição privada em St. Louis, Missouri. A UHSP tem uma longa história de preparação de alunos para carreiras de sucesso em farmácia, ciências da saúde e liderança em assistência médica.
Além do meio acadêmico, a UHSP é um centro dinâmico para aproximadamente 300 eventos mensais organizados por mais de 150 organizadores. Esses eventos, incluindo simpósios, feiras de carreiras, conferências de pesquisa e encontros educacionais, reúnem estudantes, professores, ex-alunos e profissionais de saúde.
A universidade oferece mais de 100 espaços reserváveis para dar suporte a essas atividades. Salas de aula, bibliotecas, refeitórios, ginásios, laboratórios e dormitórios servem como locais para eventos acadêmicos e extracurriculares.
Para saber como o UHSP gerencia esse cenário dinâmico de eventos, conversamos com Jessie Sauerwein, Gerente de Eventos Universitários. Este post irá explorar como o UHSP usa Timely's Software de gerenciamento de local para otimizar fluxos de trabalho, melhorar a colaboração e maximizar o engajamento em todo o campus.
Sobre Jessie Sauerwein – Maestro de Eventos da UHSP
DESAFIOS
Com seu sistema anterior quase obsoleto, a UHSP precisava de uma solução moderna e escalável para otimizar o agendamento de eventos, a alocação de salas de aula e as reservas de locais em todo o campus.
Dado o tamanho da universidade, o novo sistema tinha que ser amigável ao usuário e capaz de gerenciar vários espaços para eventos e lidar com reservas complexas e recorrentes para aulas e eventos especiais. O sistema também tinha que evitar conflitos de agendamento marcando automaticamente salas como indisponíveis.
Além do agendamento, a Universidade queria um fluxo de trabalho simplificado com formulários de admissão personalizáveis, aprovações manuais e notificações de e-mail automatizadas para manter todos informados. A capacidade de solicitar recursos e serviços, como equipamentos de AV e buffet, durante o processo de reserva também era importante.
Os sistemas anteriores de eventos e locais da universidade não eram integrados, e o sistema antigo não tinha apelo visual nem recursos amigáveis ao usuário. Isso dificultava que o corpo docente e a equipe enviassem eventos, e que os participantes os encontrassem devido à falta de opções de filtragem e pesquisa.
Além disso, os boletins informativos de eventos tinham que ser criados manualmente, e os eventos com ingressos eram gerenciados por meio de software separado. Esse sistema desarticulado levou à confusão dentro da comunidade universitária e a um tempo significativo gasto no atendimento de consultas.
Em suma, antes de adotar TimelyCom o software da 's, a UHSP enfrentou inúmeros desafios no gerenciamento de seus eventos, incluindo:
“Exploramos várias outras opções, mas Timely destacou-se por sua acessibilidade, design elegante e integração perfeita do boletim informativo, calendário público e processo de envio de eventos e fluxo de trabalho de aprovação fáceis de usar."
Jessica Sauerwein, gerente de eventos universitários, UHSP
SOLUÇÃO
Garanta uma transição de software perfeita
Com a ajuda de Timely'S Equipe de serviços profissionaisA UHSP implementou e lançou o sistema em três meses, incluindo configuração de conta, migração de dados e treinamento de usuários, garantindo uma transição tranquila e adoção total.
Centralize o gerenciamento de recursos e locais
Ferramentas de reserva personalizáveis deram à UHSP uma visão clara e organizada de todos os espaços e recursos disponíveis. O processo simplificado de solicitação e aprovação de locação de local eliminou reservas duplicadas e melhorou a utilização do espaço.
Melhorar a comunicação
Com mais de 150 organizadores de eventos e partes interessadas, Timely coordenação simplificada entre departamentos. Notificações automatizadas e uma plataforma intuitiva reduziram a falta de comunicação e melhoraram a logística do evento.
Aumentar a participação em eventos
Um centro de eventos centralizado melhorou a promoção e a visibilidade. Timelycalendário interativo, automação e rferramentas de registro tornou os eventos mais fáceis de encontrar e participar, fortalecendo o engajamento no campus.
Confira o incrível portal de reservas de espaços da UHSP!
RESULTADOS
Desde a adoção TimelySoftware de gerenciamento de eventos e locais, o UHSP revolucionou o gerenciamento de espaços, o planejamento de eventos e a promoção, tornando os processos mais eficientes e integrados.
Automação inteligente, ferramentas intuitivas e suporte dedicado garantir que todos os eventos, desde palestras até formaturas, sejam organizados, eficientes e sem complicações.
O simplificado processo de envio de eventos permite que professores e funcionários enviem solicitações de reserva de espaço corretamente, reduzindo erros e consultas. Com um sistema mais intuitivo, aprovações de eventos agora são mais rápidos e confiáveis. O UHSP também aprimorou o gerenciamento de recursos usando campos personalizados para rastrear recursos relacionados a eventos de forma mais eficaz.
O envolvimento em todo o campus cresceu com uma calendário visualmente atraente apresentando imagens, melhorando a visibilidade e a participação do evento. Boletins informativos automatizados e notificações de eventos reduziram significativamente a carga de trabalho manual, liberando tempo para os organizadores de eventos. Ferramentas de emissão de bilhetes integradas simplifique o registro e o controle de presença em grandes eventos, como formaturas.
Destaques de Jessie:"TimelyO design moderno e a funcionalidade do foram um divisor de águas para a UHSP, melhorando a utilização do espaço, a comunicação do evento e o envolvimento de todo o campus."
Como um parceiro de confiança, Timely fornece uma solução robusta e completa que simplifica as operações de eventos e locais, ao mesmo tempo em que impulsiona os esforços de ativação do campus. Com um sistema intuitivo e automatizado, a UHSP transformou a maneira como os eventos são gerenciados, promovidos e vivenciados no campus.
As principais vitórias do UHSP incluem:
"Timely transformou a maneira como gerenciamos eventos e locais. Ele liberou nosso tempo e nos permitiu focar no que mais importa: construir uma comunidade e fornecer um serviço excepcional.”
Jessica Sauerwein, gerente de eventos universitários, UHSP
