6 problemas e soluções comuns de planejamento de eventos

Os problemas de planejamento de eventos são um resultado natural do planejamento de eventos. Sempre haverá problemas, alguns pequenos e outros grandes. A questão é descobrir o que você pode fazer para mitigar os grandes problemas e suavizar os pequenos problemas e, eventualmente, você estará gerenciando eventos como um profissional. 

Aqui estão alguns dos maiores problemas e soluções de planejamento de eventos que vimos ao estarmos na vanguarda das questões contemporâneas no gerenciamento de eventos. 

#1. Gastar demais é um grande problema de planejamento de eventos: veja como gerenciá-lo

O orçamento para um evento que você está planejando talvez seja o maior desafio que você enfrentará. Parece que quase todos os eventos, exceto os maiores eventos planejados para grandes reuniões profissionais, vão lutar para conseguir a quantia de dinheiro necessária para fazer todas as coisas que desejam. Vai ser uma luta constante juntar alguns centavos aqui para poder gastar um pouco ali. 

Existem muitas ferramentas de gerenciamento de dinheiro que você pode usar para evitar problemas de planejamento de eventos, mas recomendamos duas coisas: primeiro, recomendamos que você tenha uma pessoa em seu comitê - de preferência uma pessoa e pelo menos um ou dois assistentes (ou mais dependendo do tamanho do evento) quem é o único responsável pelo orçamento. Eles administram o dinheiro, controlam os cordões da bolsa e todas as despesas passam por eles.

O segundo método que recomendamos é usar um software de gerenciamento de eventos que lhe permitirá mais facilmente aceitar dinheiro de seus participantes e, para isso, recomendamos TimelySoftware de ingressos para eventos e software de reserva de eventos. Essas plataformas de software sincronizam com todos os Timelye eles vão tirar o estresse de emissão de bilhetes, registro, reserva de locais e colocar todo o seu dinheiro recebido onde deveria estar.

#2. Não acompanhar seu cronograma de planejamento (e suas mudanças) é um problema de planejamento de eventos: aqui está uma solução

O cronograma de planejamento do evento será algo que você definirá (supostamente em pedra) e que continuará a mudar para sempre à medida que problemas e mudanças de cronograma e crises surgirem e você começar a apagar incêndios. Este é o problema do planejamento de eventos: o cronograma de planejamento nunca é tão definido quanto você gostaria que fosse. 

A solução para isso é TimelySoftware de calendário de eventos, que é especialista em resolver problemas no setor de gerenciamento de eventos por meio de interfaces limpas e fáceis de usar que levarão seu projeto adiante, cumprindo marco após marco à medida que você se aproxima do momento do evento. Você pode definir notificações de calendário como “Último dia para se registrar!” e “Último dia para preços antecipados!” para encorajar as pessoas a prestar atenção ao calendário e garantir que não percam nenhum prazo importante - para que não se tornem problemas de planejamento de eventos.

#3. Não ter planos de backup é um problema de planejamento de eventos: o que você precisa fazer para estar preparado

Se o problema é que você está esperando o início de um evento ao ar livre e, de repente, ocorre uma tempestade com raios, fazendo com que todos procurem abrigo, ou se o problema é que você reservou um salão de baile que simplesmente não é grande o suficiente para acomodar todos os participantes que se inscreveram na noite anterior ao evento, você precisa ter planos de backup para evitar problemas de planejamento de eventos. 

Estar preparado significa que você pensou em todas as contingências (e pode ter certeza de que haverá ALGUMA COISA que você esquecerá) e que tem planos alternativos para acomodar as mudanças. Você pode não conseguir fazer nada a respeito de raios em um evento ao ar livre, mas pode estar preparado com ponchos de plástico para manter as pessoas relativamente secas durante a chuva. Você pode não ter o salão de baile do tamanho certo, mas poderia colocá-lo em seu contrato com o hotel que pode ser expandido em caso de necessidade.

#4. Não ter uma equipe profissional é um problema de planejamento de eventos: como obtê-los?

Dependendo do tipo de evento que você está planejando, ter uma equipe profissional de planejamento de eventos pode não ser apenas conveniente, mas também uma necessidade. Se você trabalha para uma grande empresa que organiza eventos regularmente, pode muito bem haver uma equipe de planejamento de eventos que faz isso dia após dia. Mas se não o fizer, tenha certeza de que existem profissionais de planejamento de eventos que trabalham como freelancers e estão disponíveis para garantir que seu evento ocorra sem problemas. 

Pense nessas pessoas como os planejadores do casamento do seu evento. Você pode nunca precisar deles mais de uma vez, mas quando precisa deles, eles são incrivelmente úteis para fazer as coisas porque sabem mais do que você - eles fazem isso todos os dias.

#5. Não ter um software de gerenciamento de eventos estruturado é um problema de planejamento de eventos: aqui está uma solução

Existem muitos softwares de gerenciamento de eventos projetados para tornar os problemas de planejamento de eventos uma coisa do passado. Mas o maior problema com a maioria deles é que eles não são integrados e oferecem apenas uma solução para um problema. Pode haver um software de emissão de bilhetes - que funciona muito bem como um software de emissão de bilhetes - mas que não se integra ao seu sistema de calendário e ao seu sistema de reservas. Ter um software de gerenciamento de eventos completo é a solução para seus problemas de planejamento de eventos. (Dica: recomendamos Timely.)

#6. Não pensar nas pequenas coisas é um problema de planejamento de eventos: veja como você se lembra delas

Nas primeiras reuniões de planejamento de eventos, você precisa reunir todos em sua equipe, desde o organizador de eventos profissional contratado até o funcionário voluntário de relações com a equipe, para entrar em uma sala e pensar em tudo o que precisa ser feito. Haverá mesas e cadeiras suficientes? Quem vai colocar essas mesas e cadeiras e quanto tempo vai demorar? Haverá tempo (e espaço) para minieventos de networking entre as sessões? Como eles serão facilitados? Como todos conseguirão sua comida? Quem vai disputar os artistas?

Todas essas coisas são essenciais, e ter um profissional de planejamento de eventos na equipe ajudará você a pensar em coisas que não havia considerado antes, mas a verdadeira chave é reunir todos e conversar sobre os problemas de planejamento de eventos, sem deixar pedra sobre pedra . Anote tudo e designe alguém para cada item. Responsabilize as pessoas e faça o acompanhamento.

Conclusão

Estes são apenas alguns dos problemas de planejamento de eventos que você pode enfrentar com os problemas atuais em eventos. Questões contemporâneas no gerenciamento de eventos são um tópico importante que está sendo discutido em todas as organizações, grandes e pequenas, e você precisa garantir que seu evento esteja de acordo com os altos padrões que seus convidados esperam. 

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