Estudo de caso: Universidade de Ciências da Saúde e Farmácia (UHSP)

O Universidade de Ciências da Saúde e Farmácia (UHSP), fundada em 1864, é uma distinta instituição privada em St. Louis, Missouri. A UHSP tem uma longa história de preparação de alunos para carreiras de sucesso em farmácia, ciências da saúde e liderança em assistência médica.

Além do meio acadêmico, a UHSP é um centro dinâmico para aproximadamente 300 eventos mensais organizados por mais de 150 organizadores. Esses eventos, incluindo simpósios, feiras de carreiras, conferências de pesquisa e encontros educacionais, reúnem estudantes, professores, ex-alunos e profissionais de saúde.

A universidade oferece mais de 100 espaços reserváveis para dar suporte a essas atividades. Salas de aula, bibliotecas, refeitórios, ginásios, laboratórios e dormitórios servem como locais para eventos acadêmicos e extracurriculares.

Para saber como o UHSP gerencia esse cenário dinâmico de eventos, conversamos com Jessie Sauerwein, Gerente de Eventos Universitários. Este post irá explorar como o UHSP usa Timely's Software de gerenciamento de local para otimizar fluxos de trabalho, melhorar a colaboração e maximizar o engajamento em todo o campus.

Com seu sistema anterior quase obsoleto, a UHSP precisava de uma solução moderna e escalável para otimizar o agendamento de eventos, a alocação de salas de aula e as reservas de locais em todo o campus.

Dado o tamanho da universidade, o novo sistema tinha que ser amigável ao usuário e capaz de gerenciar vários espaços para eventos e lidar com reservas complexas e recorrentes para aulas e eventos especiais. O sistema também tinha que evitar conflitos de agendamento marcando automaticamente salas como indisponíveis.

Além do agendamento, a Universidade queria um fluxo de trabalho simplificado com formulários de admissão personalizáveis, aprovações manuais e notificações de e-mail automatizadas para manter todos informados. A capacidade de solicitar recursos e serviços, como equipamentos de AV e buffet, durante o processo de reserva também era importante.

Os sistemas anteriores de eventos e locais da universidade não eram integrados, e o sistema antigo não tinha apelo visual nem recursos amigáveis ​​ao usuário. Isso dificultava que o corpo docente e a equipe enviassem eventos, e que os participantes os encontrassem devido à falta de opções de filtragem e pesquisa.

Além disso, os boletins informativos de eventos tinham que ser criados manualmente, e os eventos com ingressos eram gerenciados por meio de software separado. Esse sistema desarticulado levou à confusão dentro da comunidade universitária e a um tempo significativo gasto no atendimento de consultas.