Estudo de caso: Universidade de Ciências da Saúde e Farmácia (UHSP)

A Universidade de Ciências da Saúde e Farmácia (UHSP), fundada em 1864, é uma distinta instituição privada em St. Louis, Missouri. A UHSP tem uma longa história de preparação de alunos para carreiras de sucesso em farmácia, ciências da saúde e liderança em assistência médica.

Além do meio acadêmico, a UHSP é um centro dinâmico para aproximadamente 300 eventos mensais organizados por mais de 150 organizadores. Esses eventos, incluindo simpósios, feiras de carreiras, conferências de pesquisa e encontros educacionais, reúnem estudantes, professores, ex-alunos e profissionais de saúde.

A universidade oferece mais de 100 espaços reserváveis para dar suporte a essas atividades. Salas de aula, bibliotecas, refeitórios, ginásios, laboratórios e dormitórios servem como locais para eventos acadêmicos e extracurriculares.

Para saber como o UHSP gerencia esse cenário dinâmico de eventos, conversamos com Jessie Sauerwein, Gerente de Eventos Universitários. Este post irá explorar como o UHSP usa Timely's Software de gerenciamento de local para otimizar fluxos de trabalho, melhorar a colaboração e maximizar o engajamento em todo o campus.

Com seu sistema anterior quase obsoleto, a UHSP precisava de uma solução moderna e escalável para otimizar o agendamento de eventos, a alocação de salas de aula e as reservas de locais em todo o campus.

Dado o tamanho da universidade, o novo sistema tinha que ser amigável ao usuário e capaz de gerenciar vários espaços para eventos e lidar com reservas complexas e recorrentes para aulas e eventos especiais. O sistema também tinha que evitar conflitos de agendamento marcando automaticamente salas como indisponíveis.

Além do agendamento, a Universidade queria um fluxo de trabalho simplificado com formulários de admissão personalizáveis, aprovações manuais e notificações de e-mail automatizadas para manter todos informados. A capacidade de solicitar recursos e serviços, como equipamentos de AV e buffet, durante o processo de reserva também era importante.

Os sistemas anteriores de eventos e locais da universidade não eram integrados, e o sistema antigo não tinha apelo visual nem recursos amigáveis ​​ao usuário. Isso dificultava que o corpo docente e a equipe enviassem eventos, e que os participantes os encontrassem devido à falta de opções de filtragem e pesquisa.

Além disso, os boletins informativos de eventos tinham que ser criados manualmente, e os eventos com ingressos eram gerenciados por meio de software separado. Esse sistema desarticulado levou à confusão dentro da comunidade universitária e a um tempo significativo gasto no atendimento de consultas.

Desde a adoção TimelySoftware de gerenciamento de eventos e locais, o UHSP revolucionou o gerenciamento de espaços, o planejamento de eventos e a promoção, tornando os processos mais eficientes e integrados.

Automação inteligente, ferramentas intuitivas e suporte dedicado garantir que todos os eventos, desde palestras até formaturas, sejam organizados, eficientes e sem complicações.

O simplificado processo de envio de eventos permite que professores e funcionários enviem solicitações de reserva de espaço corretamente, reduzindo erros e consultas. Com um sistema mais intuitivo, aprovações de eventos agora são mais rápidos e confiáveis. O UHSP também aprimorou o gerenciamento de recursos usando campos personalizados para rastrear recursos relacionados a eventos de forma mais eficaz.

O envolvimento em todo o campus cresceu com uma calendário visualmente atraente apresentando imagens, melhorando a visibilidade e a participação do evento. Boletins informativos automatizados e notificações de eventos reduziram significativamente a carga de trabalho manual, liberando tempo para os organizadores de eventos. Ferramentas de emissão de bilhetes integradas simplifique o registro e o controle de presença em grandes eventos, como formaturas.

Destaques de Jessie:"TimelyO design moderno e a funcionalidade do foram um divisor de águas para a UHSP, melhorando a utilização do espaço, a comunicação do evento e o envolvimento de todo o campus."

Como um parceiro de confiança, Timely fornece uma solução robusta e completa que simplifica as operações de eventos e locais, ao mesmo tempo em que impulsiona os esforços de ativação do campus. Com um sistema intuitivo e automatizado, a UHSP transformou a maneira como os eventos são gerenciados, promovidos e vivenciados no campus.

As principais vitórias do UHSP incluem: