Glossário de Planejamento de Eventos: Principais Termos e Terminologia do Evento

Com a terminologia de planejamento de eventos em constante mudança, pode ser difícil para os profissionais se manterem atualizados sobre as novas palavras-chave e termos. Para garantir que você esteja a par de todas as definições e jargões da área de eventos, compilamos um glossário completo com os termos essenciais usados ​​no setor. Mantenha esta lista de termos e terminologia de eventos sempre à mão e você estará preparado para quaisquer tendências ou inovações que o futuro possa trazer. 

Este post aborda as principais definições de planejamento de eventos, incluindo:

• Programa
• Participante (e sinônimos)
• Ordem de Serviço para Eventos de Banquete (também conhecida como BEO)
• Faça o orçamento
• Catering
• Evento (e outros nomes para eventos)
• Organizador de Eventos (e palavras semelhantes)
• Planejamento de eventos (e sinônimos)
• Local do evento
• Orador principal

I. Termos e Terminologia Chave do Evento

Para ajudar você a entender melhor os sinônimos e a terminologia usada atualmente em eventos, criamos este glossário de planejamento de eventos para que você fique por dentro de todas as principais definições utilizadas no setor. Confira! Se precisar de outro nome para eventos, procure a seção de sinônimos abaixo de cada entrada.

Programa 

Agenda é um termo de planejamento de eventos usado para descrever um cronograma detalhado que define o fluxo e o tempo de um evento. Próximos passos, reuniões, decisões e itinerários provavelmente estarão na agenda de um evento. Sinônimos (outro nome para agenda): programa, cronograma, roteiro do evento.

Participante

Um participante é qualquer pessoa que participa ou comparece a um evento. Sinônimos de participantes: convidados, presentes, patrocinadores, delegados.

Lista de participantes

A lista de participantes é uma relação de todos os presentes em um evento. Ela serve como um recurso valioso para qualquer organizador de eventos, permitindo identificar com precisão, com antecedência, quem estará presente, proporcionando ampla oportunidade para um planejamento eficaz.

Eventos B2B

B2B, também chamado de Business to Business, não é um termo de evento específico, pois se aplica a todos os setores. É usado para descrever a relação entre duas empresas ou negócios. Na indústria de eventos, é usado para descrever eventos planejados para criar parcerias ou vender produtos para outras empresas.

Eventos B2C

B2C, ou Business to Consumer (Empresa para Consumidor), é o termo usado para descrever a relação entre uma empresa e seus clientes e consumidores. No setor de eventos, é usado para descrever eventos focados no relacionamento com o consumidor e em vendas.

Pedido de Evento de Banquete (BEO)

A Ordem do evento de banquete É um termo técnico de planejamento de eventos que se refere a um documento abrangente que descreve todos os detalhes específicos, cronogramas e instruções sobre como e quando um banquete ocorrerá em um determinado local. Ele serve como uma ferramenta de comunicação essencial entre os organizadores do evento e a equipe do local, garantindo que todos os aspectos do evento ocorram sem problemas.

Branding 

O logotipo de uma empresa, a forma de expressão, os princípios que defende e a geografia em que se baseia, combinam-se para destacar sua distinção e permitir que ela se destaque da concorrência. O branding é uma ferramenta importante para qualquer organização estabelecer autoridade, incluindo empresas de eventos.

Faça o orçamento 

Orçamento é o termo usado no planejamento de eventos para medir o tempo e o dinheiro totais que uma empresa tem disponíveis para investir em um projeto ou evento. É uma das partes mais importantes do planejamento e gerenciamento de eventos.

Catering

Catering significa o fornecimento de comida e bebida em um evento social ou outra reunião, geralmente como um serviço profissional. Outro termo para catering é serviço de alimentação, atendimento em eventos ou serviço de catering. 

Briefing do cliente

O Briefing do Cliente é o documento inicial que descreve as necessidades, objetivos e expectativas do cliente para um evento. Ele serve como base para o processo de planejamento, registrando detalhes importantes como a finalidade do evento, o público-alvo, o orçamento, os resultados desejados e quaisquer requisitos específicos. 

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CRM (Customer Relationship Management) 

CRM é um sistema que armazena dados e informações de clientes para melhorar o relacionamento e os serviços. Decidimos adicioná-lo ao nosso glossário de planejamento de eventos porque é utilizado por muitas empresas do setor. Profissionais de eventos usam CRMs para interagir com os participantes, entender suas preferências e personalizar suas ofertas de eventos.

Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) 

Diversidade, equidade e inclusão são valores mantidos por organizações que desejam apoiar um grupo diversificado de pessoas, incluindo pessoas de diferentes raças, etnias, religiões, habilidades, gêneros e orientação sexual. As estratégias DEI podem ser usadas para planejar eventos acessíveis e promover a diversidade. 

Ingressos antecipados

Ingressos antecipados são ingressos com desconto liberados para pré-venda que expiram antes do início das vendas dos ingressos regulares. Seu objetivo é encorajar o público a se comprometer com o evento desde o início e gerar entusiasmo sobre o evento.

E-mail Marketing

O Email Marketing é uma excelente maneira de manter seu público atualizado sobre as novidades e eventos interessantes que estão por vir. Você pode usar essa estratégia criando um envolvente newsletter e compartilhar informações relevantes sobre seus próximos eventos para alcançar um público mais amplo.

Evento

Um evento é uma ocasião ou celebração especial planejada. Os eventos podem ser grandes ou pequenos, privados ou públicos, presenciais, híbridos ou virtuais. Exemplos de eventos incluem festas, festivais, shows, exposições e conferências. Outros nomes para evento: ocasião, função, reunião, acontecimento. Se você procura um nome mais comum para eventos, experimente reuniões, funções ou ocasiões.

Reserva de Eventos

Reserva de eventos é o processo no qual um indivíduo organiza a reserva de um local em um evento. Se o evento for gratuito, é necessário se registrar ou RSVP para o evento. Se o evento for pago, é preciso pagar a entrada mediante a compra de ingresso. A reserva do evento pode acontecer antes do evento ou no local. Os planejadores de eventos geralmente usam Software de Reserva de Eventos Para facilitar a coleta de confirmações de presença e a venda de ingressos. Outra palavra para agendamento de eventos é reserva de eventos. 

Calendário de Eventos

Um calendário de eventos é uma ferramenta essencial para se manter organizado e exibir uma lista dos próximos eventos. Um calendário de eventos é uma coleção de páginas de eventos individuais. O seu principal objetivo é a promoção de eventos, mas também pode ser utilizado para recolher inscrições em eventos e vender bilhetes online. Normalmente, os promotores de eventos utilizam Software de Calendário de Eventos para promover eventos com mais eficiência. Outra palavra para calendário de eventos é lista de eventos ou lista de eventos.

Indústria de Eventos

O setor de eventos engloba todos os profissionais, organizações e serviços envolvidos no planejamento, produção, gestão e... promovendo eventos de todos os tipos e tamanhos. O setor reúne uma ampla gama de funções, como planejadores de eventos, gerentes de espaços, profissionais de marketing, fornecedores de alimentos, designers e provedores de tecnologiaJuntos, eles criam experiências significativas, envolventes e bem coordenadas. 

Ciclo de vida do evento

O termo planejamento de eventos refere-se à sequência completa de etapas envolvidas na criação e realização de um evento: concepção, planejamento, promoção, execução e avaliação.

Gestão de Eventos

Gestão de Eventos é o procedimento sistemático de criação e desenvolvimento, organização e realização de eventos de pequena a grande escala. Normalmente, os profissionais de eventos usam Software de gerenciamento de eventos para facilitar o planejamento e organização de eventos. Outra palavra para gerenciamento de eventos é administração de eventos ou coordenação de eventos. 

Marketing de Eventos 

Marketing de Eventos é um tipo de estratégia de marketing para promover eventos. Por exemplo, usando mídias sociais, anúncios, boletins informativos e influenciadores digitais. É comum que planejadores de eventos usem Software de marketing de eventos para ajudá-los a promover e distribuir eventos de forma mais eficaz.

Objetivo do Evento

Este termo de planejamento de eventos significa o propósito ou resultado desejado de um evento.

Página ou site do evento

As páginas e sites de eventos fornecem os detalhes que os potenciais participantes precisam para tomar decisões informadas sobre a participação em um evento. Cada página de evento consiste em elementos essenciais, incluindo uma breve descrição, imagens, data e horário, local e informações sobre os ingressos. 

Organizador de Eventos

Um planejador de eventos é um profissional responsável por organizar e executar eventos, supervisionando tudo, desde a seleção de locais e contratação de buffets até a coordenação com fornecedores para garantir uma experiência perfeita. Sinônimos para planejador de eventos incluem organizador de eventos, coordenador de eventos e gerente de eventos ou, mais amplamente, profissional de eventos. Os planejadores de eventos são especializados em vários tipos de eventos, incluindo reuniões corporativas, casamentos, feiras comerciais, festivais e encontros sociais. Existem muitos carreiras de planejamento de eventos que oferecem oportunidades interessantes no dinâmico setor de eventos.

Planejamento de Eventos

Planejamento de Eventos Planejamento de eventos é um termo fundamental em nosso glossário. Consiste em coordenar cada detalhe de um projeto, como uma reunião, convenção, feira comercial, cerimônia, atividade de integração de equipe ou festa. O planejamento de eventos inclui orçamento, definição de cronogramas, seleção e reserva de locais, obtenção de licenças, planejamento de alimentação, coordenação de transporte, desenvolvimento de um tema, organização de atividades, seleção de palestrantes e oradores principais, providências com equipamentos e instalações, gerenciamento de riscos e desenvolvimento de planos de contingência. Outro termo para planejamento de eventos é orquestração ou organização de eventos.   

Contrato de Planejamento de Eventos

Um contrato de planejador de eventos é um acordo formal entre um planejador de eventos e seu cliente, descrevendo os serviços a serem fornecidos, cronogramas, termos de pagamento e outros detalhes importantes. Ele ajuda a garantir clareza e proteger ambas as partes durante todo o processo de planejamento. É uma prática recomendada para organizadores de eventos usar um padrão modelo de contrato de planejador de eventos, garantindo consistência nas operações comerciais, minimizando riscos e protegendo todas as partes envolvidas.

Registro de Eventos

O Registro de Evento é o processo no qual um indivíduo cede seus dados em troca de um crachá ou ingresso para que possa participar de um evento. Pode acontecer antes do evento ou no local. Os organizadores de eventos usam Software de Registro de Eventos para ajudá-los a coletar inscrições para eventos. Sinônimos para inscrição em eventos incluem inscrição em eventos, registro ou escalação.

Patrocinador do Evento 

Patrocinadores do Evento São pessoas ou empresas que patrocinam eventos em troca de publicidade. Além disso, é uma prática muito comum promover novos negócios ou aqueles relacionados a nichos de eventos específicos (jogos, filmes, cursos, etc.).

Ticketing de Eventos

A emissão de ingressos para eventos é o processo de compra de um ingresso ou pagamento de uma taxa de inscrição para um evento. Normalmente, os planejadores de eventos usam Software de emissão de bilhetes para eventos para ajudá-los a vender ingressos para eventos. Outro termo para venda de ingressos para eventos: compra de passes ou entradas. Os sistemas modernos de venda de ingressos geralmente incluem ingressos eletrônicos e entrada por código QR.

Local do evento

Local é onde os eventos acontecem. Pode ser um local físico, virtual ou híbrido.

Planta

Em termos simples, uma planta baixa é um diagrama em escala que mostra a disposição de um espaço para eventos, incluindo assentos, palco e equipamentos.

Gamificação 

Em eventos, a gamificação refere-se ao uso de elementos lúdicos para promover a interação entre os participantes, tornando a experiência mais agradável. Além disso, placares de líderes, distintivos e desafios são exemplos de gamificação que podem ser utilizados em eventos.

Evento híbrido

Eventos híbridos são eventos que acontecem tanto presencialmente quanto online. Eles unem a experiência física tradicional a uma experiência digital adicional. Considere, por exemplo, um show presencial, com a mesma experiência disponível para o público online. Por fim, ofereça gravações sob demanda para ampliar o alcance.

Evento Pessoal

Um evento presencial é um evento ao vivo que acontece em um local físico designado. Os eventos presenciais oferecem experiências únicas e imersivas para os convidados. 

Orador principal

Um palestrante principal é o orador de destaque em um evento, responsável por definir o tom ou tema do programa ou da conferência.

Transmissão ao vivo 

Embora a transmissão ao vivo não esteja exclusivamente relacionada a eventos, nós a incluímos em nosso glossário de planejamento de eventos devido ao seu aumento de popularidade desde a pandemia. Transmissão ao vivo refere-se à transmissão em tempo real de um evento ao vivo — seja ele presencial ou digital — pela internet, permitindo que os espectadores participem de qualquer lugar enquanto o evento acontece.

Mestre de Cerimônias (MC)

Um mestre de cerimônias, ou MC, é um termo técnico usado em planejamento de eventos para se referir à pessoa que recepciona as pessoas em um evento. Portanto, ele é responsável por manter o evento organizado e animado.

Eventos para membros

Eventos para membros São encontros ou programas concebidos especificamente para os membros de uma organização. Esses eventos costumam aparecer em guias de planejamento de eventos porque fortalecem o engajamento, constroem comunidade e agregam valor aos programas de membros. 

Registro no local 

Inscrição no local significa que os participantes em potencial só podem se inscrever para o evento pessoalmente no local, em vez de se registrar on-line.

Retoque de fotos

O retoque de fotos pode transformar as fotos do seu evento em memórias deslumbrantes e polidas. Seja removendo imperfeições, ajustando a iluminação ou aprimorando detalhes, o retoque profissional garante que cada imagem capture melhor o momento. Por exemplo, retoque de fotos de casamento pode realçar a beleza natural do casal, refinar fotos de grupo e criar um álbum coeso e impecável que reflita as emoções e os destaques do dia.

Ponto de Venda (POS)

Um sistema de Ponto de Venda (PDV) é a tecnologia utilizada para processar pagamentos e gerenciar transações durante eventos. Na terminologia de planejamento de eventos, os sistemas de PDV ajudam os organizadores a vender ingressos, mercadorias, alimentos ou serviços no local, utilizando ferramentas como leitores de cartão, tablets ou caixas registradoras. Esses sistemas também oferecem suporte ao controle de estoque, relatórios de vendas em tempo real e processamento seguro de pagamentos. 

Perguntas e respostas (perguntas e respostas) 

Sessão de Perguntas e Respostas (Q&A) é um termo usado em diversas situações, não apenas em eventos. Decidimos incluí-lo neste glossário de planejamento de eventos por ser uma prática muito comum, especialmente em eventos educacionais, como seminários e palestras. Em termos simples, a sessão de Q&A é um período reservado ao final do evento para responder às perguntas da plateia.

Retorno sobre o evento (ROE) 

O Return On Event mede o impacto total do evento nos negócios. Por exemplo, como o evento auxiliou os negócios growth, autoridade da marca, etc.

Retorno sobre Investimento (ROI) 

O Retorno sobre o Investimento (ROI) mede o sucesso financeiro de um evento em relação aos seus custos. Ele pode determinar se a equipe responsável pelo evento o executou dentro do orçamento e se a empresa alcançou seus objetivos.

Público-Alvo

Este termo de planejamento de eventos se refere ao grupo específico de pessoas que um evento visa atrair. Identificar o público-alvo ajuda a orientar as decisões sobre programação, marketing, comunicação, seleção do local e objetivos gerais do evento. Além disso, compreender seus interesses, dados demográficos e necessidades garante que o evento ofereça valor relevante e promova um engajamento significativo.

Ticket

Um Ingresso, ou eTicket, é um documento essencial que fornece ao destinatário a permissão para participar do evento.

Vendedor

Um fornecedor é uma empresa ou pessoa física que oferece produtos ou serviços essenciais para o evento, como suporte audiovisual, decoração, buffet, entretenimento, aluguel de equipamentos ou transporte. Além disso, os fornecedores desempenham um papel fundamental ao ajudar os organizadores a concretizar a visão do evento e garantir uma experiência tranquila e bem coordenada.

Evento Virtual

Eventos virtuais são eventos online e, portanto, não possuem um local físico. Por isso, geralmente requerem serviços de streaming ou tecnologia de videoconferência, que oferecem uma maneira simples e conveniente para os organizadores interagirem com seu público. 

Lista de espera

Lista de espera É uma ferramenta que ajuda a manter os potenciais participantes informados sobre a disponibilidade de ingressos para um determinado evento. Assim que uma vaga fica disponível, os interessados ​​são notificados e podem se inscrever. Dica: habilite a liberação automática de ingressos devolvidos para a próxima pessoa na fila.

Orientação

Essa palavra-chave de planejamento de eventos se refere à sinalização, mapas e ferramentas de orientação que ajudam os participantes a se locomoverem com facilidade pelo espaço do evento. Uma sinalização eficaz melhora a experiência dos participantes, reduzindo a confusão, agilizando a movimentação e garantindo que os convidados possam localizar rapidamente áreas importantes, como credenciamento, sessões, banheiros e saídas.

II. Por que os profissionais de eventos devem aprender a terminologia de eventos?

Criamos este glossário de planejamento de eventos pensando em todos os profissionais da área. Compreender a terminologia de eventos é essencial para quem busca sucesso no setor. De fato, conhecer palavras-chave e jargões associados ao planejamento de eventos pode oferecer diversas vantagens, como:

1. Melhore a comunicação

Utilizar corretamente a terminologia e o jargão específicos da área de planejamento de eventos aprimorará a comunicação com outros profissionais do setor e ajudará a transmitir mensagens com mais clareza. Além disso, o uso preciso do jargão adequado minimizará a confusão e garantirá uma comunicação concisa e precisa.

2. Demonstre profissionalismo

Ao demonstrar conhecimento das definições de gerenciamento de eventos e proficiência no jargão técnico, pode-se estabelecer sua experiência e mostrar quanto esforço eles investiram na compreensão de seu ofício. Ser capaz de usar os termos do evento de forma eficaz e se comunicar com colegas, clientes e clientes, ao mesmo tempo em que fornece informações cruciais, é uma marca de dedicação.

3. Aumentar as oportunidades

Muitas ofertas de emprego e oportunidades exigem que o profissional demonstre expertise em sua área. Embora você possa encontrar muitos certificações de planejamento de eventos para impulsionar sua carreiraAprender termos específicos de planejamento de eventos demonstrará a todos que você é um profissional valioso.

4. Resolução Eficiente de Problemas

A linguagem específica para eventos também inclui expressões particulares a essa área. Compreender a terminologia de eventos pode ajudá-lo a encontrar melhores soluções para problemas complexos e a comunicá-las de forma eficiente. Dominar as definições de planejamento de eventos e os termos e jargões do setor também agiliza a colaboração entre organizadores e locais de eventos.

III. Transformando o conhecimento em planejamento de eventos em resultados

Ao compartilhar definições importantes de gestão de eventos e termos comuns de planejamento de eventos, nosso objetivo é ajudá-lo a compreender melhor o jargão técnico do setor. Se você estava procurando outro nome para "evento" ou buscando explicações claras sobre a terminologia essencial de planejamento, esperamos que este glossário tenha lhe proporcionado esclarecimentos valiosos. Sinta-se à vontade para adicionar esta página aos seus favoritos para consulta rápida sempre que precisar.

Compreender as definições de planejamento de eventos é crucial para manter a organização, comunicar-se eficazmente e realizar eventos de sucesso. Mas mesmo com o conhecimento certo, planejadores e coordenadores de eventos também precisam de ferramentas intuitivas para gerenciar tudo sem problemas. É aí que entram as ferramentas. Timely faz uma verdadeira diferença.

Timely Foi reconhecida pelas principais plataformas de avaliação de software como uma das melhores fornecedoras de soluções de gerenciamento de eventos, conquistando distinções como: Líder da categoria GetApp e inclusão na Relatório Software Advice FrontRunnersNossa plataforma foi projetada para simplificar o planejamento de eventos, otimizar a comunicação e capacitar as equipes a alcançarem mais com menos esforço.

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