Glossário de Planejamento de Eventos: Principais Termos e Terminologia do Evento

Com o cenário em constante mudança do planejamento de eventos, pode ser difícil para os profissionais se manterem informados sobre os novos desenvolvimentos. Para garantir que você esteja atualizado, reunimos um glossário abrangente de planejamento de eventos com os termos essenciais usados ​​na indústria de eventos. Mantenha esta lista de definições de eventos, termos e terminologia por perto e você estará pronto para quaisquer tendências ou inovações que o futuro possa trazer.

1. Por que os profissionais de eventos devem aprender a terminologia de eventos?

Criamos este glossário de planejamento de eventos pensando em todos os profissionais de eventos. Obter uma compreensão da terminologia de eventos é essencial para qualquer pessoa que queira ser bem-sucedida na indústria de planejamento de eventos. De fato, conhecer as palavras associadas ao planejamento de eventos pode trazer inúmeras vantagens para os profissionais de eventos, como:

Melhorar a comunicação

A utilização correta de terminologias de eventos específicas do setor melhorará a comunicação com outros profissionais de eventos e ajudará a transmitir mensagens com mais clareza. Além disso, empregar com precisão esses termos minimizará a confusão e garantirá uma articulação precisa.

Demonstrar profissionalismo

Ao demonstrar conhecimento das definições de gerenciamento de eventos e proficiência no jargão técnico, pode-se estabelecer sua experiência e mostrar quanto esforço eles investiram na compreensão de seu ofício. Ser capaz de usar os termos do evento de forma eficaz e se comunicar com colegas, clientes e clientes, ao mesmo tempo em que fornece informações cruciais, é uma marca de dedicação.

Aumentar oportunidades

Muitas ofertas de emprego e oportunidades exigem que o profissional demonstre expertise em sua área. Embora você possa encontrar muitos certificações de planejamento de eventos para impulsionar sua carreira, aprender a terminologia especializada em eventos mostrará a todos que você é um profissional valioso.

Solução Eficiente de Problemas

A linguagem específica do evento também inclui expressões específicas desse campo. Entender esses termos pode ajudá-lo a encontrar melhores soluções para problemas complexos e comunicá-los com eficiência.

2. Principais termos e terminologia do evento

Para ajudá-lo a entender melhor os sinônimos e a terminologia de eventos usados ​​atualmente, criamos este glossário de planejamento de eventos para que você possa acompanhar todas as principais definições usadas na indústria de eventos. Confira!

Agenda 

Agenda é um termo usado para descrever e observar um fluxo de trabalho de evento. Próximos passos, reuniões, decisões e roteiros provavelmente estarão na pauta de um evento.

Augmented Reality (AR) 

A Realidade Aumentada é usada na indústria de eventos para se referir a experiências imersivas com acessórios de realidade aumentada, como videogames e experiências 3D. A principal diferença entre AR e VR é que o AR usa elementos do mundo real para criar experiências imersivas, enquanto o VR usa apenas elementos virtuais.

Participante

Participante é uma pessoa que participa de um evento. Sinônimos para participante incluem convidados, participantes e patronos. 

Lista de participantes

Lista de participantes é uma lista de todos os participantes de um evento. Uma lista de participantes serve como um recurso inestimável para qualquer organizador de eventos. Isso permite que eles identifiquem com precisão com antecedência quem estará presente na reunião, oferecendo ampla oportunidade de se preparar de maneira eficaz para ela.

B2B

B2B, também chamado de Business to Business, não é um termo de evento específico, pois se aplica a todos os setores. É usado para descrever a relação entre duas empresas ou negócios. Na indústria de eventos, é usado para descrever eventos planejados para criar parcerias ou vender produtos para outras empresas.

B2C 

B2C ou Business to Consumer. É o termo utilizado para descrever o relacionamento entre uma empresa e seus clientes/consumidores. Na indústria de eventos, é usado para descrever eventos com foco em relacionamento com consumidores e vendas.

Pedido de Evento de Banquete (BEO)

A Ordem do evento de banquete é um documento abrangente que descreve todos os detalhes específicos, cronogramas e instruções sobre como e quando um banquete ocorrerá em um local. Ele serve como uma ferramenta de comunicação crítica entre os organizadores do evento e a equipe do local para garantir que todos os aspectos do evento ocorram sem problemas.

Branding 

O logotipo de uma empresa, a forma de expressão, os princípios que defende e a geografia em que se baseia, combinam-se para destacar sua distinção e permitir que ela se destaque da concorrência. O branding é uma ferramenta importante para qualquer organização estabelecer autoridade, incluindo empresas de eventos.

Orçamento 

Orçamento é o termo utilizado para medir o tempo e o dinheiro total que uma empresa tem disponível para investir em um projeto ou evento. É uma das partes mais importantes do planejamento e gerenciamento de eventos.

Call-to-action (CTA) 

Call-To-Action são linhas de comunicação verbais ou escritas que chamam o consumidor para uma ação. Ajuda os clientes a se envolverem com as marcas por meio de botões e ações simples como “leia mais” ou “clique aqui”. A criação de eventos com bons CTAs ajudará as pessoas a decidir se sentem ou não vontade de participar do seu evento.

Catering

Catering é o fornecimento de comida e bebida em um evento social ou outra reunião, normalmente como um serviço profissional. Outra palavra para catering é foodservice, espera de eventos ou serviço de eventos. 

Certified Meeting Professional (CMP) 

CMP é um Certified Meeting Professional e alguém que completou o Programa de certificação do Convention Industry Council. Esse profissional é o que mais sabe planejar eventos de sucesso e acompanhar as tendências.

Taxa de cliques (CTR) 

Click-Through-Rate não é um termo de evento em si, pois também é usado por outros setores. Ele mede o engajamento com frases de chamariz e verifica o sucesso delas. Por exemplo, quantos visitantes do site clicaram no botão de ingressos na página do evento.

CRM (Customer Relationship Management) 

Customer Relationship Management é um sistema que armazena dados e informações do cliente para melhorar relacionamentos e serviços. Decidimos adicioná-lo ao nosso glossário de planejamento de eventos porque é usado por muitas empresas de eventos. Os profissionais de eventos usam CRMs para interagir com os participantes, aprender sobre suas preferências e personalizar suas ofertas de eventos.

Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) 

Diversidade, equidade e inclusão são valores mantidos por organizações que desejam apoiar um grupo diversificado de pessoas, incluindo pessoas de diferentes raças, etnias, religiões, habilidades, gêneros e orientação sexual. As estratégias DEI podem ser usadas para planejar eventos acessíveis e promover a diversidade. 

Ingressos antecipados

Ingressos antecipados são ingressos com desconto liberados para pré-venda que expiram antes do início das vendas dos ingressos regulares. Seu objetivo é encorajar o público a se comprometer com o evento desde o início e gerar entusiasmo sobre o evento.

E-mail Marketing

O Email Marketing é uma excelente maneira de manter seu público atualizado sobre as novidades e eventos interessantes que estão por vir. Você pode usar essa estratégia criando um envolvente newsletter e compartilhar informações relevantes sobre seus próximos eventos para alcançar um público mais amplo.

Evento

Um evento é uma ocasião ou celebração especial planejada. Os eventos podem ser grandes ou pequenos, privados ou públicos, presenciais, híbridos ou virtuais. Exemplos de eventos incluem festas, festivais, shows, exposições e conferências. Ocasião especial é outra palavra para evento.

Reserva de Eventos

Reserva de eventos é o processo no qual um indivíduo organiza a reserva de um local em um evento. Se o evento for gratuito, é necessário se registrar ou RSVP para o evento. Se o evento for pago, é preciso pagar a entrada mediante a compra de ingresso. A reserva do evento pode acontecer antes do evento ou no local. Os planejadores de eventos geralmente usam Software de Reserva de Eventos para facilitar a coleta de RSVP e a venda de ingressos. Outra palavra para reserva de eventos é reserva de eventos. 

Calendário de Eventos

Um calendário de eventos é uma ferramenta essencial para se manter organizado e exibir uma lista dos próximos eventos. Um calendário de eventos é uma coleção de páginas de eventos individuais. O seu principal objetivo é a promoção de eventos, mas também pode ser utilizado para recolher inscrições em eventos e vender bilhetes online. Normalmente, os promotores de eventos utilizam Software de Calendário de Eventos para promover eventos com mais eficiência. Outra palavra para calendário de eventos é lista de eventos ou lista de eventos.

Gestão de Eventos

Gestão de Eventos é o procedimento sistemático de criação e desenvolvimento, organização e realização de eventos de pequena a grande escala. Normalmente, os profissionais de eventos usam Software de gerenciamento de eventos para facilitar o planejamento e organização de eventos. Outra palavra para gerenciamento de eventos é administração de eventos ou coordenação de eventos. 

Marketing de Eventos 

Marketing de Eventos é um tipo de estratégia de marketing para promover eventos. Por exemplo, usando mídias sociais, anúncios, boletins informativos e influenciadores digitais. É comum que planejadores de eventos usem Software de marketing de eventos para ajudá-los a promover e distribuir eventos de forma mais eficaz.

evento Página

As páginas de eventos fornecem os detalhes que os convidados em potencial precisam saber para tomar decisões informadas sobre a participação em um evento. Cada página do evento consiste em elementos essenciais, incluindo uma breve visão geral, recursos visuais, data e hora, local e detalhes sobre os ingressos. 

Organizador de Eventos

Um planejador de eventos é um profissional responsável por organizar e executar eventos, supervisionando tudo, desde a seleção de locais e contratação de buffets até a coordenação com fornecedores para garantir uma experiência perfeita. Sinônimos para planejador de eventos incluem organizador de eventos, coordenador de eventos e gerente de eventos ou, mais amplamente, profissional de eventos. Os planejadores de eventos são especializados em vários tipos de eventos, incluindo reuniões corporativas, casamentos, feiras comerciais, festivais e encontros sociais. Existem muitos carreiras de planejamento de eventos que oferecem oportunidades interessantes no dinâmico setor de eventos.

Planejamento de Eventos

Planejamento de Eventos é um termo-chave em nosso glossário de planejamento de eventos. Consiste em coordenar cada detalhe de um projeto, como uma reunião, convenção, feira comercial, cerimônia, atividade de formação de equipe ou festa. O planejamento de eventos inclui orçamento, estabelecimento de cronogramas, seleção e reserva de locais para eventos, aquisição de licenças, planejamento de alimentos, coordenação de transporte, desenvolvimento de um tema, organização de atividades, seleção de palestrantes e palestrantes, organização de equipamentos e instalações, gerenciamento de riscos e desenvolvimento de planos de contingência. Outra palavra para planejamento de eventos é orquestração ou organização de eventos.  

Contrato de Planejamento de Eventos

Um contrato de planejador de eventos é um acordo formal entre um planejador de eventos e seu cliente, descrevendo os serviços a serem fornecidos, cronogramas, termos de pagamento e outros detalhes importantes. Ele ajuda a garantir clareza e proteger ambas as partes durante todo o processo de planejamento. É uma prática recomendada para organizadores de eventos usar um padrão modelo de contrato de planejador de eventos, garantindo consistência nas operações comerciais, minimizando riscos e protegendo todas as partes envolvidas.

Registro de Eventos

O Registro de Evento é o processo no qual um indivíduo cede seus dados em troca de um crachá ou ingresso para que possa participar de um evento. Pode acontecer antes do evento ou no local. Os organizadores de eventos usam Software de Registro de Eventos para ajudá-los a coletar inscrições para eventos. Sinônimos para inscrição em eventos incluem inscrição em eventos, registro ou escalação.

Patrocinador do Evento 

Patrocinadores do Evento são pessoas ou empresas que patrocinam eventos em troca de publicidade. É uma prática muito comum promover novos negócios ou relacionados a nichos específicos de eventos (jogos, filmes, cursos, etc.).

Ticketing de Eventos

A emissão de ingressos para eventos é o processo de compra de um ingresso ou pagamento de uma taxa de inscrição para um evento. Normalmente, os planejadores de eventos usam Software de emissão de bilhetes para eventos para ajudá-los a vender ingressos para eventos. Outra palavra para emissão de ingressos para eventos é compra de voucher ou compra de passe. 

Gamificação 

A gamificação refere-se ao uso de experiência semelhante a um jogo para promover a interação nas rotinas e tarefas, tornando-as mais agradáveis. Tabelas de classificação, emblemas e desafios são exemplos de gamificação que você pode usar em eventos.

Evento híbrido

Eventos Híbridos são eventos que acontecem presencialmente e online. Eles unem a experiência física tradicional com uma experiência digital adicional. Tomemos, por exemplo, um show presencial com a mesma experiência disponível para participantes online.

Evento Pessoal

Um evento presencial é um evento ao vivo que acontece em um local físico designado. Os eventos presenciais oferecem experiências únicas e imersivas para os convidados. 

Transmissão ao vivo 

Embora a transmissão ao vivo não esteja exclusivamente relacionada a eventos, nós a incluímos em nosso glossário de planejamento de eventos devido ao seu aumento de popularidade desde a pandemia. Transmissão ao vivo se refere à transmissão em tempo real de um evento ao vivo — seja físico ou digital — pela internet, permitindo que os espectadores se envolvam de qualquer lugar enquanto o evento se desenrola.

Mestre de Cerimônias (MC)

Um mestre de cerimônias ou MC é alguém que recebe as pessoas em um evento. Eles são responsáveis ​​por mantê-lo organizado e entusiasmado.

Registro no local 

Inscrição no local significa que os participantes em potencial só podem se inscrever para o evento pessoalmente no local, em vez de se registrar on-line.

Retoque de fotos

O retoque de fotos pode transformar as fotos do seu evento em memórias deslumbrantes e polidas. Seja removendo imperfeições, ajustando a iluminação ou aprimorando detalhes, o retoque profissional garante que cada imagem capture melhor o momento. Por exemplo, retoque de fotos de casamento pode realçar a beleza natural do casal, refinar fotos de grupo e criar um álbum coeso e impecável que reflita as emoções e os destaques do dia.

Perguntas e respostas (perguntas e respostas) 

Perguntas e respostas ou Q&A é um termo usado em muitas situações, não apenas em eventos. Decidimos incluí-lo neste glossário de planejamento de eventos por ser uma prática muito comum em eventos, principalmente para eventos educacionais, como seminários e palestras. Em palavras simples, Q&A é um horário agendado ao final de um evento para responder perguntas do público.

Retorno sobre o evento (ROE) 

Return On Event mede o impacto total do evento nos negócios. Por exemplo, como o evento auxiliou no crescimento do negócio, autoridade da marca, etc.

Retorno sobre Investimento (ROI) 

O retorno sobre o investimento mede o sucesso financeiro de um evento. Ele pode determinar se a equipe de eventos executou o evento dentro do orçamento e se a empresa atingiu as metas do evento.

Ticket

Um Ingresso, ou eTicket, é um documento essencial que fornece ao destinatário a permissão para participar do evento.

Local

Local é onde os eventos acontecem. Pode ser um local físico, virtual ou híbrido.

Estande virtual 

Os estandes virtuais são espaços digitais ou sala de reuniões onde organizadores de eventos e expositores podem interagir com seu público. São muito comuns em eventos híbridos e digitais.

Evento Virtual

Os Eventos Virtuais são eventos online, portanto, não possuem local físico. Eles geralmente exigem serviços de streaming ou tecnologia de videoconferência, o que fornece uma maneira simples e conveniente para os organizadores de eventos interagirem com seu público. 

Realidade Virtual (VR)

A realidade virtual modifica o mundo ao redor para dar às pessoas uma experiência imersiva. É muito comum em experiências de gamificação em eventos, e geralmente requer o uso de óculos VR.

Lista de espera

A Lista de Espera é uma ferramenta que ajuda a manter os potenciais participantes informados sobre a disponibilidade de ingressos para um determinado evento. Assim que uma vaga estiver disponível, aqueles que desejam participar do evento são notificados e podem se inscrever no evento.

Ao compartilhar com você as definições de gerenciamento de eventos e palavras associadas ao planejamento de eventos, nosso objetivo é fornecer o máximo de informações possível sobre o jargão técnico usado na indústria de eventos. Esperamos que este glossário de planejamento de eventos tenha lhe proporcionado uma excelente compreensão dos termos e da terminologia dos eventos. 

At Timely, pretendemos aproximar o mundo, um evento de cada vez. Para aprender mais sobre Timely soluções de software e serviços para eventos, entre em contato hoje!