Guia de acessibilidade para eventos 2024: planejando eventos acessíveis

A Organização Mundial da Saúde (OMS) estima que 1.3 bilhão de pessoas sofrem algum tipo de deficiência. Isto representa 16% da população mundial que vive com algum tipo de deficiência. Falar sobre acessibilidade em eventos não se trata apenas de inclusão, trata-se de garantir oportunidades iguais de participação e diversão para todos. Neste Guia de acessibilidade para eventos, discutiremos as melhores práticas e diretrizes atuais para planejar eventos acessíveis.

I. Por que a acessibilidade do evento é importante?

Os eventos são uma ótima maneira de se conectar, sejam eles profissionais, educacionais ou sociais. Mas sem um planeamento adequado, podem excluir involuntariamente outras pessoas, especialmente as pessoas com deficiência.

Organizar eventos acessíveis não só proporciona às pessoas com deficiência oportunidades iguais de participar do evento, mas também minimiza a necessidade de solicitar acomodações para eventos especiais. Além disso, o Americans with Disabilities Act (ADA) exige que todos os eventos públicos, conferências e reuniões sejam acessíveis. Portanto, é obrigatório que os planejadores de eventos que hospedam esses tipos de eventos tenham conformidade com a ADA para eventos. 

Para garantir que todos estejam e se sintam incluídos, os organizadores de eventos devem planejar eventos de forma proativa, livres de todas as barreiras. E isso inclui quaisquer barreiras físicas, de comunicação, tecnológicas e outras.

II. Melhores práticas para planejar eventos acessíveis em 2024

Organizar um evento acessível que receba a todos pode parecer intimidante no início, mas seguir algumas diretrizes fáceis de acessibilidade para eventos garantirá um processo tranquilo. Para ajudá-lo nessa tarefa, aqui está uma lista de práticas recomendadas para organizar um evento que atenda a todos os participantes.

1. Pense no futuro ao planejar um evento acessível

Pode ser difícil pensar em como tornar os eventos mais acessíveis quando você tem um milhão de outras coisas em mente durante o processo de planejamento. Não espere até o último minuto. Comece o mais cedo possível para garantir que todos os aspectos do seu evento estejam acessíveis.

Certamente, planejar eventos acessíveis nem sempre é intuitivo. Considerar antecipadamente todas as barreiras potenciais de um evento e como lidar com elas é uma boa prática. Não existe uma solução única para todos, então lembre-se de que a acessibilidade impacta vários aspectos, desde o planejamento e promoção de acessibilidade de eventos até a execução.

Faça a si mesmo perguntas como:

• Quem é o seu público? Que tipo de habilidades uma pessoa que vem ao seu evento pode não ter?
• Existem barreiras potenciais que impedem a acessibilidade dos eventos para pessoas com deficiência? Estes podem ser minimizados ou eliminados?
• O local tem Conformidade com ADA para eventos? Alguém em cadeira de rodas pode andar livremente? Existem rampas ou elevadores no local? Existem portas automáticas que todos podem acessar? Existem quartos ou espaços silenciosos?
• A plataforma de eventos virtuais é acessível com leitor de tela? Oferece recursos de acessibilidade como navegação por teclado, títulos claros e texto alternativo para imagens?
• Você considerou fornecer alimentos que não contenham alérgenos comuns, como amendoim ou óleo de amendoim? A empresa de restauração disponibiliza um menu alternativo para pessoas com restrições alimentares?

Essas são apenas algumas ideias para você pensar. Se você se preparar com antecedência e pensar no máximo de possibilidades, é mais difícil que algo dê errado. Tente fazer anotações sempre que pensar em algo e estude o que pode fazer. Dessa forma, você tornará seus eventos mais inclusivos e agradáveis ​​para todos.

2. Dirija-se às pessoas adequadamente

Para garantir a acessibilidade do evento, é importante conhecer o seu público e, mais importante ainda, como se comunicar com ele. Ao abordar públicos com deficiência, certifique-se de saber como se referir a eles de maneira adequada. Por exemplo, o termo “pessoa com deficiência” pode ser rude e não é usado atualmente. Tente usar “uma pessoa com deficiência”. 

3. Certifique-se de ter um site de evento acessível

Algumas pessoas com deficiência visual ou de mobilidade podem achar difícil pesquisar e encontrar informações online. Padrões de acessibilidade na web visam criar ambientes online onde todos tenham acesso igual. Para cumprir estas normas, todas as tecnologias electrónicas e de informação têm de ser acessíveis às pessoas com deficiência. 

Se o seu site não tiver acessibilidade, fica muito desconfortável para as pessoas com necessidades de suporte navegar e aprender sobre a sua organização e os eventos que você oferece. Para confirmar se o seu site está acessível, você pode usar um verificador de acessibilidade da web. Existem muitos disponíveis gratuitamente online.

Então, você pode usar ferramentas simples para melhorar a acessibilidade do seu site. Por exemplo, bate-papos e bate-papos por vídeo, entrada de teclado, saudações faladas e assistência ao vivo. Com um site acessível, você pode definitivamente tornar seu evento inclusivo desde o início. 

4. Adicione acessibilidade na promoção e inscrição de eventos

Aprender sobre o que está acontecendo e registrar-se em eventos pode ser um desafio para as pessoas com deficiência fazerem por conta própria. Felizmente, existem várias ferramentas tecnológicas disponíveis que podem ajudar a tornar o processo de descoberta e registro de eventos mais acessível. Timely soluções de software para eventos, por exemplo, são projetados para serem acessíveis a todos. 

Com o Timely software de gerenciamento de eventos, você pode facilmente criar belos visualizações de calendário de eventos e páginas de destino de eventos para mostrar seus eventos. Além disso, você pode oferecer registro de evento e venda de ingressos diretamente do seu site. 

Seu público pode interagir com seu calendário e pesquisar eventos usando apenas entradas de teclado. Eles podem até se inscrever em eventos ou comprar ingressos sem a necessidade de um mouse. Cada funcionalidade é totalmente acessível para pessoas com deficiência. 

Para saber mais sobre as medidas que tomamos para apoiar a acessibilidade, consulte nosso Declaração de acessibilidade da web para eventos. Você também pode visitar nosso página de calendário de demonstração para ver nosso software acessível na prática.

5. Maximize as oportunidades de comunicação

Dependendo do tipo de evento que você está planejamento, poderá ser necessário preparar previamente alguns materiais de comunicação específicos e acessíveis. Há muitas considerações que você pode levar ao desenvolver os materiais do seu evento, por exemplo:

• Certifique-se de que as fontes sejam legíveis, evitando fontes decorativas e garantindo que sejam de tamanho 14 ou maior. Evite usar itálico ou todas as letras maiúsculas.
• Verifique o contraste das cores. Evite fundos escuros com estampas escuras, bem como fundos claros com estampas brilhantes.
• Certifique-se de que todos os vídeos tenham legendas e que as legendas sejam precisas.
• Ofereça formatos alternativos, como braille, letras grandes e preto e branco.
• Certifique-se de que todos os sinais e símbolos sejam traduzidos para idiomas que o público entenda.
• Certifique-se de que o evento acontecerá em um ambiente com muita luz para facilitar a comunicação dos praticantes de leitura labial.

6. Facilitar e incentivar solicitações de acessibilidade de eventos

Embora planejamento e Promoção seu evento, faça perguntas às pessoas com deficiência que possam estar interessadas em participar. Dê espaço ao seu público para falar sobre suas preferências. Você pode fazer perguntas diretas ou permitir que comentem sobre suas necessidades, se houver.

Como alternativa, você pode incentivar os participantes a enviar solicitações formais de acessibilidade ao evento ao mesmo tempo em que registram ou compram ingressos. Por exemplo, você pode fornecer um sistema integrado questionário de reserva de eventos e pedir preferências para os participantes. 

Ao fazer perguntas e estar aberto a fornecer acomodações razoáveis ​​para o evento, você mostra às pessoas com deficiência que seu evento é acessível e inclusivo.

7. Fornecer dispositivos de mobilidade e ferramentas de assistência

Existem muitas ferramentas de acessibilidade para eventos projetadas para ajudar pessoas com deficiência. Disponibilizá-los e visíveis ajuda todos a se sentirem mais confortáveis ​​em seu evento. Por exemplo, ter um número de telefone TTY, um legendador ao vivo ou até mesmo espaço suficiente para equipamentos de mobilidade dará aos participantes uma sensação de segurança e pertencimento que nunca esquecerão.

8. Treine sua equipe para eventos acessíveis

Muitas pessoas não têm certeza de como (e quando) podem ajudar alguém com deficiência. Uma equipe bem treinada pode fazer toda a diferença no planejamento de eventos acessíveis.

Você pode ministrar cursos para treinar sua equipe sobre acessibilidade em eventos e prepará-los para lidar com situações rotineiras e emergenciais. Os funcionários precisam compreender o significado da cultura da deficiência no que se refere a diferentes comunidades, bem como o que significa ser visível na própria identidade e ao mesmo tempo acomodar um espectro de deficiências.

9. Esteja sempre disponível

Saber estar disponível sem ser intrusivo é a chave para o sucesso de um evento acessível. Embora as pessoas com deficiência sejam perfeitamente capazes de fazer coisas sozinhas, elas podem precisar de sua ajuda ocasionalmente. Quando isso acontecer, coloque-se à disposição cordialmente, mas não seja excessivamente prestativo.

10. Coloque-se no lugar de outra pessoa

Colocar-se no lugar do seu público significa ter empatia por ele. Procure caminhar pelo local do evento com os olhos fechados ou utilizando equipamentos de mobilidade para ter a experiência. Sente-se bem no final da sala de conferências e verifique se consegue ver e compreender a pessoa no palco. Todo esforço que você faz para entender as diferenças dos participantes leva a um evento mais inclusivo e acessível para todos.

Contacte-nos para saber mais sobre acessibilidade de eventos e como você e seu público podem se beneficiar Timely tecnologia de eventos acessível.