O guia passo a passo para criar seu calendário de eventos universitários

Esforços e recursos sérios vão para o agendamento, planejamento, organização e gerenciamento de eventos universitários. Até parece gestão de eventos não era exigente o suficiente, há também a necessidade de criar seu calendário de eventos universitários. 

Neste artigo, vamos falar sobre por que você precisa de um calendário de eventos universitários, como fazer uma lista de eventos do campus e o que fazer com um depois de tê-lo. Queremos que você maximize seu potencial com seu calendário de eventos, e essas são as etapas comprovadas para colocá-lo no caminho certo para ter uma programação mais organizada, um corpo discente mais engajado e estar mais preparado para os eventos quando eles acontecerem. acontecer.

1. Por que você precisa de um calendário de eventos universitários?

A qualquer momento, há tanta coisa acontecendo em uma instituição educacional que gestão de eventos para escolas, faculdades e universidades pode ser uma função separada por si só! No entanto, não precisa ser se você tiver um calendário único de eventos universitários - uma plataforma única para alunos, professores e todas as partes relevantes procurarem as informações mais atualizadas relacionadas a todos os eventos em sua universidade, faculdade , ou departamento.

1.1. Planejamento de Eventos

Ter um calendário de eventos universitários pode ajudá-lo a planejar recursos e locais para o evento sem conflitos de agendamento. Certamente, sabendo com antecedência quais eventos estão acontecendo no campus na mesma época em que você está pensando em sediar seu evento, você pode evitar vários problemas de planejamento de eventos ao longo do caminho.

Há muito mais que você pode conseguir com um catálogo online de eventos. Um requisito crítico para seu evento seja um sucesso é garantir que os eventos não se sobreponham. E, acima de tudo, você pode ajudar os alunos a planejar e orçar seu tempo e dinheiro para eventos de seu interesse. 

Além disso, se você já possui uma listagem de eventos online, ela pode ajudá-lo a preparar o calendário de eventos universitários do próximo semestre ou do próximo ano. Quando você sabe exatamente quando seu evento anterior foi planejado, como ele interagiu com outros eventos no calendário de eventos, quanto planejamento e preparação foram necessários (incluindo orçamento, configuração etc.), você estará em uma posição muito melhor para planejar o próximo evento. É tudo pesquisa de mercado.

1.2. Divulgação do evento

A divulgação é fundamental em qualquer empreendimento de marketing de eventos, e todos nós sabemos, por experiência duramente conquistada, que o primeiro passo na divulgação é espalhar a palavra. Para poder divulgar um evento universitário, você precisa ter todas as informações pertinentes localizadas em um local que não apenas esteja completamente preenchido e delineado, mas também que as informações sejam de fácil acesso para seus alunos. A divulgação é inútil se os materiais de marketing - neste caso, o calendário de eventos da universidade - forem difíceis de encontrar ou de usar.

Mas isso não é tudo! A criação de um calendário de eventos contribui muito para garantir o alcance adequado do público-alvo, o que, por sua vez, aumentará a participação, seja em eventos presenciais ou virtuais.

1.3. Participação em eventos

Além de divulgar de forma eficaz datas importantes, eventos especiais e cursos em destaque, ter um calendário de eventos universitários bem construído e atualizado pode ajudar muito a aumentar participação em eventos.

Você pode integrar seu calendário com Timely's sistema de reserva de eventos, e saiba antecipadamente quem vem ao seu evento recolhendo inscrições ou vendendo bilhetes online. Além disso, você pode enviar e-mails personalizados e notificações aos participantes do evento para lembrá-los do evento.

1.4. Qualquer hora qualquer lugar

Portanto, é fácil ver por que criar um calendário de eventos universitários seria tão útil para você, seus alunos, seu corpo docente e funcionários e para todos os associados à universidade. Mas criar um calendário de eventos online é ainda mais importante – se não estiver online, é como se não existisse mais. 

De fato, um calendário de eventos on-line permite que os alunos acompanhem os próximos eventos 24 horas por dia, 7 dias por semana e de qualquer dispositivo. É muito mais conveniente e eficaz do que as versões impressas.

2. Como criar um calendário de eventos universitários?

Mas como você cria um calendário de eventos online e o que isso implica? Aqui está um guia passo a passo sobre como você pode criar um calendário de eventos universitários com Timely'S software de gerenciamento de eventos.  

Criando um calendário de eventos online com Timely's software de calendário de eventos é fácil. É um aplicativo baseado na Web extremamente simples e fácil de usar que não requer nenhum conhecimento ou habilidade técnica. Está pronto para uso desde o início. Veja como você pode fazer isso:

2.1. Incorpore o código do calendário ao seu site

Tudo o que você precisa para ter um calendário de eventos online é a capacidade de incorporar um código de calendário em seu site. É um passo fácil, e nós o tornamos amigável o suficiente para que a ajuda externa não seja necessária. Alguns cliques e você criou um calendário de eventos universitários! No entanto, se precisar de ajuda, o departamento de TI da sua universidade ou TimelyA equipe de sucesso do cliente pode ajudar.

2.2. Personalize o seu Calendário

Com uma conta na Timely conta, você pode facilmente criar um calendário atraente de eventos da universidade, personalizando o design do calendário. Você pode adicionar seu logotipo, alterar fontes e o tema de cores. Você pode até adicionar o mascote da sua universidade, aumentando ainda mais o senso de identidade com seus alunos e funcionários.

2. 3. Adicionar um formulário de envio de evento 

Com nosso software de calendário de eventos universitários, adicionar um formulário de envio de evento é fácil. Ele permitirá que a comunidade envie todos os tipos de eventos, sejam eles presenciais, online ou híbridos. Além disso, eles podem enviar eventos gratuitos ou pagos.

Todo o processo de aprovação de envio de eventos pode ser automatizado. Consequentemente, você pode economizar tempo ao preencher seu calendário com eventos relevantes para seu público.

2.4. CSelecione RSVPs e venda ingressos

Você pode integrar seu Timely calendário de eventos universitários com o nosso registro de evento e software de ingressos para eventos soluções. Isso permite que você colete RSVP e venda ingressos diretamente do calendário online sem intermediários. Portanto, você pode facilmente começar a monetizar seus eventos sem nenhuma etapa adicional.

2.5. Gerenciar permissões de usuário e todos os outros aspectos 

Gerenciar permissões de usuário e todos os outros elementos de uma única solução de software. Desta forma, apenas os usuários autorizados de cada departamento podem adicionar eventos ou fazer alterações no calendário de eventos da universidade. 

3. Seu calendário de eventos universitários está pronto para uso

Assim que terminar de criar seu calendário de eventos, ele estará pronto para uso. Você pode então começar a criar ou importar todos os tipos de eventos e até destacá-los para visibilidade máxima.

3.1. Calendário da Universidade de Demonstração

Dê uma olhada em nossa demonstração do calendário de eventos da universidade para ver como ficaria em seu site.

3.2. História de sucesso

Se você está curioso, você pode verificar um estudo de caso apresentando a Universidade de Bristol. O estudo de caso mostra como Timely ajudou a universidade a relançar seu calendário online, ao mesmo tempo em que aumentou a lista de eventos, o engajamento e a frequência.

4. Mais soluções de software para eventos para instituições de ensino

Temos vários outros valiosos soluções de software para eventos para Faculdades e universidades. Por exemplo, nosso software de agendamento de quartos, que permite que você pegue reservas e aluguel de locais on-line.

Se precisar de ajuda para montar o calendário de eventos da sua universidade, nossa equipe terá prazer em atendê-lo! Planeje um evento melhor com Time.ly hoje!