4 outils simples pour la gestion des événements muséaux

La gestion des événements du musée est difficile. En effet, planifier un événement dans un musée est une tâche très différente de la planification d'un événement tel qu'un concert, un dîner ou un festival.

Les musées, à quelques exceptions près, exigent que les choses soient étroitement gérées. Il y a généralement plus de problèmes de sécurité dans un musée que lors d'un mariage, par exemple. Et le type d'événement que vous planifiez est généralement destiné à un participant plus sophistiqué qu'à une orientation d'étudiant de première année ou à un défilé. Organiser un événement dans un musée exige que l'événement soit précis et exempt d'erreur. Il y a peu de place pour les erreurs. Même lorsque nous parlons d'un musée pour enfants, les enfants voyagent souvent avec des écoles et doivent respecter des horaires stricts et se disputer étroitement pour que personne ne s'égare. 

Mais il existe des programmes de gestion d'événements muséaux qui vous aideront à surmonter ces difficultés et à rendre l'ensemble du processus beaucoup plus fluide. Nous avons rassemblé quatre logiciels de planification d'événements muséaux qui peuvent vous aider à organiser parfaitement votre événement.

# 1. Trello

Trello est un logiciel de planification de projet gratuit. Il utilise une interface très conviviale pour créer des listes de tâches pour une personne ou pour toute une organisation. Imaginez commencer la planification d'un événement et d'un remue-méninges, écrire tout ce qui doit être fait sur une note autocollante, puis attribuer chaque note autocollante à une personne du comité de planification de l'événement. C'est ce qu'est Trello, mais tout est en ligne.

Les utilisateurs pourront facilement suivre les projets qui leur sont assignés, les faire passer d'une étape d'achèvement à la suivante et voir comment tous les autres membres de l'équipe s'en sortent avec leurs tâches. Les chefs de projet peuvent superviser l'ensemble de l'opération et observer le déroulement de l'événement.

# 2. Asanas

Asana est un logiciel de gestion de projet gratuit (pour les petits événements) qui vous permet de décomposer les projets en sous-listes et encore plus en sous-sous-listes. Il existe des tableaux de bord qui vous permettent de voir dans quelle mesure chaque partie du projet est terminée. De plus, vous pouvez constamment organiser et réorganiser les événements du musée pour vous assurer que lorsqu'une chose est faite, la suivante peut commencer. 

Asana se décompose au niveau de la personne, montrant à chaque membre du personnel du musée quel sera son rôle et quelles tâches il devra accomplir quand. 

# 3. ClickUp

ClickUp est un outil de planification d'événements muséaux destiné aux apprenants visuels. Il vous permet de créer des projets, un peu comme le font Asana et Trello, mais il offre ensuite une myriade de vues différentes à travers lesquelles vous pouvez analyser les tâches au fur et à mesure que votre événement muséal se prépare. Il existe des listes, des vues Kanban, même des diagrammes de Gantt sont disponibles. Bien qu'ils soient une fonctionnalité premium pour le logiciel autrement gratuit. 

Le logiciel offre de nombreuses vues, avec une fonction de chat qui permet aux membres de l'équipe du musée de parler des tâches individuelles au fur et à mesure qu'ils le font. Il dispose également d'une fonction Doc, qui est essentiellement un wiki qui peut être créé autour de n'importe quel aspect spécifique du projet. 

Le seul inconvénient est que la courbe d'apprentissage avec ClickUp est un peu raide. Cependant, une fois que vous avez compris, cela peut aider à planifier un peu l'événement de votre musée.

# 4. Timely

Timely est le parfait logiciel de gestion d'événements pour musées et galeries d'art. Il permet aux musées et aux galeries de créer une belle calendrier des événements en ligne sur leur propre site Web. De plus, il automatise plusieurs tâches, ce qui facilite la promotion d'événements en ligne. Par exemple, publier des événements sur les réseaux sociaux et envoyer des newsletters sur les événements à venir de manière automatisée. 

Par ailleurs, Timely logiciel de gestion d'événements de musée vous permet de recueillir les RSVP et vendre des billets pour des événements. Ceux-ci peuvent être pré-réservés ou achetés à la porte. Et tout est maintenu dans le même système comptable. 

De plus, tout peut être personnalisé pour ressembler à la marque et au ton de votre musée. De votre logo, couleurs et polices de votre marque, aux tickets d'événements et aux notifications par e-mail.  

Avec toute cette technologie événementielle à votre disposition, vous impressionnerez à coup sûr vos mécènes et donateurs. Cela leur facilitera également la participation à vos événements. Pour logiciel de planification d'événements de musée, Timely est un incontournable. 

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