Comment obtenir des sponsors pour des événements : un guide pour le parrainage d'événements

Les sponsors sont la relation rêvée de nombreux planificateurs et organisateurs d'événements. Avec le bon sponsor, vous pourrez peut-être mieux promouvoir l'événement auprès de votre public. Vous pouvez même améliorer ce que vous pouvez offrir à vos invités. En tant qu'organisateur d'événements, la recherche de sponsors peut sembler intimidante. Voici votre guide pour franchir le pas et les contacter en toute sérénité ! Qu'il s'agisse de déterminer comment démarrer votre recherche ou de vous préparer à des conversations avec des sponsors potentiels. Tout ce que vous devez savoir sur la façon d'obtenir des sponsors pour des événements se trouve dans cet article !.

1. Qu'est-ce qu'un sponsor d'événement ?

Les sponsors sont des individus, des entrepreneurs ou des organisations qui soutiennent une entité, une organisation, un événement, un projet ou une entreprise en échange de publicité. Ils cherchent généralement à faire la publicité de leurs produits et services par le biais de canaux performants dans leur créneau.

Les organisateurs d'événements débutants peuvent trouver difficile d'obtenir leurs parrainages initiaux. C'est pourtant loin d'être une tâche impossible. Nous énumérons ici certains des avantages du parrainage d'événements, ainsi que des conseils pour trouver des sponsors potentiels pour vos événements.

2. Quels sont les avantages du parrainage d'événements ?

Les parrainages jouent un rôle énorme dans la fourniture de ce dont vous avez besoin pour faire de votre événement un succès. En plus de couvrir et d'aider aux dépenses de l'événement, les sponsors peuvent également vous offrir des produits gratuits à distribuer aux participants. Vous avez besoin de fonds pour couvrir les frais de l'événement, ils veulent promouvoir leurs marques auprès de votre public. C'est une relation gagnant-gagnant puisque vous profiterez tous les deux des avantages du marketing et de la gestion des coûts qui accompagnent ce partenariat.

En général, les sponsors d'événements ne sont pas aussi engagés que les organisateurs à participer activement. Ils vous paieront ou même couvriront toutes vos dépenses en échange d'y être annoncés. Les sponsors veulent promouvoir leurs marques auprès de votre public lors de votre événement. Vous devrez faire le gros du travail en réalisant l'événement. Cependant, si vous faites un excellent travail et leur offrez un bon retour sur investissement, autant conclure un partenariat à vie avec des sponsors.

Voici quelques-uns des avantages qui accompagnent le parrainage d'événements :

Réduction des coûts

Un sponsor vous aidera à minimiser les coûts de la planification de votre événement. Le retour sur investissement est généralement excellent à la fois pour l'organisateur de l'événement et pour le sponsor. Même s'il ne s'agit pas d'un partenariat à long terme, cela peut vous apprendre à travailler avec des partenaires et des tiers. Cela peut également vous donner l'occasion d'apprendre à réduire les coûts et à rendre compte de vos résultats.

Renforcer la crédibilité

Lorsqu'une marque bien connue choisit de travailler avec vous, elle connaît probablement déjà votre travail et fait confiance à votre crédibilité en tant qu'organisateur d'événements. La crédibilité est aussi importante que la rentabilité, car elle vous apportera plus de partenariats à long terme. Si vous planifiez un événement et souhaitez travailler avec des produits et des niches spécifiques, concentrez-vous sur la planification d'un événement qui réunira des personnes partageant les mêmes intérêts.

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Créez des expériences uniques pour vos sponsors

Lors de la recherche de sponsors, l'efficacité et la créativité doivent être privilégiées. Sortez des sentiers battus avec vos opportunités publicitaires. Les lieux événementiels sont d'excellentes plates-formes pour fournir des espaces physiques ou virtuels pour présenter des produits, tout comme HBO l'a fait avec sa populaire promotion "Iron Throne" pour la première de Game of Thrones. Proposer à des sponsors potentiels de telles expériences innovantes ne manquera pas d'augmenter l'attractivité !

Collecter les données des participants

Avoir le bon sponsor d'événement pour promouvoir ses produits vous aidera à collecter des données et à en apprendre beaucoup sur les préférences de vos participants. Dans l'ensemble, cela améliorera votre capacité à fournir des commentaires et des rapports à vos sponsors actuels. Cela vous aidera également à trouver de nouveaux sponsors puisque vous connaissez déjà votre public. Essayez d'ajouter des questions à vos formulaires d'inscription à l'événement pour en savoir le plus possible sur vos participants.

Génération de leads

Normalement, vous passeriez des heures à rechercher vos clients idéaux, à créer des personnalités et à trouver des données qui répondent à vos attentes. Cependant, en faisant la promotion d'événements grand public dans un créneau spécifique, vous découvrirez ce qui est une priorité pour votre public et comment en faire la publicité plus efficacement. Lorsque des sponsors vous demanderont des chiffres et des rapports, vous les proposerez plus efficacement et nouerez des partenariats durables.

Maintenant que vous avez appris les principaux avantages de trouver un sponsor d'événement, obtenez nos conseils d'experts pour trouver les sponsors parfaits pour soutenir vos événements à venir.

3. Comment obtenir des sponsors pour des événements ?

Pour obtenir un bon parrain, vous devez d'abord savoir quel type de parrainage vous recherchez. Par conséquent, avant de commencer à contacter des sponsors potentiels, assurez-vous de bien comprendre le type de parrainage dont vous avez besoin. 

Avez-vous besoin d'un logo sur votre site Web? Une bannière publicitaire sur vos pages de réseaux sociaux ? Ou peut-être avez-vous juste besoin de quelques dollars pour couvrir les frais d'impression de flyers ? Une fois que vous savez de quel type de parrainage vous avez besoin, vous pouvez aller de l'avant avec la recherche de sponsors. Voici quelques conseils pour trouver de bons sponsors pour vos événements :

Savoir qui est impliqué dans l'événement

Commencez par identifier qui sera impliqué dans l'événement. Cela inclut les personnes qui seront présentes, celles qui aideront et toute autre personne qui pourrait être intéressée à parrainer. Ensuite, identifiez les rôles que chaque personne joue dans l'événement. Par exemple, si vous planifiez une conférence, vous aurez probablement besoin d'un conférencier principal, d'un panéliste et d'un modérateur.

Après avoir déterminé quel parrainage est requis, continuez à rechercher des sponsors en recueillant d'abord des données sur toutes les personnes impliquées dans l'événement sponsorisé spécifique - des conférenciers principaux et des conférenciers vedettes aux producteurs et gestionnaires associés à la mise en scène et à la tenue de l'événement lui-même. Cela vous aidera à préparer le bon matériel et la bonne approche pour communiquer avec vos sponsors.

Découvrez les intérêts de vos sponsors

Après avoir déterminé quels sponsors vous voulez pour votre événement, il est temps de découvrir ce que vous avez en commun. Par exemple, si vous organisez un rassemblement pour les propriétaires d'entreprise, recherchez des sponsors qui travaillent dans le même domaine. Essayez d'apprendre tout ce que vous pouvez sur leurs partenaires et leurs objectifs afin de pouvoir préparer un matériel intéressant à partager avec eux. Connaître leur capacité à gérer des fonds peut être utile lorsque vous essayez d'obtenir des sponsors qui correspondent parfaitement à l'objectif de votre événement.

De plus, cela permet à toutes les personnes impliquées d'être mieux alignées puisqu'il y a une clarté quant aux attentes. Assurez-vous d'enquêter sur les inclinations de vos sponsors potentiels avant de prendre contact avec eux. Cela vous permettra d'avoir des conversations plus efficaces sur le partenariat avec eux au profit de toutes les parties impliquées.

En savoir plus sur l'activité du sponsor

Ensuite, vous devrez déterminer quel type de parrainage conviendrait le mieux à votre événement. Vous recherchez un fournisseur de produits ou de services ? Une entreprise qui vend des biens ou des services ? Un nom de marque ? Une organisation qui finance ?

Identifier les personnes dans votre créneau vous aidera non seulement à trouver les sponsors les plus appropriés pour vos événements, mais vous donnera également plus d'expertise à leur proposer. 

Peut-être que votre lieu propose des hébergements (comme des chambres et des suites), ce qui pourrait bien fonctionner pour les sponsors. Vous pourriez même avoir un buffet à volonté disponible sans frais supplémentaires qui pourrait attirer les personnes qui offrent des produits et services alimentaires. N'oubliez pas : l'idée ici est d'offrir le partenariat le plus avantageux possible afin d'aider les sponsors à afficher leur marque.

Offrez quelque chose que les sponsors veulent

Si vous proposez quelque chose qui est pertinent pour le sponsor de votre événement, il y a de fortes chances qu'il soit intéressé. Pensez donc à ce que vous proposez qui pourrait les intéresser. Y a-t-il quelque chose d'unique dans votre événement qui le distingue ? Qu'est-ce que votre événement offre que les autres événements n'offrent pas ? Réfléchissez à la manière dont vous pouvez rendre votre événement plus attrayant pour les sponsors.

Il existe de nombreuses façons d'aborder cette prochaine étape, mais l'essentiel est de déterminer ce qu'ils attendraient de cette opportunité de parrainage, puis de la concrétiser ! Sans trop dépenser en coûts de production, obtenir une approbation supplémentaire d'un sponsor pourrait être une solution facile pour vous si votre budget marketing est insuffisant.

Il y a de nombreuses étapes importantes à suivre afin de trouver de bons partenariats et sponsors. Cependant, l'un des plus importants est de bien gérer ces informations. En utilisant une plateforme événementielle, telle que Timely, vous aurez toutes les données et informations sur les événements stockées à portée de main. De cette façon, vous pouvez obtenir plus rapidement des informations sur les ventes de billets et les participants, et les montrer rapidement aux sponsors de votre événement.

Timely logiciel événementiel fait partie de les meilleurs systèmes de gestion d'événements disponibles sur le marché. Il vous fournit des données exactes et sécurisées concernant non seulement les efforts de promotion de l'événement, mais également inscription à l'événement, la vente de billets et la participation aux événements. De plus, cela vous aidera à mieux promouvoir les événements en ligne. En effet, vous pouvez publier une belle calendrier des événements sur votre site Web et partagez vos événements sur Facebook or LinkedIn automatiquement.

Timely système de gestion d'événements dispose des meilleurs outils pour vous aider à mieux gérer les événements et les données d'événements, en augmentant la productivité tout en réduisant les coûts. En somme, vous pouvez faire plus avec moins !

4. Comment la technologie peut vous aider à obtenir des sponsors d'événements

Si vous êtes un organisateur d'événements, alors Timely est le parfait logiciel de gestion d'événements pour toi!

Vous n'aurez pas besoin de perdre des heures à apprendre à l'utiliser car il s'agit d'un système convivial et intuitif. Il vous aidera à gérer et à promouvoir facilement votre calendrier des événements en ligne, réduisant les coûts et augmentant la productivité.

De plus, cela vous aidera à vous promouvoir plus efficacement auprès de vos sponsors. En effet, Timely plateforme événementielle peut vous donner des informations pertinentes pour montrer aux sponsors pourquoi ils devraient faire la publicité de leurs produits auprès de vous.

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