O Guia Avançado para o Processo de Planejamento de Eventos

Planejar um evento pode ser uma tarefa assustadora, mas se você dividir o processo de planejamento do evento em etapas, isso pode eliminar grande parte da preocupação. Existe um modelo de processo de planejamento de eventos a ser seguido? Confira nosso guia avançado para o processo de planejamento de eventos abaixo e descubra.

Passo 1: Determine Metas e Objetivos

Todos nós queremos o nosso eventos para ser bem sucedido, não importa que tipo de evento sejam. Pode ser qualquer coisa, desde um show a uma noite de cassino, do lançamento de um produto à comemoração do XNUMX de julho na piscina da cidade. Eles precisam sair sem problemas.

Mas a primeira pergunta que precisamos nos fazer é: o que define “sucesso”? O que queremos realizar?

Se você não sabe o que está buscando, será difícil agarrá-lo. A primeira coisa que você precisa fazer ao planejar um evento é sentar e decidir exatamente o que está tentando fazer. Pode parecer óbvio: você quer organizar um evento de XNUMX de julho na piscina da cidade. No entanto, o que você precisa para que seja um sucesso? O ponto é que os locais podem conhecer os líderes de sua cidade? Ou talvez você esteja tentando trazer a piscina da cidade de volta à sua antiga glória após uma enorme restauração de dois anos? Talvez você queira homenagear os veteranos?

O objetivo pode ser tudo isso e muito mais. Mas determinar o “porquê” antes de procurar o “o quê” é essencial para planejar um bom evento.

Passo 2: Organize-se

Agora vem a parte difícil. Você sabe o que quer fazer: digamos que sua meta para a celebração do 25 de julho seja aumentar o número de piscinas em XNUMX%. Como você chega a esse ponto? Você vai precisar de duas coisas para te ajudar: pessoas e dinheiro.

O orçamento para o evento pode ter sido dado a você por outra pessoa, ou você pode ter que fazer o relatório de lucros e perdas para determinar exatamente quanto dinheiro pode ser gasto para obter lucro em associações de piscina. 

Mas você também precisa de pessoas para ajudá-lo. Eles podem ser colegas de trabalho designados para trabalhar com você, ou pessoas que você selecionou, ou podem ser voluntários da comunidade que desejam se envolver. 

Não importa quem seja, você precisa construir uma equipe de pessoas que serão úteis à sua maneira. Algumas das funções que você pode precisar são gerente de projeto, gerente de local, agendador, designer criativo, marketing, patrocinador e coordenador de fornecedores e muito mais. Não é até que você tenha uma equipe no lugar que você pode começar um evento.

Passo 3: Desenvolva uma Campanha de Marketing e Comunicação

A maior parte disso recairá sobre os ombros de sua equipe de marketing e criação (se houver), mas com esta etapa você precisa descobrir como divulgará o evento de XNUMX de julho. Você vai usar panfletos? Outdoors? Sinais de quintal? Todas essas coisas são eficazes, mas quem vai desenhá-las, quem vai imprimi-las e quem vai colocá-las? Estas são todas as perguntas que você precisa responder. 

O branding entra nisso em grande estilo, especialmente se estivermos falando de eventos de negócios e não de piscinas urbanas. Mas o ponto é que você deseja uma mensagem consistente em todos os seus canais de comunicação. Isso pode significar logotipos e fontes semelhantes. Pode significar slogans. Pode significar um tema para o evento - seu evento de XNUMX de julho pode ter um tema de rodeio, ou um tema pioneiro, ou um tema da Guerra Revolucionária. Seja o que for, você precisa tomar uma decisão e depois cumpri-la.

Etapa 4: planejar o programa

Você precisa saber tudo o que vai acontecer, quando vai acontecer e quem está no comando. Este é um ótimo trabalho para o seu gerente de projeto. Seu evento de XNUMX de julho pode começar com um café da manhã com panquecas ao nascer do sol no estacionamento da piscina - quem vai arrumar as mesas e cadeiras? Quem vai cozinhar as panquecas? Quem vai gerenciar o lixo? Então, seu evento pode ter um corte de fita cerimonial para reabrir a piscina recém-reformada - quem vai cortar a fita? Você precisará de um microfone e como ele obterá energia? Quem estará onde e como a multidão será controlada?

Veja bem, com cada pedacinho do seu evento, você precisará saber quem está fazendo o quê e quando.

Etapa 5: coordenar os patrocinadores, fornecedores e palestrantes

Talvez no final do dia você traga caminhões de comida para o estacionamento da piscina? Ou o prefeito vai fazer uma cerimônia no parque em frente onde vão homenagear os veteranos? Talvez as estações de rádio locais estejam no local fornecendo música? Talvez as empresas locais tenham doado para a causa e queiram ter um estande onde possam mostrar seus produtos?

Você precisará coordenar tudo isso para que seu evento seja um sucesso.

Etapa 6: encontre as ferramentas tecnológicas certas

Timely é um software de gerenciamento de eventos de serviço completo que pode acabar com muita dor de cabeça. Com Timely Software de Calendário de Eventos, você publica, promove e distribui eventos com facilidade, para que mais pessoas os conheçam. Além disso, com Timely Reserva de Eventos e Ticketing de Eventos softwares você pode coletar RSVPs ou vender ingressos para eventos diretamente do seu site.

E pode fazer tudo isso com um domínio personalizado e comunicações de marca que farão com que o evento da sua comunidade pareça muito mais profissional do que o site da sua cidade.

Etapa 7: executar o plano

O Quatro de Julho chegou. É hora do café da manhã com panquecas, da maratona, do corte da fita, do desfile, dos oradores patrióticos e de todo o resto. Mas como você fez todo o trabalho de perna e seguiu todas as etapas do processo de planejamento do evento, tudo será perfeito.

Passo 8: Avalie e Registre

Uma vez que acabou, você não está pronto! Nos últimos meses de planejamento para o Quatro de Julho, você aprendeu muito sobre como sua comunidade funciona - sobre orçamentos, patrocinadores, voluntários e comunicações. Você precisa avaliar o que deu certo, o que deu errado e precisa registrar essas informações para que, da próxima vez que alguém no seu lugar precisar organizar um evento comunitário, não tenha que reaprender todo o conhecimento que você adquiriu.

Com o TimelyCom os relatórios integrados e as ferramentas analíticas do, você pode avaliar o ROI do seu evento e planejar eventos melhores no futuro.

Solicite uma reunião para que possamos ajudar com suas necessidades de planejamento de eventos hoje!