5 essentiële vaardigheden van een universitaire evenementencoördinator

Wat zijn de 5 vaardigheden die elke universitaire evenementencoördinator moet hebben?

Nou, lees hieronder om erachter te komen!

#1 Wees benaderbaar voor studenten en docenten door innovatief en technisch onderlegd te zijn

Een universitaire evenementencoördinator moet dat zijn gemakkelijk benaderbaar voor leden van de universiteit — en nauwe banden hebben met studentenverenigingen en -clubs. Dat is de betekenis van evenementcoördinator waarin we geloven. Technisch onderlegd zijn heeft zelfs zijn voordelen als je overweegt een online evenementenkalender te gebruiken waar alle studenten evenementen kunnen zoeken en vinden. 

Timely heeft een centrale evenement management systeem, zodat u de websites van alle universitaire afdelingen met elkaar kunt verbinden en alle evenementenkalenders kunt beheren vanuit één enkele software, waarbij u de machtigingen beheert op basis van de rollen van de gebruikers.

Mensen moeten weten hoe ze contact met je kunnen opnemen wanneer ze een evenement willen promoten. Het plannen van een evenement kost immers veel moeite en niemand wil het zien mislukken zonder aanwezigen.

met Timely, kunt u het indienen van evenementen eenvoudig maken met de software voor het beheer van universitaire evenementen. Het enige wat ze hoeven te doen is een formulier in te vullen en dan kun je het evenement opnemen in de officiële universiteitskalender!

Veel universiteiten hebben evenementen met een lage opkomst niet omdat de sprekers geen experts zijn, het onderwerp niet interessant is of de organisatoren niet bekwaam zijn, maar omdat niemand er iets over hoort. Studenten hebben al zoveel dingen aan hun hoofd en ze gaan naar de evenementen die hen aanspreken - niet die waar ze achteraan moeten jagen.

Dat kan dus met een inzendformulier maak een kanaal waarop iedereen gemakkelijk een evenement kan indienen. Vertel leiders van studentenverenigingen, afdelingen en clubs gewoon over het formulier om evenementen voor je agenda binnen te harken!

En dat kan zelfs gebruik onze ticketservice zodat ze geen tickets van websites van derden hoeven te reserveren.

Bekijk onze software voor evenementenkalender.

#2 Wees een evenementencurator (en een goede nieuwsbriefschrijver) met onze Event Finder-tool

Curator zijn is een baan op zich, maar als je curator bent, zullen je evenementen meer bezoekers trekken.

Time.ly stelt u in staat evenementen uit verschillende bronnen te vinden en te importeren, waaronder de onze netwerk van kalenders, Facebook, EventBrite en Meetup. U kunt in de universiteitskalender interessante evenementen opnemen die in de gemeenschap plaatsvinden om uw studenten te informeren.

De sleutel is om evenementen per categorie en zelfs te organiseren de nieuwsbrieven personaliseren je stuurt volgens elke universitaire afdeling. Een techniekstudent zal immers waarschijnlijk meer interesse hebben in een robotica-seminar dan een kunststudent.

Maak uw nieuwsbrieven wekelijks. Maandag is bijvoorbeeld een goede dag voor evenementennieuwsbrieven — het is het begin van de week en studenten willen vooruit plannen wat ze gaan doen.

En ja, er bestaat zoiets als te veel e-mails versturen. Als studenten dagelijkse waarschuwingen voor gebeurtenissen ontvangen, zullen ze deze waarschijnlijk gaan negeren.

met Timely, kunt u de evenementenkalender integreren in uw e-mail of uw MailChimp account, zodat studenten gemakkelijk kunnen zien wat er gebeurt. 

# 3 Wees een facilitair manager

Maar wacht, is geen gebeurtenis manager zich alleen bezig moet houden met evenementen? Welnu, op een universiteit worden de faciliteiten ook "evenementen", en als evenementencoördinator is het ook jouw verantwoordelijkheid om daar bovenop te zitten.

Dat komt omdat twee verschillende groepen mensen niet tegelijkertijd dezelfde plek kunnen gebruiken. Stel bijvoorbeeld dat je studiezalen hebt in je universiteitsbibliotheek.

Deze studieruimtes moeten gereserveerd worden, klopt dat? Anders gaan mensen teleurgesteld naar de studiezalen om ze vol te vinden. Hetzelfde geldt voor vergaderzalen, evenals de meeste sportfaciliteiten (basketbalvelden, fitnessruimtes, enz.).

Dus, gebruik software voor het boeken van evenementen een plek te hebben waar faculteiten deze faciliteiten kunnen reserveren. U maakt het leven van iedereen een stuk gemakkelijker als u ook 'facilitair manager' wordt.

#4 Maak het ouders gemakkelijk om te zien wat er op de universiteit gebeurt

Natuurlijk verdienen studenten hun privacy. Maar dat betekent niet dat je ouders in het ongewisse moet laten over wat er gebeurt met hun dierbare zoons en dochters op de universiteit.

Trouwens, veel evenementen kunnen de aanwezigheid van ouders hebben, dus waarom zou je ze niet de kans geven om mee te doen en hallo te zeggen?

met Timely kalender, kun je ouders de kans geven om de belangrijkste evenementen op de universiteit te zien.

#5 Wees een georganiseerde, timely persoon

Als er een vaardigheid is die een eventmanager moet hebben, dan is het wel georganiseerd zijn en timely. Het is jouw taak om alle universitaire evenementen gemakkelijk te maken voor studenten.

Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat elk evenement de aandacht krijgt die het verdient en dat geen enkel evenement een flop wordt. Jouw rol is om de universiteit een verrijkende ervaring met evenementen die dierbare herinneringen zullen vormen.

Voer uw rol dus uit met software aan uw zijde - software voor evenementenplanning die is gemaakt om dat een gemakkelijke prestatie te maken.

Plan een beter evenement met Time.ly vandaag!