Casestudie: De stad El Paso
Klantprofiel
Aan de voet van het Franklingebergte, op de grens van Texas, New Mexico en Mexico, ligt El Paso, met ongeveer 683,000 inwoners. De stad vormt samen met haar zusterstad Ciudad Juárez een binationaal knooppunt.
De afdeling Inkoop en Strategische Inkoop van de gemeente organiseert jaarlijks het evenement. Coöperatieve InkoopbeursHet gratis evenement verbindt lokale bedrijven met overheidsinstanties en inkooporganisaties, waardoor deuren worden geopend naar overheidscontracten in het hele land.
We spraken met April Alvarado, Hoofdanalist Financieel Onderzoek, over hoe de stad Timely Om sneller stands te verkopen en de registratie, het inchecken en het printen van badges voor de Expo van 2026 te stroomlijnen, allemaal via één platform.
Over april Alvarado - El Paso Expo Powerhouse
As Hoofdanalist financieel onderzoek Bij de afdeling Inkoop en Strategische Sourcing van de stad El Paso helpt April Alvarado de Cooperative Purchasing Expo tot leven te brengen. Ze coördineert de inschrijvingen van exposanten, de verkoop van stands en de logistiek van het evenement, en zorgt ervoor dat bedrijven, instanties en stadsteams op één lijn blijven, van de planning tot de dag van het evenement.
De Uitdaging
De afdeling Inkoop en Strategische Sourcing van de stad El Paso organiseert jaarlijks de Cooperative Purchasing Expo. Het tweedaagse evenement begint met een dag voor exposanten, gevolgd door een dag die open is voor het publiek.
Het brengt lokale bedrijven, overheidsinstanties en inkoopcoöperaties samen op één plek, waar leveranciers contractmogelijkheden kunnen verkennen, relaties kunnen opbouwen en kunnen leren hoe ze zaken kunnen doen met publieke entiteiten.
Voor 2026 heeft het team een ambitieus doel gesteld: Vergroot de deelname van exposanten en tegelijkertijd een snelle, intuïtieve en visueel aantrekkelijke registratie-ervaring bieden voor zowel exposanten als bezoekers.
Om dat te bereiken had de stad een platformpartner nodig die het volgende kon:
Met honderden exposanten, duizenden bezoekers en twee doelgroepen verdeeld over twee dagen, was het gebruik van verschillende tools geen optie. De stad had één oplossing nodig. één platform voor alles.zodat het team zich kon concentreren op het verbinden van lokale bedrijven met concrete kansen.
De Oplossing
Timely Het bood de stad één platform om de gehele Expo te beheren, van de evenementwebsite, standverkoop en registratie tot evenementregistratie, badgeprinten en het bijhouden van de aanwezigheid bij workshops.
Op maat gemaakte Expo-website gebouwd door Timely
Timely's Professional Services Het team ontwierp en lanceerde de officiële Expo-website in slechts een paar dagen. Deze website werd het centrale knooppunt voor standreserveringen, exposantenregistratie en aanmeldingen van bezoekers.
Reserveringen en verkoop van exposantenstands
TimelyDe software voor locatiebeheer van het bedrijf verzorgde de boekingen van gratis en betaalde stands, plus de verkoop van extra's voor exposanten, met realtime inzicht in de beschikbaarheid, zodat de stad altijd wist wat er beschikbaar was.
Registratie van deelnemers via meerdere kanalen
Direct inchecken en badge printen op locatie
Deelname aan workshops registreren via QR-code
Deskundige onboarding en live support
Het Resultaten
De verkoop van stands ging meer dan vijf weken van tevoren van start en 95% van de stands was verkocht (250 van de 262), waardoor de beursvloer beide dagen vol zat.
71% van de klanten registreerde zich online, en via het kassasysteem ter plaatse werden ook bezoekers zonder reservering geregistreerd. Beide kanalen leverden gegevens aan één systeem met een realtime overzicht.
Meer dan de helft van de deelnemers registreerde zich op de evenementdagen, maar de QR-incheckprocedure en het printen van badges verwerkten 1,643 aanmeldingen zonder problemen.
"Onze ervaring met de Timely Het platform werkte vlekkeloos; het was gebruiksvriendelijk, snel en visueel aantrekkelijk, waardoor het de aandacht van ons publiek echt wist te trekken. Door het proces te stroomlijnen en een intuïtieve interface te bieden, hebben we onze bezoekersdoelstellingen overtroffen en van het evenement van dit jaar een groot succes gemaakt."
April Alvarado
Hoofdanalist financieel onderzoek · Stad El Paso, Texas
