Guía de accesibilidad para eventos 2024: planificación de eventos accesibles

La Organización Mundial de la Salud (OMS) estima que 1.3 millones de personas experimentan algún tipo de discapacidad. Esto representa el 16% de la población mundial que vive con algún tipo de discapacidad. Hablar de accesibilidad en eventos no se trata sólo de inclusión, sino de garantizar igualdad de oportunidades de participación y disfrute para todos. En esta Guía de accesibilidad para eventos, analizaremos las mejores prácticas y pautas actuales para planificar eventos accesibles.

I. ¿Por qué es importante la accesibilidad a los eventos?

Los eventos son una excelente manera de conectarse, ya sean profesionales, educativos o sociales. Pero sin una planificación adecuada, pueden excluir involuntariamente a otros, especialmente a aquellos con discapacidades.

Organizar eventos accesibles no solo brinda a las personas con discapacidades la misma oportunidad de participar en el evento, sino que también minimiza su necesidad de solicitar adaptaciones especiales para eventos. además, el Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA por sus siglas en inglés) Requiere que todos los eventos públicos, conferencias y reuniones sean accesibles. Por lo tanto, es obligatorio que los planificadores de eventos que organicen ese tipo de eventos cumplan con la ADA para eventos. 

Para garantizar adecuadamente que todos estén y se sientan incluidos, los organizadores de eventos deben planificar eventos de manera proactiva sin barreras. Y esto incluye cualquier barrera física, de comunicación, tecnológica y de otro tipo.

II. Mejores prácticas para planificar eventos accesibles en 2024

Organizar un evento accesible que dé la bienvenida a todos puede parecer intimidante al principio, pero seguir algunas pautas sencillas de accesibilidad para eventos garantizará un proceso sin problemas. Para ayudarle en este esfuerzo, aquí hay una lista de mejores prácticas para organizar un evento que atienda a todos los asistentes.

1. Piense en el futuro al planificar un evento accesible

Puede ser difícil pensar en cómo hacer que los eventos sean más accesibles cuando tienes un millón de otras cosas en mente durante el proceso de planificación. No esperes hasta el último momento. Comience lo antes posible para asegurarse de que todos los aspectos de su evento sean accesibles.

Seguramente, planificar eventos accesibles no siempre es intuitivo. Es una buena práctica considerar todas las barreras potenciales de un evento y cómo abordarlas de antemano. No existe una solución única para todos, así que recuerde que la accesibilidad afecta varios aspectos, desde la planificación y promoción de la accesibilidad del evento hasta la ejecución.

Pregúntate cosas como:

• ¿Quién es tu audiencia? ¿Qué tipo de habilidades podría carecer una persona que asista a su evento?
• ¿Existen barreras potenciales que impidan la accesibilidad a los eventos para personas con discapacidades? ¿Se pueden minimizar o eliminar?
• ¿El lugar tiene Cumplimiento de la ADA para eventos? ¿Puede alguien en silla de ruedas caminar libremente? ¿Hay rampas o ascensores en el lugar? ¿Hay puertas automáticas a las que todos puedan acceder? ¿Hay habitaciones o espacios tranquilos?
• ¿Se puede acceder a la plataforma del evento virtual con un lector de pantalla? ¿Ofrece funciones de accesibilidad como navegación con teclado, títulos claros y texto alternativo para imágenes?
• ¿Consideró proporcionar alimentos que no contengan alérgenos comunes, como maní o aceite de maní? ¿La empresa de catering ofrece un menú alternativo para personas con restricciones alimentarias?

Esas son solo algunas ideas para hacerte pensar. Si te preparas con anticipación y piensas en tantas posibilidades como puedas, es más difícil que algo salga mal. Trata de tomar notas cada vez que pienses en algo y estudia lo que puedes hacer. De esta forma, harás que tus eventos sean más inclusivos y agradables para todos.

2. Dirígete a las personas adecuadamente

Para garantizar la accesibilidad al evento, es importante conocer a su audiencia y, aún más importante, cómo comunicarse con ella. Al dirigirse a audiencias con discapacidades, asegúrese de saber cómo referirse a ellas correctamente. Por ejemplo, el término “persona discapacitada” puede resultar grosero y no se utiliza actualmente. Intente utilizar "una persona con discapacidad" en su lugar. 

3. Asegúrese de tener un sitio web de evento accesible

Algunas personas con discapacidades visuales o de movilidad pueden tener dificultades para buscar y encontrar información en línea. Estándares de accesibilidad web Su objetivo es crear entornos en línea donde todos tengan el mismo acceso. Para cumplir con estos estándares, toda la tecnología electrónica y de la información debe ser accesible para las personas con discapacidad. 

Si su sitio web carece de accesibilidad, resultará muy incómodo para las personas con necesidades de apoyo navegar y conocer su organización y los eventos que ofrece. Para confirmar si su sitio web es accesible, puede utilizar un verificador de accesibilidad web. Hay muchos disponibles de forma gratuita en línea.

Luego, puede usar herramientas simples para mejorar la accesibilidad de su sitio web. Por ejemplo, chats y chats de video, entrada de teclado, saludos hablados y asistencia en vivo. Con un sitio web accesible, definitivamente puede hacer que su evento sea inclusivo desde el principio. 

4. Añade accesibilidad en la promoción y registro de eventos.

Aprender sobre lo que está sucediendo y registrarse para eventos puede ser un desafío para las personas con discapacidad por sí solas. Afortunadamente, existen varias herramientas tecnológicas disponibles que pueden ayudarle a hacer que su proceso de descubrimiento y registro de eventos sea más accesible. Timely soluciones de software para eventos, por ejemplo, están diseñados para ser accesibles a todos. 

Con un Timely software de gestión de eventos, puedes crear fácilmente hermosos vistas del calendario de eventos y páginas de destino de eventos para mostrar sus eventos. Además, puede ofrecer registro de eventos y venta de boletos directamente desde su sitio web. 

Su audiencia puede interactuar con su calendario y buscar eventos utilizando solo las entradas del teclado. Incluso pueden registrarse para eventos o comprar boletos sin necesidad de un mouse. Cada funcionalidad es totalmente accesible para personas con discapacidad. 

Para obtener más información sobre las medidas que tomamos para apoyar la accesibilidad, consulte nuestro Declaración de accesibilidad web para eventos. También puedes visitar nuestro página de calendario de demostración para ver nuestro software accesible en la práctica.

5. Maximizar las oportunidades de comunicación

Dependiendo del tipo de evento que seas planificar, es posible que deba preparar de antemano algunos materiales de comunicación accesibles específicos. Hay muchas consideraciones que puede tomar al desarrollar los materiales de su evento, por ejemplo:

• Asegúrese de que las fuentes sean legibles evitando las fuentes decorativas y asegurándose de que sean de tamaño 14 o más grandes. Evite el uso de cursivas o todas las letras mayúsculas.
• Compruebe el contraste de color. Evite fondos oscuros con estampados oscuros, así como fondos brillantes con estampados brillantes.
• Asegúrese de que todos los videos tengan subtítulos y que los subtítulos sean precisos.
• Ofrezca formatos alternativos, como braille, letra grande y blanco y negro.
• Asegúrese de que todos los signos y símbolos estén traducidos a idiomas que la audiencia entienda.
• Asegúrese de que el evento se realice en un ambiente con mucha luz para facilitar la comunicación de las personas que leen los labios.

6. Facilitar y fomentar las solicitudes de accesibilidad a eventos.

Aunque la planificar y Promoción su evento, haga preguntas a las personas con discapacidades que podrían estar interesadas en asistir. Dale a tu audiencia espacio para hablar sobre sus preferencias. Puede hacer preguntas directas o permitirles comentar sobre sus necesidades, si las hubiera.

Alternativamente, puede alentar a los asistentes a enviar solicitudes formales de accesibilidad al evento al mismo tiempo que registran o compran las entradas. Por ejemplo, puede proporcionar un sistema integrado cuestionario de reserva de eventos y preguntar preferencias para los asistentes. 

Al hacer preguntas y estar abierto a brindar adaptaciones razonables para el evento, les muestra a las personas con discapacidades que su evento es accesible e inclusivo.

7. Proporcionar dispositivos de movilidad y herramientas de asistencia.

Existen muchas herramientas de accesibilidad para eventos diseñadas para ayudar a las personas con discapacidades. Hacerlos disponibles y visibles ayuda a que todos se sientan más cómodos en su evento. Por ejemplo, tener un número de teléfono TTY, un subtitulador en vivo o incluso suficiente espacio para equipos de movilidad brindará a los asistentes una sensación de seguridad y pertenencia que nunca olvidarán.

8. Capacite a su personal para eventos accesibles

Muchas personas no están seguras de cómo (y cuándo) pueden ayudar a alguien con discapacidad. Un personal bien capacitado puede marcar la diferencia al planificar eventos accesibles.

Puede ofrecer cursos para capacitar a su personal sobre accesibilidad a eventos y prepararlos para enfrentar situaciones tanto de rutina como de emergencia. El personal debe comprender el significado de la cultura de la discapacidad en relación con diferentes las comunidades, así como lo que significa ser visible en la propia identidad y al mismo tiempo adaptarse a un espectro de discapacidades.

9. Esté disponible en todo momento

Saber estar disponible sin ser intrusivo es la clave del éxito de un evento accesible. Si bien las personas con discapacidades son perfectamente capaces de hacer las cosas por sí mismas, es posible que en ocasiones necesiten su ayuda. Cuando suceda, esté disponible cordialmente, pero no sea demasiado servicial.

10. Ponte en el lugar de otra persona

Ponerse en el lugar de su audiencia significa tener empatía por ella. Intente caminar por el lugar de su evento con los ojos cerrados o utilizando equipos de movilidad para vivir la experiencia. Siéntese al final de su sala de conferencias y verifique si puede ver y comprender a la persona en el escenario. Cada esfuerzo que haga para comprender las diferencias de sus asistentes conducirá a un evento más inclusivo y accesible para todos.

Contáctanos para obtener más información sobre la accesibilidad de eventos y cómo usted y su audiencia pueden beneficiarse de Timely tecnología de eventos accesible.