De geavanceerde gids voor het evenementenplanningsproces

Het plannen van een evenement kan een ontmoedigende taak zijn, maar als je het planningsproces van het evenement opdeelt in stappen, kan dat een hoop zorgen wegnemen. Is er een procesmodel voor evenementenplanning dat moet worden gevolgd? Bekijk onze geavanceerde gids voor het evenementplanningsproces hieronder en kom erachter.

Stap 1: Bepaal doelen en doelstellingen

We willen allemaal onze evenementen om succesvol te zijn, ongeacht wat voor soort evenement ze zijn. Het kan van alles zijn, van een concert tot een casino-avond tot een productlancering tot een Fourth of July-viering in het stadszwembad. Ze moeten zonder problemen vertrekken.

Maar de eerste vraag die we onszelf moeten stellen is: wat definieert "succes"? Wat willen we bereiken?

Als je niet weet waar je naar reikt, zal het moeilijk zijn om het vast te pakken. Het eerste dat u moet doen bij het plannen van een evenement, is gaan zitten en beslissen wat u precies probeert te doen. Het lijkt misschien voor de hand liggend: u wilt een Fourth of July-evenement organiseren in het stadszwembad. Maar wat heb je nodig om dat tot een succes te maken? Is het punt dat de lokale bevolking hun stadsleiders kan ontmoeten? Of misschien probeert u het stadszwembad na een ingrijpende restauratie van twee jaar weer in zijn oude glorie te herstellen? Misschien wil je veteranen eren?

Het doel zou dat allemaal kunnen zijn en nog veel meer. Maar het bepalen van het "waarom" voordat je op zoek gaat naar het "wat" is essentieel voor het plannen van een goed evenement.

Stap 2: organiseer

Nu komt het moeilijke deel. U weet wat u wilt doen: laten we zeggen dat uw doel voor de Fourth of July-viering is om het aantal lidmaatschappen van zwembaden met 25% te verhogen. Hoe kom je op dat punt? Je hebt twee dingen nodig om je te helpen: mensen en geld.

Het budget voor het evenement kan door iemand anders aan u zijn gegeven, of u moet mogelijk het winst- en verliesrapport maken om precies te bepalen hoeveel geld er kan worden uitgegeven om winst te maken in zwembadlidmaatschappen. 

Maar je hebt ook mensen nodig die je helpen. Dit kunnen collega's zijn die zijn toegewezen om met u samen te werken, of mensen die u zelf selecteert, of het kunnen vrijwilligers uit de gemeenschap zijn die betrokken willen zijn. 

Het maakt niet uit wie het is, je moet een team van mensen bouwen die elk op hun eigen manier nuttig zullen zijn. Enkele van de rollen die u mogelijk nodig heeft, zijn projectmanager, locatiemanager, planner, creatieve ontwerper, marketing, sponsor- en leverancierscoördinator, en meer. Pas als je een team hebt, kun je een evenement op gang brengen.

Stap 3: ontwikkel een marketing- en communicatiecampagne

Het grootste deel hiervan zal op de schouders van uw marketing- en creatieve team vallen (als u die heeft), maar met deze stap moet u uitzoeken hoe u het nieuws over het Fourth of July-evenement gaat verspreiden. Gebruik je flyers? Aanplakborden? Werfborden? Al die dingen zijn effectief, maar wie gaat ze ontwerpen, wie gaat ze printen en wie gaat ze plaatsen? Dit zijn allemaal vragen die u moet beantwoorden. 

Branding speelt hierin een grote rol, vooral als we het hebben over zakelijke evenementen en niet over stadszwembaden. Maar het gaat erom dat je een consistente boodschap wilt in al je communicatiekanalen. Dit kan vergelijkbare logo's en lettertypen betekenen. Het kan slogans betekenen. Het kan een thema voor het evenement betekenen - uw Fourth of July-evenement kan een rodeo-thema hebben, of een pioniersthema, of een thema van de Revolutionaire Oorlog. Wat het ook is, u moet de beslissing nemen en u eraan houden.

Stap 4: Plan het programma

Je moet alles weten wat er gaat gebeuren, wanneer het gebeurt en wie er de leiding over heeft. Dit is een geweldige taak voor uw projectmanager. Uw Fourth of July-evenement kan beginnen met een ontbijt met pannenkoeken bij zonsopgang op de parkeerplaats van het zwembad - wie gaat de tafels en stoelen klaarzetten? Wie gaat de pannenkoeken bakken? Wie gaat het afval beheren? Dan kan er voor uw evenement een ceremonieel lint worden doorgeknipt om het onlangs gerenoveerde zwembad te heropenen - wie gaat het lint doorknippen? Heb je een microfoon nodig en hoe krijg je die van stroom? Wie gaat waar staan ​​en hoe wordt de menigte gecontroleerd?

Zie je, bij elk onderdeel van je evenement moet je weten wie wat wanneer doet.

Stap 5: coördineer de sponsors, verkopers en sprekers

Misschien breng je later op de dag foodtrucks naar de parkeerplaats van het zwembad? Of de burgemeester gaat een ceremonie houden in het park voor de deur waar ze veteranen zullen eren? Misschien zullen lokale radiostations ter plaatse muziek verzorgen? Misschien hebben lokale bedrijven gedoneerd aan het goede doel en willen ze een stand hebben waar ze hun producten kunnen laten zien?

U moet dit allemaal coördineren om uw evenement tot een succes te maken.

Stap 6: Vind de juiste technische hulpmiddelen

Timely is full-service software voor evenementenbeheer die veel hoofdpijn kan wegnemen. Met Timely Software voor evenementenkalender, publiceer, promoot en verspreid je evenementen met gemak, zodat meer mensen ervan op de hoogte zijn. Bovendien met Timely Evenement boeken en Evenement Ticketing software kunt u rechtstreeks vanaf uw website RSVP's verzamelen of kaartjes voor evenementen verkopen.

En het kan allemaal met een aangepast domein en merkcommunicatie waardoor uw community-evenement er veel professioneler uitziet dan de website van uw stad.

Stap 7: Voer het plan uit

De vierde juli is aangebroken. Het is tijd voor het pannenkoekenontbijt, de marathon, het doorknippen van het lint, de parade, de patriottische sprekers en al het andere. Maar omdat je al het beenwerk hebt gedaan en alle stappen van je evenementplanningsproces hebt gevolgd, zal het vlekkeloos verlopen.

Stap 8: Evalueer en registreer

Als het eenmaal voorbij is, ben je nog niet klaar! In de afgelopen maanden van plannen maken voor XNUMX juli heb je zojuist veel geleerd over hoe je gemeenschap werkt - over budgetten en sponsors en vrijwilligers en communicatie. Je moet evalueren wat er goed ging en wat er fout ging, en je moet die informatie vastleggen, zodat de volgende keer dat iemand in jouw schoenen een gemeenschapsevenement moet organiseren, hij niet alle kennis die je hebt opgedaan opnieuw hoeft te leren.

met TimelyDankzij de geïntegreerde rapportage- en analysetools kun je de ROI van je evenement evalueren en betere evenementen in de toekomst plannen.

Vraag een afspraak aan zodat we u vandaag kunnen helpen met uw behoeften op het gebied van evenementenplanning!