Leveranciersselectie voor eventmanagementsoftware: 7 dingen om te overwegen

Het kiezen van een softwareleverancier voor evenementenbeheer is een belangrijke beslissing. Het zal u helpen een hoger niveau van automatisering te bereiken, zodat u zich kunt concentreren op de dingen die er het meest toe doen: het uitvoeren van geweldige evenementen en het bieden van een naadloze ervaring aan uw bezoekers. Er zijn een paar punten hieronder die redelijk belangrijk zijn bij de selectie van uw softwareleverancier voor evenementenbeheer:

1. Productpasvorm 

Het eerste waar u rekening mee moet houden bij het selecteren van een leverancier van software voor evenementenbeheer, is de pasvorm van het product. U moet een duidelijk begrip hebben van uw pijnpunten en welke softwarefunctionaliteiten deze het beste kunnen oplossen.

Door met alle belanghebbenden te overleggen en vervolgens een spreadsheet op te stellen met de functies die u moet hebben, kunt u uw behoeften vaststellen. Dit document kan u ook helpen bij het opstellen van de RFP of SOW, als dat een vereiste is in uw organisatie. 

Als u eenmaal weet wat uw behoeften op het gebied van evenementenbeheer zijn, is het gemakkelijker om de juiste leverancier te zoeken en te vinden. U kunt beginnen met het beoordelen van de productbeschrijving software voor evenementenbeheer, op zoek naar de gewenste functionaliteiten. Daarnaast kunt u hen vragen naar hun lijst met functies, of voor een product demonstratie om te bevestigen of het systeem al uw vakjes aanvinkt.

Met die middelen bij de hand is het veel gemakkelijker om leveranciers te selecteren en te beslissen wie op uw shortlist komt. 

2. Teamschaalbaarheid 

Als u wilt dat meer dan één persoon in uw organisatie uw software voor evenementenbeheer gebruikt, controleer dan hoeveel licenties zijn inbegrepen in hun betalingsplannen. Zorg ervoor dat u dit controleert voordat u zich aanmeldt voor een abonnement, aangezien u mogelijk gedwongen wordt extra te betalen. Veel softwareleveranciers staan ​​delen niet toe logins met teamleden.

Voor teams van meer dan twee is het logisch om een ​​platform te vinden met betaalbare prijzen per gebruiker. Sommige softwareleveranciers voor evenementenbeheer zijn op licenties gebaseerd en vragen een vast abonnement per gebruiker, wat onbetaalbaar kan worden naarmate uw evenementenbedrijf groeit.

Werk samen met een bedrijf dat flexibel is voor uw teamgrootte en waarmee u eenvoudig leden kunt toevoegen als u dat wilt, met een prijsstructuur die voor u logisch is.

3. Makkelijk te gebruiken

Als u wilt weten of een tool gemakkelijk te gebruiken is, vraagt ​​u een gratis proefversie aan en test u deze zelf. Het kan nuttig zijn om klantbeoordelingen te controleren, bij voorkeur in uw branche.

Verzoek om een demonstratie van de interface voor degenen aan de front-end, zodat u er zeker van kunt zijn dat het een gemakkelijke technologie is voor uw deelnemers om te gebruiken.

Hoe is de aanpasbaarheid van het platform? Controleer of het eenvoudig is om kleuren en logo's te wijzigen, een merkregistratiepagina te ontwerpen, e-mailnieuwsbrieven naar prospects te sturen, aangepaste URL's te maken zonder de hulp van een ontwikkelaar of webdesigner. Is de ticketfunctie gemakkelijk aanpasbaar? Het is belangrijk om te zoeken naar een interface die real-time gegevens levert, waardoor inkomstenprognoses en het inchecken van bezoekers eenvoudiger worden.

De oplossing hiervoor is gebruik Timely software voor evenementenbeheer. Als totaaloplossing stelt ons platform voor evenementenbeheer u in staat om alle aspecten van de evenementenadministratie te stroomlijnen en te automatiseren, zodat u kunt genieten van het succes van uw volgende evenement!

Ongeacht bij welk aspect van evenementenplanning of promotie u hulp nodig heeft, Timely zal alle . hebben functionaliteiten en ondersteuning die u nodig heeft om uw evenementenbedrijf tot een succes te maken. 

4. Veilig en conform

Voor sommige organisaties zijn informatietechnologiebeveiliging en wettelijke naleving ook relevante overwegingen bij de aanschaf software voor evenementenbeheer. Door samen te werken met leveranciers van software voor evenementenbeheer die deze kwesties serieus nemen, kunnen potentiële risico's en aansprakelijkheid worden geminimaliseerd.    

Gewoonlijk hebben grote organisaties en overheidsinstanties interne inkoopprocedures, waaronder een volledige beoordeling van het interne beleid van leveranciers. Veelvoorkomende thema's zijn IT-beveiliging, wereldwijde privacywetgeving en toegankelijkheid. Als dat het geval is, richt u dan op leveranciers die beveiligingsprotocollen hebben, a PrivacybeleidEn een verklaring voor webtoegankelijkheid. Het maakt uw inkoopproces eenvoudiger!

5. Training en ondersteuning

Vraag wat voor soort training en ondersteuning voor u beschikbaar is wanneer u met de verkoper spreekt. Wat is hun onboardingproces? Hoeveel ondersteuning krijgt u bij het opzetten van het platform?

Biedt het platform een ​​sterke klantenservice? Controleren op een help center of trainingsvideo's kunnen een goede plek zijn om te beginnen. Ontdek of ze live virtuele training of privélessen aanbieden tegen een meerprijs. Als je beperkte hulp krijgt van je team bij het configureren van je evenementtechnologie, moet je hier speciale aandacht aan besteden. 

Timely biedt een robuust help center met video-tutorials. Het begint vanaf de basis om de interface te gebruiken en je in te stellen Timely Software voor evenementenbeheer; begeleidt je door je reis om een ​​meester in eventmanager te worden! Ze bieden ook geavanceerde training met één-op-één-sessies voor gebruikers.

6. Ondersteunt bedrijven zoals die van u

Als het platform voor evenementenbeheer betrokken is geweest bij evenementen die qua branche en omvang vergelijkbaar zijn met die van u, dan is zij waarschijnlijk de juiste om uw evenement af te handelen. Dit is een belangrijk criterium voor het selecteren van leveranciers om succes te garanderen bij uw selectie van software voor evenementenbeheer. 

We raden u aan om uw eigen onderzoek te doen. Zoek bijvoorbeeld op casestudies, beoordelingen en getuigenissen, om te zien of andere klanten tevreden zijn met hun selectie van het platform voor evenementenbeheer.

We begrijpen dat het selectieproces van softwareleveranciers een moeilijke taak is. Gelukkig, Timely maakt deze selectie gemakkelijker door een eenvoudige, geïntegreerde en intuïtieve software voor evenementenbeheer te zijn.

Timely helpt private, publieke en non-profitorganisaties evenementen efficiënter te beheren. Ongeacht uw grootte, wij kunnen u helpen uw evenementdoelen te bereiken. Wij serveren allerlei evenementenmarkten en industrieën. Inderdaad, Timely is de keuze uit meer dan 150,000 organisaties wereldwijd om hun evenementen naar een hoger niveau te tillen.

7. Prijs- en factureringsopties

Tijdens uw selectieproces voor softwareleveranciers moet u overwegen welke prijsopties beschikbaar zijn in termen van functies of add-ons die nodig zijn voor uw bedrijf.

Vraag de softwareleverancier voor evenementenbeheer of de prijs wordt berekend op basis van functies die u wilt gebruiken, het aantal aanwezigen of het aantal evenementen dat u gaat organiseren. Als u het hele jaar door meerdere evenementen organiseert, kan het nuttig zijn om een ​​jaarplan te bekijken. Soms kan het voordeliger zijn om u voor een heel jaar aan te melden in plaats van een maandelijks abonnement.

Sommige oplossingen bieden een gepersonaliseerde ervaring volgens de specifieke vereisten voor evenementenbeheer van uw bedrijf. Als u op zoek bent naar pakketten op maat, Timely biedt zakelijke klanten op maat gemaakte softwareoplossingen voor evenementenbeheer en prijzen. Maak, importeer en promoot tal van evenementen en beheer evenementen efficiënter. 

De juiste leverancier van software voor evenementenbeheer

Kortom, de beste leverancier van software voor evenementenbeheer is degene die het meeste van uw producten aanvinkt, met u mee kan groeien en gemakkelijk te gebruiken is. . Ook degene die veilig en compliant is, training en ondersteuning biedt, met bedrijven zoals het uwe heeft gewerkt en binnen uw budget past.

Timely is de gekozen leverancier van meer dan 150,000 organisatoren van evenementen wereldwijd. Onze flexibele software voor evenementenbeheer werkt perfect met allerlei soorten evenementen, inclusief virtuele, persoonlijke en hybride evenementen. Met ons systeem kun je al je evenementenaanbod centraliseren in een prachtige evenementenlijst of kalender, en je landingspagina's voor evenementen eenvoudig aanpassen. Bovendien kunt u uw evenementpromotie automatiseren door ze automatisch te delen als een nieuwsbrief of door ze automatisch op sociale media te publiceren. U kunt ook online vanaf uw eigen website inschrijvingen aannemen en tickets verkopen, zonder tussenpersonen.

Contact om meer te leren over Timelyof probeer gratis!