De stapsgewijze handleiding voor het samenstellen van uw universitaire evenementenkalender

Er worden serieuze inspanningen en middelen gestoken in het plannen, plannen, organiseren en beheren van universitaire evenementen. Alsof evenement management was niet veeleisend genoeg, er is ook de noodzaak om je universitaire evenementenkalender te maken. 

In dit artikel gaan we het hebben over waarom je een universitaire evenementenkalender nodig hebt, hoe je een campusevenementenlijst kunt maken en wat je ermee kunt doen als je die eenmaal hebt. We willen dat je je potentieel kunt maximaliseren met je evenementenkalender, en dit zijn de bewezen stappen om je op de goede weg te krijgen naar een beter georganiseerd schema, een meer betrokken studentenlichaam en beter voorbereid zijn op de evenementen wanneer ze gebeuren.

1. Waarom heb je een universitaire evenementenkalender nodig?

Er gebeurt op elk moment zoveel in een onderwijsinstelling dat evenementenbeheer voor scholen, hogescholen en universiteiten kan op zichzelf een aparte functie zijn! Dat hoeft echter niet zo te zijn als u één centrale evenementenkalender voor universiteiten heeft: een uniek platform voor studenten, professoren en alle relevante partijen om te zoeken naar de meest recente informatie met betrekking tot elk evenement op uw universiteit, hogeschool. , of afdeling.

1.1. Evenement planning

Het hebben van een universitaire evenementenkalender kan je helpen bij het plannen van middelen en locaties voor het evenement zonder planningsconflicten. Zeker, als je van tevoren weet welke evenementen er op de campus plaatsvinden rond dezelfde tijd dat je erover nadenkt om je evenement te organiseren, kun je er meerdere vermijden problemen met de planning van evenementen onderweg.

Er is zoveel meer dat u kunt bereiken met een online evenementencatalogus. Een kritische vereiste voor uw evenement een succes te maken is om ervoor te zorgen dat gebeurtenissen elkaar niet overlappen. En bovenal kun je studenten helpen bij het plannen en budgetteren van hun tijd en geld voor evenementen die voor hen interessant zijn. 

Bovendien, als je al een online evenementenlijst hebt, kan dit je helpen bij het voorbereiden van de evenementenkalender van het volgende semester of volgend jaar. Als u precies weet wanneer uw vorige evenement was gepland, hoe het samenwerkte met andere evenementen op de evenementenkalender, hoeveel planning en voorbereiding eraan is besteed (inclusief budget, opzet, enz.), dan bent u veel beter voorbereid op het plannen van het volgende evenement. evenement. Het is allemaal marktonderzoek.

1.2. Bereikbaarheid van evenementen

Outreach is de sleutel in elke marketinginspanning voor evenementen, en we weten allemaal uit zwaarbevochten ervaring dat de eerste stap in outreach het verspreiden van de boodschap is. Om het nieuws over een universiteitsevenement te kunnen verspreiden, moet je alle relevante informatie op één plek hebben die niet alleen volledig is ingevuld en afgebakend, maar je moet die informatie ook gemakkelijk toegankelijk hebben voor je studenten. Outreach heeft geen zin als het marketingmateriaal - in dit geval de evenementenkalender van de universiteit - moeilijk te vinden of moeilijk te gebruiken is.

Maar dat is niet alles! Het creëren van een evenementenkalender is een lange weg om ervoor te zorgen dat het beoogde publiek voldoende wordt bereikt, wat op zijn beurt de deelname zal vergroten, of het nu gaat om persoonlijke of virtuele evenementen.

1.3. Bijwonen van evenementen

Naast het effectief publiceren van belangrijke data, speciale evenementen en uitgelichte cursussen, kan het hebben van een goed gebouwde en bijgewerkte universitaire evenementenkalender een grote bijdrage leveren aan het vergroten van uw evenement deelname.

U kunt uw kalender integreren met Timely's boekingssysteem voor evenementen, en weet van tevoren wie er naar je evenement komt door registraties te verzamelen of online tickets te verkopen. Bovendien kunt u aangepaste e-mails en meldingen naar uw evenementdeelnemers sturen om hen aan het evenement te herinneren.

1.4. Altijd en overal

Het is dus gemakkelijk in te zien waarom het maken van een universitaire evenementenkalender zo nuttig zou zijn voor jou, je studenten, je faculteit en personeel, en voor iedereen die aan de universiteit is verbonden. Maar het online maken van een evenementenkalender is zelfs nog belangrijker: als het niet online is, kan het net zo goed niet meer bestaan. 

Inderdaad, een online evenementenkalender stelt studenten in staat om 24/7 aankomende evenementen en vanaf elk apparaat te volgen. Het is veel handiger en effectiever dan gedrukte versies.

2. Hoe maak je een universitaire evenementenkalender?

Maar hoe maak je online een evenementenkalender en wat houdt dat in? Hier is een stapsgewijze handleiding voor het maken van een universitaire evenementenkalender Timely's software voor evenementenbeheer.  

Online een evenementenkalender maken met Timely's software voor evenementenkalender is makkelijk. Het is een uiterst eenvoudige en gebruiksvriendelijke webgebaseerde toepassing die geen technische kennis of vaardigheden vereist. Het is vanaf het begin klaar voor gebruik. Hier is hoe je het kunt aanpakken:

2.1. Sluit de kalendercode in op uw website

Alles wat je nodig hebt om een ​​evenementenkalender online te hebben, is de mogelijkheid om dit te doen sluit een kalendercode in op je website. Het is een gemakkelijke stap en we hebben het zo gebruiksvriendelijk gemaakt dat hulp van buitenaf niet nodig zou moeten zijn. Een paar klikken en je hebt een universitaire evenementenkalender gemaakt! Als u echter hulp nodig heeft, kunt u de IT-afdeling van uw universiteit of Timely's klantsuccesteam kan helpen.

2.2. Personaliseer je kalender

Met een Timely account, kun je eenvoudig een opvallende universitaire evenementenkalender maken door het aanpassen van het kalenderontwerp. U kunt uw logo toevoegen, lettertypen en het kleurenthema wijzigen. U kunt zelfs de mascotte van uw universiteit toevoegen, waardoor het identiteitsgevoel bij uw studenten en medewerkers nog meer wordt versterkt.

2. 3. Voeg een formulier voor het indienen van een evenement toe 

Met onze universitaire evenementenkalendersoftware voegt u een aanmeldingsformulier evenement is makkelijk. Het stelt de gemeenschap in staat om alle soorten evenementen in te dienen, of het nu gaat om persoonlijke, online of hybride evenementen. Bovendien kunnen ze evenementen indienen die gratis of betaald zijn.

Het hele goedkeuringsproces voor het indienen van evenementen kan worden geautomatiseerd. Bijgevolg kunt u tijd besparen terwijl u uw agenda vult met relevante evenementen voor uw publiek.

2.4. Cverzamel RSVP's en verkoop tickets

U kunt uw Timely universitaire evenementenkalender met onze evenement registratie en software voor ticketing van evenementen oplossingen. Dit stelt je in staat om RSVP te verzamelen en tickets rechtstreeks vanuit de online kalender te verkopen zonder tussenkomst van tussenpersonen. Daarom kun je gemakkelijk beginnen met het genereren van inkomsten met je evenementen zonder extra stappen.

2.5. Beheer gebruikersrechten en alle andere aspecten 

Gebruikersrechten beheren en alle andere elementen uit één enkele softwareoplossing. Op deze manier kunnen alleen de geautoriseerde gebruikers van elke afdeling evenementen toevoegen of wijzigingen aanbrengen in de evenementenkalender van de universiteit. 

3. Je Universitaire Evenementenkalender is nu klaar voor gebruik

Zodra u klaar bent met het maken van uw evenementenkalender, is deze klaar voor gebruik. U kunt dan beginnen met het maken of importeren van alle soorten evenementen en ze zelfs markeren voor maximale zichtbaarheid.

3.1. Demo Universitaire Kalender

Neem een ​​kijkje op onze demo van de evenementenkalender van de universiteit om te zien hoe het eruit zou zien op uw website.

3.2. Succesverhaal

Als je nieuwsgierig bent, kun je a case study met de Universiteit van Bristol. De casus laat zien hoe Timely hielp de universiteit hun online agenda nieuw leven in te blazen en tegelijkertijd het aantal evenementen, de betrokkenheid en de opkomst te vergroten.

4. Meer softwareoplossingen voor evenementen voor onderwijsinstellingen

We hebben verschillende andere waardevolle softwareoplossingen voor evenementen voor colleges en universiteiten. Bijvoorbeeld onze software voor kamerplanning, waarmee u kunt nemen online reserveren en huren van locaties.

Als je hulp nodig hebt bij het opzetten van je universitaire evenementenkalender, helpen onze medewerkers je graag verder! Plan een beter evenement met Time.ly vandaag!