Casestudy: Joodse Federatie van Zuid-Arizona

Ontdek hoe Timely hielp de Joodse Federatie van Zuid-Arizona om hun agendabronnen beter te beheren, waardoor hun gemeenschap op de hoogte en betrokken bleef. 

CLIËNTPROFIEL

De Joodse Federatie van Zuid-Arizona (JFSA) en de Stichting Joodse Gemeenschap van Zuid-Arizona (JCF), zijn twee verschillende organisaties die vergelijkbare doelen nastreven in de stad Tucson, in de Amerikaanse staat Arizona. Zij zijn geweest Timely klanten sinds 2019.

De JFSA wordt beschouwd als de centrale organisatie voor planning, bijeenroeping, visievorming en fondsenwerving van de Joodse gemeenschap in Zuid-Arizona. Ze werken om te voorzien in de essentiële behoeften van de gemeenschap en om de joodse levensstijl voor huidige en toekomstige generaties te versterken.

Aan de andere kant werkt het JCF met een diverse populatie van individuen en families om hen in staat te stellen doelen en organisaties te omarmen waar ze om geven. Door dit te doen, bevordert het JCF de groei van de gemeenschap en helpt het bij het opbouwen van de langetermijncapaciteit van lokale liefdadigheidsinstellingen.

Beide organisaties hebben de joodse gemeenschap voor ogen en maken momenteel een proces door van samenkomen en één organisatie worden. Samen hebben ze drie gecentraliseerde agendabronnen, die allemaal worden beheerd door Maya Horowitz, Directeur Marketing, Communicatie & Evenementen bij de Joodse Federatie van Zuid-Arizona.

Voor deze Case Study ontdek je hoe de twee Joodse organisaties gebruiken Timely software voor evenementenbeheer voor kerken en religieuze organisaties om al hun agenda's en evenementen efficiënter te beheren.

UITDAGINGEN

De eerste van de drie kalenders is een hulpmiddel voor professionals van Joodse agentschappen, synagogen en organisaties. "Deze kalender wordt de planningskalender genoemd en bevat basisinformatie over aankomende evenementen, evenals overkoepelende gemeenschapsinformatie, zoals vakanties, sportwedstrijden van de Universiteit van Arizona en schoolvakanties", voegde Maya toe.

De planningskalender wordt gebruikt om de timing van aankomende evenementen te helpen bepalen en om datums op te slaan om conflicterende evenementen binnen de gemeenschap te voorkomen. “Gezien de overlap in ons publiek is het belangrijk dat we afstemmen”, legde Maya uit.

De tweede bron is een openbaar geadverteerde gemeenschapskalender die aankomende interessante evenementen bevat. Leden van de gemeenschap kunnen deze kalender raadplegen om manieren te vinden om contact te maken met het joodse leven.

Als laatste bron kunnen communityleden ervoor kiezen om wekelijks een nieuwsflits per e-mail te ontvangen. Het bevat aankomende evenementen met informatie over evenementen in de buurt.

Moeten drie verschillende agenda's beheren werd een moeilijke taak voor Maya en haar team. Ondanks de aanzienlijke inhoudelijke overlap spraken hun middelen niet met elkaar, wat resulteerde in een verspilling van personeelstijd. Het was ook moeilijk om evenementen uit alle drie de bronnen te promoten. "Deze inefficiëntie heeft bijgedragen aan een verlies van personeelstijd en hiaten in de inhoud", zei Maya.

Een andere grote uitdaging voor de organisaties was de evenement inzending proces. De JFSA en JCF ontvingen inzendingen voor evenementen via e-mail, wat meer werk betekende voor het managementpersoneel. Als er een fout was of informatie ontbrak, was het de verantwoordelijkheid van de organisatie om fouten te herstellen en te corresponderen met de indiener van het evenement om deze te corrigeren.

Hun doelen waren onder meer:

OPLOSSING

RESULTATEN

“In ons eigen onderzoek hadden we alleen oplossingen gevonden waarbij community- en nieuwsflitskalenders konden worden gesynchroniseerd. Ze bevatten niet de mogelijkheid om ook de planningskalender op te nemen. We dachten dat we misschien twee afzonderlijke oplossingen nodig zouden hebben.”, zei Maya. 

Om al hun doelstellingen op het gebied van evenementenbeheer te bereiken, vroeg Maya hun webontwikkelaar om naar een technologische oplossing te zoeken, en hij vond Timely. 

Timely's oplossingen boden wat ze nodig hadden, en nu vereist het beheer van drie agenda's minimaal toezicht. Bijvoorbeeld dagelijkse administratieve controles op overlap van evenementen op de planningskalender, dagelijkse administratieve controles op onvolledige evenementen op de gemeenschapskalender en wekelijkse programmering van de nieuwsflits.

met Timely's software voor evenementenbeheer voor kerken en religieuze organisaties, houdt het JFSA- en JCF-eventmanagementteam nu alleen toezicht op en assisteert indieners in geval van conflicten. Inzenders van evenementen zijn nu verantwoordelijk voor hun eigen inhoud. Ze kunnen gebeurtenissen taggen als 'Community', wat een synchronisatie met de community-agenda mogelijk maakt

Om hun gemeenschap te helpen en een naadloze ervaring voor hun gebruikers te creëren, introduceerden de Joodse organisaties een stapsgewijze handleiding voor het indienen en gebruiken van hun kalenders. Ze bieden ook trainingen aan voor organisaties, agentschappen en synagogen, die allemaal de status van indiener van de planningskalender hebben gekregen.

Nog een Timely tool voor evenementenbeheer die de organisaties heeft geholpen met de promotie van evenementen, is de geautomatiseerde wekelijkse nieuwsbrief. In het geval van de JFSA en JCF wordt de nieuwsbrief verzonden naar e-mailabonnees en bevat alle evenementen die in de komende maand komen, rechtstreeks uit de communitykalender gehaald. "We gebruiken het ook als sponsorvoordeel, we voegen elke week een nieuw sponsorlogo toe", voltooide Maya.

In totaal, Timely heeft de Joodse Federatie van Zuid-Arizona en de Stichting Joodse Gemeenschap van Zuid-Arizona op verschillende manieren geholpen, waaronder:

De verbluffende evenementenkalenders van de Joodse Federatie van Zuid-Arizona! 

“Voorafgaand aan de uitvoering Time.ly, spraken onze agendabronnen niet met elkaar, ondanks de aanzienlijke inhoudelijke overlap. Deze inefficiëntie heeft bijgedragen aan een verlies van personeelstijd en hiaten in de inhoud.”

Maya Horowitz, Directeur Marketing, Communicatie & Evenementen bij de Joodse Federatie van Zuid-Arizona en de Stichting voor de Joodse Gemeenschap in Zuid-Arizona, VS.